En entreprise, la rédaction d’une procédure de travail est essentielle pour décrire la mise en œuvre d’une action ou d’un processus, notamment dans une démarche qualité. Cependant, élaborer ce document peut s’avérer complexe. C’est pourquoi il est important de se familiariser avec ce sujet avant de se lancer dans la rédaction. Dans cet article, vous trouverez des conseils pratiques pour rédiger une procédure de travail efficace, ainsi que des exemples de contenu et des logiciels recommandés.
Tour d’horizon de la procédure de travail
Commençons par comprendre ce qu’est réellement une procédure de travail et pourquoi elle est indispensable en entreprise.
Qu’est-ce qu’une procédure de travail ?
La procédure de travail a pour objectif de guider les collaborateurs dans l’exécution d’une action en décrivant précisément les étapes à suivre. Elle peut prendre la forme d’un document ou d’un mode opératoire et explique comment réaliser une activité ou un processus, conformément à la norme ISO 9000.
Il est important de noter que la procédure de travail présente la manière de procéder, tandis que le déroulement détaillé de chaque étape est réservé à un autre document appelé mode opératoire ou instructions de travail.
Pourquoi rédiger une procédure de travail ?
La rédaction d’une procédure de travail présente plusieurs avantages :
- Organiser une tâche spécifique en définissant des objectifs, en informant sur la méthode et en fixant des échéances.
- Simplifier l’exécution de l’action.
- Éviter de répéter des erreurs.
- Améliorer la productivité.
- Formaliser et standardiser une action pour obtenir des résultats réguliers.
- Motiver et renforcer la collaboration entre les services.
- Assurer la continuité en cas de départ d’un membre de l’équipe.
Cependant, il convient de ne pas abuser de ce document. La procédure de travail doit être réservée aux actions complexes qui doivent être réalisées de manière précise ou qui requièrent une attention particulière, par exemple en cas de changement important.
Les qualités d’une procédure de travail réussie
En général, une bonne procédure de travail doit :
- Être précise sans être trop rigide, afin de laisser une certaine marge de manœuvre.
- Aller à l’essentiel.
- Faciliter la compréhension grâce à un format clair et des phrases courtes.
- Inclure toutes les informations nécessaires à la réalisation du processus.
- Intégrer des éléments visuels pertinents.
Il est important de doser le volume d’informations afin de guider les acteurs de la procédure de travail sans pour autant limiter leur champ d’action.
Exemple de procédure de travail : quel contenu inclure ?
Dans cette section, nous vous expliquons comment rédiger une procédure de travail, en détaillant à la fois les éléments indispensables et facultatifs.
Les éléments indispensables
Une procédure de travail répond à la question “qui fait quoi quand”. Voici les éléments essentiels à inclure :
- Qui : la personne, le département ou le service responsable de l’action ou du processus.
- Quoi : les étapes à suivre, ainsi que les moyens, les compétences, les outils et les ressources nécessaires.
- Quand : la date limite et la durée de chaque étape.
En suivant cette structure, vous établissez un document complet que chaque collaborateur peut consulter.
Les éléments facultatifs
Une procédure de travail peut également inclure les éléments suivants :
- Comment : bien que le détail des étapes soit davantage abordé dans les instructions de travail, vous pouvez ajouter ces informations en annexe de la procédure.
- Pourquoi : quels sont les objectifs de la procédure et le résultat attendu ? Même si cela ne fait pas partie intégrante de la procédure de travail, il est important d’avoir cela à l’esprit lors de sa rédaction.
Il n’existe pas de modèle de procédure de travail prédéfini. Le document idéal dépend de votre organisation et de vos besoins spécifiques.
Comment rédiger une procédure de travail ?
La rédaction d’une procédure de travail est un exercice délicat, car elle sera lue par plusieurs collaborateurs issus de différents services. Il est essentiel que chacun comprenne son contenu afin d’assurer le bon déroulement de l’action et le respect des normes établies. Voici quelques conseils pour vous aider.
- Déterminez les objectifs de la procédure de travail avant tout.
- Renseignez-vous auprès des services concernés et évaluez les éventuelles difficultés.
- Anticipez les contraintes éventuelles.
- Rassemblez les informations essentielles et organisez-les de manière claire.
- Expérimentez différents formats et exemples de procédures de travail.
- Impliquez différents acteurs dans la réflexion, la rédaction et la relecture.
- Sollicitez un avis externe avant de partager la procédure de travail.
- Évaluez la procédure après sa première utilisation et apportez les modifications nécessaires.
- Prenez toujours en compte l’équipe et l’entreprise pour déterminer ce qui fonctionne le mieux.
Avant de partager votre procédure de travail, assurez-vous qu’elle explique clairement chaque étape, qu’elle contient toutes les informations essentielles et vérifiez la mise en page.
N’hésitez pas à ajouter des annexes, comme des documents, des glossaires et des commentaires, pour fournir toutes les informations clés aux équipes chargées de mettre en œuvre la procédure.
Il est également recommandé de conserver un historique des procédures de travail rédigées par vous et vos collaborateurs dans un format facilement modifiable.
Les meilleurs logiciels pour réussir votre procédure de travail
Pour rédiger votre procédure de travail, vous pouvez choisir parmi différents logiciels et modèles. Voici une sélection de quatre outils pratiques.
GitMind
GitMind est un outil de carte mentale et de brainstorming qui s’avère pratique dans de nombreuses situations, que ce soit au travail ou dans la vie quotidienne.
Pourquoi choisir GitMind ? Il permet de réfléchir à votre procédure de travail et de la formaliser à l’aide d’un logigramme, par exemple.
Ses avantages :
- Utilisation intuitive avec la possibilité de réorganiser les étapes facilement.
- Modèles préexistants personnalisables.
- Idéal pour faire preuve de créativité.
- Possibilité d’insérer des images, des notes ou des liens.
- Travail collaboratif et partage des travaux avec les collaborateurs.
Son prix :
- Version gratuite (10 cartes mentales).
- À partir de 4,08 € par mois (abonnement annuel).
Snagit
Snagit est un outil de capture d’écran de TechSmith, parfait pour créer des instructions visuelles sur différents sujets.
Pourquoi choisir Snagit ? Il permet de créer des procédures de travail à partir de modèles d’instructions visuelles (captures d’écran, étapes numérotées et légendes) ou de vidéos, un format qui permet d’aller à l’essentiel et de captiver l’attention.
Ses avantages :
- Utilisation intuitive sans compétence professionnelle requise.
- Interface conviviale.
- Possibilité de faire des captures d’écran annotées.
- Possibilité de réaliser des screencasts et de dessiner à l’écran pendant l’enregistrement.
- Création de vidéos à partir d’images.
- Modèles d’instructions visuelles disponibles pour créer des procédures de travail claires.
- Nombreuses ressources disponibles, comme des tutoriels et une assistance complète.
Son prix :
- Tarif unique de 62,99 $ pour une licence d’utilisation avec un an de maintenance. Une version gratuite est également disponible pour essayer l’outil rapidement.
Canva
Canva est une plateforme de conception graphique accessible aux débutants. Elle permet de créer une grande variété de vidéos et de supports visuels grâce à une bibliothèque attrayante de modèles.
Pourquoi choisir Canva ? Il permet de créer des procédures de travail originales et claires, avec différents formats.
Ses avantages :
- Facilité d’utilisation.
- Grande variété de modèles de procédures de travail, tels que diagrammes de flux, logigrammes, infographies de processus et check-lists.
- Personnalisation des organigrammes avec un large choix de polices et de couleurs.
- Travail collaboratif pour impliquer les collègues dans la création du document.
- Des milliers d’icônes disponibles.
- Options de partage en image ou via un lien pour visualiser ou modifier la procédure.
Son prix :
- Version gratuite.
- À partir de 109,99 € par an et par personne.
Prezi Design
Prezi est un outil de présentation qui se démarque par son approche différente des diapositives traditionnelles.
Pourquoi choisir Prezi Design ? Il permet d’imaginer du contenu visuel original, notamment des cartes, des infographies et des affiches, mais aussi des organigrammes pour rédiger vos procédures de travail.
Ses avantages :
- Facilité d’utilisation avec un système intuitif de glisser-déposer.
- Possibilité de créer et de personnaliser des organigrammes en ajustant les couleurs et les formes, ainsi que de les animer.
- Idéal pour mettre en avant l’identité visuelle de votre entreprise et créer des procédures en harmonie avec vos autres documents.
- Multiples options de téléchargement et de partage, que ce soit en image, en ligne pour une version animée, en privé ou en public.
- Utilisation de Prezi pour présenter de manière captivante vos procédures à votre équipe (Prezi Present).
Son prix :
- Différents abonnements disponibles, dont une version gratuite recommandée pour tester l’outil, ainsi qu’un abonnement à partir de 10 € par mois (abonnement annuel). Des forfaits de groupe sont également disponibles sur demande.
Conclusion
La rédaction d’une procédure de travail est un processus important qui nécessite une attention particulière. Ce document permet de mettre en place une méthode claire et précise pour réaliser une action ou un processus au sein de votre entreprise. Suivez nos conseils pour élaborer une procédure exhaustive, claire et facilement compréhensible, choisissez le format qui convient le mieux à votre équipe et optez pour un logiciel simple qui pourra également être utilisé pour améliorer votre communication interne. Commencez dès maintenant à créer vos propres procédures de travail en utilisant la fonction “création de guides visuels à partir de modèles” de l’outil Snagit !
