Comment régler une facture en 3 étapes clés ✓

Le règlement d’une facture consiste à payer une dette ou simplement à effectuer un paiement d’une somme due. La facturation, quant à elle, est le lot de toute entreprise. En plus d’être un élément obligatoire, la facturation est sécurisante puisque le paiement ne s’effectue qu’une fois le service ou le produit est obtenu. Cette sécurité l’est d’autant pour les factures fournisseurs qui représentent parfois des sommes d’argent conséquentes. Comment effectuer le règlement d’une facture ? On vous dit tout.

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Première étape : la vérification

La première étape du règlement consiste au contrôle de la facture. Il est important de vérifier les mentions obligatoires d’une facture fournisseur. Une facture doit faire apparaître :

• La date d’émission de la facture : la date à laquelle la facture a été établie ;
• La date d’échéance ;
• Le numéro de facture ;
• Le nom et coordonnées des deux parties ;
• Le ou les montants à payer ;
• Les frais ;
• Le taux de TVA et le délai de paiement (et les pénalités de retard) ;
• La désignation des marchandises ou prestations.

Afin de s’assurer de l’authenticité de la facture, il est possible de la rapprocher du bon de commande. Si les mentions obligatoires et les possibles pièces à fournir ne sont pas fournis, la facture peut être rejetée. Il faut donc rapidement contacter le fournisseur pour qu’il réédite la facture.

Deuxième étape : l’enregistrement de la facture

La deuxième étape est l’enregistrement de la facture. Le ou la secrétaire en charge du paiement des factures les tamponne avec la date d’arrivée. Si l’entreprise possède un logiciel de suivi de facture, l’assistant.e doit l’enregistrer. Pour un processus de règlement plus rapidement, il est important de faire figurer le statut de la facture : “facture reçue”, “facture enregistrée”, “facture acquittée”. Les factures sont ensuite classées selon l’ordre établie par l’entreprise. Le classement des factures est facilitée s’il s’agit de factures dématérialisées. Bon à savoir si votre entreprise contractualise avec l’Etat : Depuis la loi de modernisation de l’économie (2008), la facture électronique s’est multipliée. En effet, l’Etat impose à ses fournisseurs de lui fournir des factures dématérialisées via un portail dédié. Si cette obligation concernait initialement un certain type de société, elle s’est rapidement imposée à toutes les entreprises françaises. Après l’enregistrement et le classement de la facture, celle-ci est traitée par le service comptable qui doit la valider avant d’effectuer le paiement.

Troisième étape : le paiement de la facture

Dès la réception de la facture, l’acheteur a l’obligation de régler à échéance. La facture doit donc être comptabilisée à partir du jour de règlement. Le mode de paiement a été fixé préalablement entre l’acheteur et le fournisseur. Les délais de paiement doivent bien évidemment être respectés pour éviter tout retard de paiement. En cas de retard, les pénalités s’appliquent. Ces délais sont fixés généralement au 30e jour suivant l’exécution de la prestation ou réception des marchandises. Le paiement peut s’effectuer par différents moyens de paiement :

• Le virement bancaire est le moyen le plus utilisé. Le pointage comptable est facilité puisque les virement bancaires apparaissent plus rapidement sur le compte bancaire de l’entreprise.
• Le règlement par chèque est plus long que le virement bancaire et, est de moins en moins sollicité par les entreprises.
• Paypal permet également le paiement des factures fournisseurs. Le paiement doit être comptabilisé le jour de paiement. Avant de recourir à ce service de paiement en ligne, il est important de comptabiliser les commissions effectuées sur chaque transaction.

Les différents délais de règlement d’une facture

Le délai de règlement est fixé à 30 jours à compter de la facturation de la prestation ou de la livraison du produit, sauf en cas d’accord particulier établi entre l’entreprise et le client.

Les différents types de délais de règlement d’une facture sont établis par l’article L441-10 du code du commerce et sont les suivants :

Les pénalités de retard de paiement d’une facture

La facture ainsi que les Conditions Générales de Vente doivent comporter une clause sur le taux de pénalités de retard que le créancier va facturer au client débiteur en cas de retard de paiement d’une facture.

Le taux d’intérêt à appliquer est, de manière générale, égal au taux directeur en vigueur à la Banque Centrale européenne au 1er janvier ou 1er juillet de l’année en cours, celui-ci majoré de 10 points sans qu’il soit inférieur au taux minimum au 1er juillet 2017 qui est de 2.70%.

Il est possible de comptabiliser le taux d’intérêt de retard par jour de retard entre la date d’échéance et la date d’émission de la facture de pénalité de retard.

A savoir que la pénalité est applicable sur le montant Toutes Taxes Comprimes de la factures en retard.

Pour en savoir plus :

• Comment définir une date échéance de règlement de facture ?
• Comment effectuer un classement comptable ?
• Comment procéder au paiement d’une facture ?
• Quelle est la limite de règlement d’une facture entre professionnels ?
• Comment enregistrer le paiement d’une facture ?

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Questions fréquentes