Les entreprises qui se tournent vers la mobilité électrique se demandent comment gérer le remboursement des frais de recharge engagés par leurs collaborateurs. En effet, l’employeur peut prendre en charge les frais d’alimentation des véhicules électriques utilisés par les salariés pour leurs déplacements domicile-travail. Toutefois, il peut être difficile d’accéder aux données de charge des collaborateurs.
La législation en vigueur
Les dépenses engagées par le salarié à la demande de l’employeur sont considérées comme des frais professionnels et ne sont pas prises en compte dans le calcul de l’assiette des cotisations sociales. L’employeur doit être en mesure de justifier que ces dépenses ont été engagées dans l’intérêt de l’entreprise et du montant des dépenses en produisant des factures.
Recharge sur le lieu de travail
Lorsque les salariés rechargent leur véhicule électrique sur les bornes de recharge de l’entreprise, aucune indemnisation supplémentaire n’est prévue. En effet, la consommation d’énergie est directement imputée sur la facture de l’entreprise. Installer des bornes de recharge dans le parking de l’entreprise est une solution simple et efficace pour offrir la recharge gratuite aux salariés tout en réduisant les coûts.
Recharge chez le collaborateur
Dans le cas où le collaborateur recharge son véhicule électrique chez lui, il est important de pouvoir rembourser l’énergie consommée à titre professionnel. Plusieurs options s’offrent à vous :
- Borne connectée : L’installation d’une borne connectée chez le collaborateur permet de distinguer les consommations personnelles des consommations professionnelles. L’entreprise peut ainsi suivre les recharges du collaborateur et rembourser facilement les coûts énergétiques liés à la consommation professionnelle.
- Remboursement forfaitaire : L’employeur peut attribuer des allocations forfaitaires aux salariés pour couvrir les frais de recharge à domicile. Ce remboursement apparaît sur la fiche de paie mensuelle du collaborateur.
- Notes de frais : L’entreprise peut prendre en charge l’énergie du collaborateur en remboursant les frais réels sur présentation d’une note de frais.
- Copropriété : Si le collaborateur habite en copropriété et que des bornes de recharge ont été installées, il est possible d’utiliser la facture émise par le syndic ou l’opérateur pour justifier les recharges.
Recharge sur les bornes publiques
Si l’entreprise ne dispose pas de bornes de recharge et que le collaborateur n’a pas de point de recharge chez lui, il peut utiliser les bornes publiques pour recharger son véhicule électrique. Deux options de remboursement sont possibles :
- Notes de frais : Le collaborateur peut demander le remboursement de l’énergie utilisée dans le cadre professionnel en présentant des notes de frais.
- Carte énergie : L’entreprise peut mettre à disposition des collaborateurs une carte énergie qui permet de payer la recharge aux bornes publiques aux frais de l’entreprise.
En conclusion, il existe de nombreuses solutions pour rembourser l’énergie consommée par les collaborateurs dans le cadre professionnel. Il est recommandé d’opter pour une borne connectée si le collaborateur peut installer une borne à son domicile. La carte énergie est une solution pratique pour les recharges sur les bornes publiques. N’hésitez pas à contacter les équipes Myvee pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins.
