Les remboursements des frais professionnels
Vous partez fréquemment en déplacement professionnel pour rencontrer des clients, effectuer des audits auprès de partenaires ou encore réaliser des chantiers de construction ?
Dans ce cas, lorsque les déplacements durent plusieurs jours, vous devez engager des frais supplémentaires. Que ce soit pour vous nourrir ou vous loger, vous dépensez plus que si vous restiez sur votre lieu de travail habituel.
En effet, toutes ces dépenses supplémentaires doivent être remboursées par votre employeur.
Celui-ci a alors plusieurs options :
- Soit, il vous propose un remboursement forfaitaire. Par exemple, 50 € par repas pour les frais de restaurant pendant vos déplacements. Ici, c’est au voyageur de gérer toutes ses dépenses pour ne pas dépasser la limite fixée.
- Soit, l’employeur vous propose un remboursement des frais réels. Dans ce cas, il vous paiera exactement ce que vous avez dépensé sur place.
Mais attention, il ne suffit pas simplement de dire à votre patron : “tu me dois x euros”. Il faut également prouver que vous avez dépensé cette somme. Et c’est à ce moment-là qu’il faudra remplir vos notes de frais pour obtenir le remboursement de vos frais de déplacement.
Bon à savoir : le salarié doit transmettre ses notes de frais dans un délai raisonnable. De son côté, l’employeur doit également rembourser le salarié rapidement (généralement en fin de mois ou sous 30 jours). Pour connaître les modalités d’indemnisation, n’hésitez pas à consulter la politique de gestion des voyages de l’entreprise.
Les mentions obligatoires pour les notes de frais
Au niveau de la comptabilité, les notes de frais ne pourront être acceptées que si elles comportent les informations suivantes :
- La date de la dépense ;
- Le nom du collaborateur (et éventuellement son service) ;
- Le motif de la dépense ;
- La nature des frais engagés (frais de déplacement, frais de nourriture, frais d’hébergement, etc.) ;
- Le montant de chaque frais (HT, TTC, taux de TVA).
Et comme il existe plusieurs types de frais, il sera également nécessaire d’ajouter des mentions spécifiques en fonction des dépenses. Par exemple, pour les repas pris au restaurant avec un client, vous devrez indiquer le nom du client, son entreprise et le motif du repas.
Il en est de même pour les frais kilométriques utilisés lorsque le salarié utilise sa voiture personnelle pour ses déplacements professionnels. Dans ce cas, les modalités de calcul (et donc de remplissage des notes de frais) sont particulières. Si vous souhaitez en savoir plus, nous avons justement rédigé un article sur les indemnités kilométriques.
Remplir une note de frais sur papier, Excel ou logiciel ?
Pour remplir vos notes de frais, vous avez plusieurs possibilités en fonction des outils utilisés dans votre entreprise.
Rien n’est prévu par l’entreprise
Si rien n’est prévu par l’entreprise, c’est à vous de concevoir vous-même votre note de frais. Dans ce cas, plusieurs options s’offrent à vous :
- Le format papier : ici, vous devez renseigner toutes les informations obligatoires mentionnées dans le paragraphe précédent. Si vous ne savez pas exactement comment faire, nous vous proposons justement un modèle de note de frais. Il vous suffira ensuite de saisir toutes vos dépenses et les montants associés.
- Le format Excel : en plus des formats PDF ou Word, le meilleur moyen de remplir une note de frais reste de créer un tableau Excel. Vous pouvez ajouter plusieurs colonnes en fonction de la catégorie de dépense engagée (frais de repas, frais de transport, etc.).
L’entreprise utilise un logiciel de gestion
Idéalement, le remplissage des notes de frais se fait avec une solution de gestion des dépenses. Grâce à la dématérialisation des processus, il vous suffit de suivre les différentes étapes et de saisir les champs requis.
L’utilisation d’un logiciel est préférable, car il facilite la gestion des notes de frais à plusieurs niveaux :
- Pour le travailleur : cela vous fait gagner du temps.
- Pour le service comptable : les comptables ont besoin de notes de frais claires et précises pour déduire les dépenses professionnelles des cotisations sociales dès lors qu’elles répondent à l’intérêt de l’entreprise. De plus, elles sont également indispensables pour le calcul de récupération de la TVA.
- Pour le patron : la comptabilisation des notes de frais est souvent vérifiée par l’administration fiscale. Afin d’éviter un redressement de l’Urssaf, le chef d’entreprise a tout intérêt à utiliser un outil de gestion pour ses documents comptables.
Mais surtout, que vous utilisiez un logiciel comptable prévu par l’employeur ou non, il faudra toujours ajouter les justificatifs à vos notes de frais.
Modèle Excel de notes de frais :
Téléchargez notre modèle Excel d’une note de frais :
