Vous êtes propriétaire d’une société privée et vous employez du personnel en France ? Alors, vous devez vous familiariser avec la Déclaration sociale nominative (DSN), qui a remplacé la DADS-U depuis 2017. Ce fichier généré à partir de la paie doit être rempli et transmis tous les mois, sans exception, aux organismes compétents. Dans cet article, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir sur la DSN.
Qu’est-ce que la DSN ?
La Déclaration sociale nominative est une déclaration basée sur des données telles que les cotisations, le SIRET et les salaires. Son objectif principal est de transmettre les informations nécessaires pour la gestion de la protection sociale des salariés rattachés à votre société. En d’autres termes, la DSN permet de signaler certains événements importants, tels que la maternité/paternité, les accidents du travail, les arrêts maladie, les reprises anticipées de travail ou les changements de contrat, à des organismes tels que l’Urssaf, la CPAM ou encore Pôle emploi.
Outre son rôle informatif, la DSN a été mise en place en 2017 et généralisée en 2019 afin de simplifier et de sécuriser toutes les obligations sociales des employeurs, tout en réduisant les formalités administratives. Depuis le 1er janvier 2020, elle remplace également la déclaration obligatoire d’emploi de travailleurs handicapés (DOETH). De plus, la DSN est unique et entièrement dématérialisée !
Qui est concerné par la DSN ?
La DSN est obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé du régime général. Cependant, à partir de 2022, elle pourrait également devenir obligatoire pour le secteur public, conformément à la loi du 10 août 2018 pour un “État au service d’une société de confiance”.
Sont exclus de la DSN et doivent plutôt remplir la DADS-U (déclaration annuelle de données sociales unifiées) :
- Les employeurs particuliers
- Les employeurs de la fonction publique
- Certaines entreprises situées dans des zones géographiques non concernées par la DSN, comme Monaco, certaines collectivités d’Outre-Mer, certaines entreprises de Mayotte sans SIRET, etc.
- Les employeurs qui remplissent la DSN mais emploient des salariés hors du périmètre DSN.
Les étapes pour remplir la DSN
Le logiciel de paie
Tout d’abord, la DSN est générée par un logiciel de paie compatible. Ce logiciel doit être correctement paramétré pour regrouper les cotisations légales et complémentaires. Chaque année, vous pourrez y intégrer les fiches de paramétrage de vos organismes complémentaires (FPOC) correspondants. Si vous ne disposez pas d’un logiciel de paie, vous pouvez utiliser le Titre emploi service entreprise (TESE), par exemple.
Les vérifications
Ensuite, pour ajouter votre DSN, vous devrez vous inscrire sur le site net-entreprises.fr. Vous devrez ensuite procéder à plusieurs vérifications :
- Vérification de la fiabilité des Numéros d’inscription au répertoire des salariés via le BIS (bilan d’identification des salariés) transmis après une embauche.
- Vérification de votre Siret.
- Vérification de la compatibilité de votre logiciel de paie avec la norme NEODeS, qui permet d’émettre des DSN.
- Pré-contrôle pour vous assurer que votre DSN respecte le cahier technique de la DSN. Vous pouvez consulter le cahier technique 2020 et celui de 2021.
Le dépôt du fichier
Une fois que toutes les vérifications ont été effectuées, vous pouvez accéder à la DSN :
- Rendez-vous dans la rubrique “Dépôt d’un nouveau fichier”.
- Sélectionnez votre DSN et ajoutez le fichier.
- Cliquez sur “Envoyer”.
- Ouvrez le certificat de conformité de votre fichier (téléchargeable).
- Affichez les détails de votre déclaration (téléchargeables).
Vous pourrez également accéder à l’Attestation employeur ainsi qu’au BPIJ (Bordereau de paiement des indemnités journalières). En résumé, tout est disponible sur votre espace pour un suivi efficace !
Quand transmettre votre DSN ?
Vous devez remplir et transmettre votre DSN une fois par mois selon les modalités suivantes :
- Avant le 5 du mois pour les entreprises d’au moins 50 salariés et dont la paie est versée au cours du même mois que la période de travail.
- Avant le 15 du mois pour les autres entreprises.
Ainsi, si un événement survient au cours du mois, vous devez le signaler via la DSN dès que possible.
Que se passe-t-il en cas de manquements ?
En cas de retard
Si vous ne respectez pas les délais mentionnés ci-dessus, vous risquez de devoir payer une pénalité de 51 € par salarié pour chaque mois de retard. Il existe cependant un plafonnement à 5 142 € par entreprise et par an si le retard est inférieur ou égal à 5 jours.
En cas de non-production
Si vous ne produisez pas de DSN, vous encourez une pénalité de 17,14 € par salarié. Toutefois, il existe des seuils de pénalité : si vous employez plus de 2 000 salariés, le montant maximum des pénalités ne peut pas dépasser 10 000 €. En revanche, si vous employez moins de 2 000 salariés, le montant plafonné est de 750 €.
En cas d’omission
Si vous oubliez de déclarer un salarié, vous devrez payer une pénalité de 51 € par salarié omis, avec un plafond de 5 142 € par entreprise et par an si le retard est inférieur ou égal à 5 jours. Cependant, si le salarié est bien déclaré mais que des données importantes sont manquantes, la pénalité sera de 17,14 € si la régularisation n’est pas effectuée dans les 30 jours suivant la transmission de la DSN.
En cas d’inexactitude
En cas d’inexactitude, la pénalité encourue est de 11,32 € si la régularisation n’est pas effectuée dans les 30 jours suivant la transmission de la DSN. Cependant, si les rémunérations déclarées réduisent le montant des cotisations dues, l’employeur devra payer une pénalité de 34,28 € par salarié.
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