En tant que manager, conduire une réunion est une compétence indispensable. En effet, la gestion d’une équipe nécessite des échanges réguliers avec vos collaborateurs, qui se matérialisent souvent par l’organisation de réunions. Il s’agit d’un pilier de la communication managériale efficace et de l’intelligence collective.
De plus, les échanges avec vos autres interlocuteurs professionnels sont essentiels pour atteindre les objectifs fixés et mener à bien vos projets.
Pour animer une réunion de travail avec succès, il est important de maîtriser les techniques d’animation et de connaître les différents outils à votre disposition.
Préparation d’une réunion de travail
Quel que soit le contexte de votre réunion, il est essentiel de la préparer rigoureusement pour assurer son bon déroulement et maximiser la productivité individuelle et collective.
Fixez vos objectifs, sélectionnez les participants et rassemblez les documents nécessaires. Veillez également à vérifier le bon fonctionnement du matériel qui sera utilisé le jour J.
Si vous êtes sujet au trac ou à la prise de parole en public, apprenez à prendre confiance en vous pour mener la réunion avec sérénité.
Choix du format de réunion
Déterminez le format qui convient le mieux à votre rencontre en fonction de la thématique abordée, des objectifs et du contexte :
- Réunion d’information : transmission d’un message à un auditoire passif.
- Réunion de revue : examen de l’avancement d’un projet avec la participation active de toutes les parties concernées.
- Réunion d’échange : échanges actifs entre tous les participants sur un sujet donné.
- Réunion de résolution de problèmes : recherche de solutions pour surmonter des obstacles ou gérer des conflits.
- Réunion de prise de décision : rencontre pour entériner une décision concernant un problème précis.
Choix d’un style d’animation
Optez pour une animation énergique et adaptée afin de favoriser la productivité et l’efficacité. Différents styles d’animation sont possibles :
- Facilitateur : les participants échangent librement, sous la discrète supervision de l’animateur.
- Coordinateur : les participants discutent d’un sujet précis, et l’animateur structure les échanges et les débats.
- Directif : l’animateur encadre fortement la discussion.
Réagissez rapidement si vous constatez que certains participants décrochent ou se désintéressent de la réunion. Il est essentiel de re-dynamiser la réunion pour maintenir l’attention de tous.
Structuration de la réunion de travail
Une fois le format et le style d’animation définis, vous pouvez structurer la rencontre de la manière suivante :
- Définissez clairement le sujet et les objectifs de la réunion.
- Identifiez les personnes à inviter.
- Choisissez un lieu, une date et une heure appropriés.
- Rédigez l’ordre du jour.
- Fixez une durée en laissant une marge de manœuvre.
- Invitez les participants en précisant le format de la réunion, les rôles de chacun et les objectifs attendus.
Méthodes et outils pour une conduite efficace de réunion
Il existe de nombreuses méthodes et outils pour conduire une réunion de manière efficace et atteindre les résultats attendus. En voici quelques exemples :
- Utilisez un icebreaker pour créer une ambiance conviviale au début de la réunion.
- Pechakucha : une présentation efficace de 6 minutes et 40 secondes.
- Les 6 chapeaux de la réflexion : une approche créative pour explorer différents modes de pensée.
- Diagramme d’Ishikawa : une méthode efficace pour résoudre les problèmes.
- Réunions debout (stand-up) pour plus d’efficacité.
- Brainstorming ou reverse brainstorming pour favoriser la réflexion en groupe lors de la résolution de problèmes ou de l’innovation.
Animation d’une réunion de travail
Les principales étapes d’une réunion professionnelle sont les suivantes :
Introduction
La première impression compte lors d’une réunion, alors veillez à être efficace dès le début :
- Démarrez à l’heure.
- Saluez tous les participants et remerciez-les de leur présence et de leur ponctualité.
- Faites un tour de table pour que chacun se présente si nécessaire.
- Rappellez le contexte de la réunion, l’ordre du jour et les objectifs.
- Présentez le rôle de chaque participant et les règles de fonctionnement, notamment la durée de la réunion.
- Désignez éventuellement un rapporteur.
Phase de production
En tant qu’animateur, votre rôle est de veiller au bon déroulement et à l’efficacité de la réunion :
- Amorcez les débats.
- Cadrez les échanges pour éviter les dérives.
- Assurez-vous que tous les participants puissent s’exprimer et que le temps de parole soit équitablement réparti.
- Anticipez les éventuels conflits.
- Veillez à ce que la réflexion avance dans la bonne direction et au bon rythme.
Conclusion
Terminez la réunion en résumant les points discutés et en rappelant les décisions prises. Cette étape est essentielle pour concrétiser le travail accompli et passer à l’action.
Après la réunion, assurez-vous de rédiger un compte-rendu à partir des informations collectées au cours des échanges, et diffusez-le auprès de tous les participants et parties prenantes.
Avec ces différentes étapes et techniques, vous serez en mesure de conduire efficacement vos réunions de travail et d’obtenir les résultats souhaités.
