La gestion documentaire est un élément essentiel pour toute entreprise souhaitant améliorer sa qualité de travail. Mais comment mettre en place une gestion documentaire qualité ISO 9001 ? Dans cet article, nous vous donnons toutes les clés pour prendre les bonnes décisions.
Qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire qualité ? Une base solide pour un SMQ
Un système de management de la qualité (SMQ) est un système formalisé qui documente les processus, les procédures et les responsabilités dans le but d’atteindre les politiques et les objectifs de qualité, tout en fournissant continuellement un produit ou un service de qualité au client.
La documentation du SMQ doit être précise et concise, décrivant clairement la structure, les procédures, les processus et les ressources de l’organisation. Un système documenté bien conçu présente de nombreux avantages : il garantit le respect régulier des normes de qualité, minimise les risques d’erreur, réduit les temps d’arrêt en cas d’écart et permet une surveillance aisée des processus.
Pourquoi mettre en place un système documentaire et quel intérêt ?
La transmission orale seule peut avoir ses limites et présenter des risques pour la pérennité d’une entreprise si elle n’est pas accompagnée d’une transmission écrite, documentée ou formalisée. La mise en place d’un système documentaire permet de capitaliser le savoir-faire des collaborateurs, de fiabiliser les opérations en cas de changement d’intervenant, de favoriser la répétabilité et la reproductibilité des activités, ainsi que de s’assurer que le travail réalisé est conforme aux exigences du client.
Les catégories de documents observées dans un SMQ
La norme ISO 9001:2015 ne liste aucun support documentaire spécifique, chaque entreprise étant libre de choisir ses propres supports documentaires, à condition de respecter les exigences fondamentales de la norme. Cependant, voici les catégories de documents généralement utilisées dans un SMQ :
- Les manuels qualité : ils formalisent les dispositions générales prises par l’entreprise pour répondre aux exigences de l’ISO 9001.
- Les plans qualité : ils définissent comment le SMQ s’applique à un produit, un projet ou un contrat spécifique.
- Les procédures : elles fournissent des informations cohérentes sur la réalisation des activités et des processus.
- Les instructions de travail : elles détaillent la manière de réaliser des tâches importantes pour la qualité.
- Les spécifications : elles définissent les exigences des produits ou services fournis.
- Les formulaires : ils servent à enregistrer des données ou des preuves nécessaires à la démonstration du fonctionnement efficace du SMQ.
- Les enregistrements : ils fournissent des preuves tangibles de la réalisation d’une activité ou de résultats obtenus.
Qu’est-ce que l’information documentée ?
L’information documentée est un concept introduit dans la norme ISO 9001:2015. Elle peut être utilisée pour communiquer un message, fournir des preuves, partager des connaissances, etc. Les informations documentées doivent être précises, objectives et à jour.
Comment présenter la structure documentaire d’un SMQ ?
Il existe plusieurs façons de présenter la structure documentaire d’un SMQ, telles que le modèle “en râteau” ou le modèle “en pyramide”. Choisissez la méthode qui convient le mieux à votre entreprise, en gardant à l’esprit que la clarté et la simplicité sont essentielles.
Comment mettre en place une gestion documentaire de la norme ISO 9001:2015 ?
La gestion documentaire doit prendre en compte les besoins et les objectifs de l’entreprise. La mise en place d’une gestion documentaire qualité est indispensable pour identifier les moyens nécessaires à la gestion et à la réduction des coûts. Impliquez le pilote du processus de gestion documentaire dans cette démarche, car la qualité est primordiale dans ce domaine.
Les changements dans la norme ISO 9001:2015
La nouvelle version de la norme a apporté quelques changements par rapport aux versions précédentes. Il n’est plus obligatoire d’avoir un manuel qualité formel, mais il peut être utile pour regrouper les informations requises par la norme. De plus, la notion de procédures obligatoires a disparu, laissant plus de liberté quant aux types de documents à utiliser.
Création et mise à jour des informations documentées
La norme ne spécifie aucun format spécifique pour les informations documentées, mais elle exige que certaines informations apparaissent, comme le titre, la date et l’auteur. Vous êtes libre de choisir le format qui convient le mieux à votre entreprise, en veillant à ce que les informations soient claires et accessibles.
Mettre en place une diffusion contrôlée
Les informations documentées doivent être disponibles, distribuées, accessibles, utilisables, stockées, protégées et lisibles. Il est essentiel de s’assurer que chaque employé a connaissance de l’existence des informations documentées qui le concernent et sait comment y accéder. Une diffusion contrôlée des informations documentées doit être mise en place pour ne les distribuer qu’aux personnes concernées.
Un manuel qualité est-il nécessaire ?
La norme ISO 9001:2015 n’exige pas spécifiquement un manuel qualité formel. Cependant, un manuel qualité peut faciliter l’accès aux informations requises par la norme, notamment la politique qualité, le champ d’application du SMQ et les informations liées aux processus qualité.
Maintenance des documents
La norme ISO 9001:2015 demande toujours la rigueur dans la mise à jour, la protection et la conservation des documents essentiels au SMQ. Il est essentiel de maintenir les documents à jour et de conserver les preuves des résultats obtenus.
Pour résumer, la gestion documentaire qualité ISO 9001 est un processus essentiel pour toute entreprise souhaitant améliorer sa qualité de travail. En mettant en place une gestion documentaire efficace, vous pourrez capitaliser le savoir-faire de vos collaborateurs, fiabiliser vos opérations et vous assurer de la conformité de votre travail aux exigences du client.
