L’archivage est une procédure essentielle pour toute entreprise soucieuse de l’organisation et de la conservation de ses documents d’archives. Un plan d’archivage détaillé permet de garantir une gestion efficace de ces documents, tout en respectant les exigences légales. Dans cet article, nous vous présentons les éléments clés d’un plan d’archivage réussi, ainsi que les bonnes pratiques à adopter.
Les éléments essentiels d’un plan d’archivage
Un plan d’archivage complet prend en compte plusieurs éléments. Tout d’abord, il définit le calendrier et le périmètre des archives, en précisant les responsabilités liées à leur conservation et leur destruction une fois la durée légale de conservation dépassée. Il est crucial d’impliquer les responsables juridiques et documentaires dans l’élaboration de ce plan, afin d’assurer sa conformité aux normes en vigueur.
L’archivage physique et numérique
L’organisation des archives physiques doit être cohérente avec la politique d’archivage de l’entreprise. Ainsi, chaque document doit pouvoir être retrouvé facilement dans les archives papier. Quant aux documents dématérialisés, la gestion de leurs données reste un défi majeur. Le plan d’archivage doit définir les informations à sélectionner et garantir leur qualité, dans un format compatible avec la législation en vigueur. Il est également important de prévoir la pérennité des supports et d’envisager l’externalisation partielle ou totale des archives, ainsi que les procédures de rechargement pour consultation. Enfin, les acteurs impliqués dans l’organisation de l’archivage, tels que les producteurs d’information, les utilisateurs et les propriétaires, doivent être clairement définis.
Lors d’une restructuration d’entreprise
Lors d’une réorganisation majeure de l’entreprise, il est primordial d’assurer la transmission et la pérennité des archives. Les dirigeants doivent harmoniser les politiques et les systèmes d’archivage numérique des différentes structures. Cette étape est essentielle pour garantir la continuité de l’activité et préserver l’héritage de l’entreprise.
Les questions à se poser pour mettre en place un bon plan d’archivage
Pour réussir la mise en place d’un plan d’archivage efficace, il est important de se poser les bonnes questions. Quel périmètre d’archivage faut-il retenir ? Quelle durée de conservation doit-on appliquer ? Quels supports utiliser pour archiver les documents ? Comment donner une valeur probante à l’archivage ? Sous quelle forme devront être restituées les données ? Comment faciliter la consultation des archives ? Quel est le meilleur classement à adopter pour une identification ultérieure optimale ? Enfin, quelle politique de destruction doit-être mise en place ? Les réponses à ces questions vous permettront de définir précisément un plan d’archivage viable et efficace.
L’importance de définir le périmètre d’archivage
Parmi toutes les étapes clés de la mise en place d’un plan d’archivage, la définition du périmètre d’archivage revêt une importance particulière. Cette étape permet de réfléchir à la meilleure façon d’archiver à la fois les données numériques et les documents papier. Pour les données numériques, il est essentiel de les stocker sur un support informatique adapté. En définissant le périmètre d’archivage, vous identifierez clairement tous les éléments dématérialisés à stocker, tels que les fichiers comptables, les données de gestion des immobilisations et toute la documentation relative au plan comptable de l’entreprise. La mise en place d’une Gestion électronique de documents (GED) facilitera le traitement correct de ces données numériques en vue de leur archivage.
Quant à l’archivage des documents papier, il est toujours indispensable malgré la montée en puissance de la dématérialisation. Il convient alors d’identifier tous les documents papier à archiver, en effectuant un tri rigoureux pour ne conserver que ceux qui ont une réelle valeur. Dans ce cas, l’externalisation de l’archivage physique peut s’avérer être la meilleure option.
Prévoir une éventuelle migration du système d’information
Lors de la définition de votre plan d’archivage, il est préférable de tenir compte de la possibilité d’une migration future de votre système d’information. Pour assurer une transition sans risque, il est essentiel de conserver les données de l’ancien système, afin de pouvoir les exploiter ultérieurement. Dans ce contexte, confier cette tâche délicate à une structure spécialisée est vivement recommandé. Avant de procéder à une migration d’importance, n’oubliez pas d’élaborer un plan d’archivage et un plan de sauvegarde du processus de reprise. La documentation de l’ancien système doit être conservée et complétée par la description des règles de migration et des contrôles effectués pour garantir l’intégrité des données.
Tenir compte des contraintes spécifiques
Lors de l’élaboration de votre politique d’archivage, il est essentiel de prendre en compte les contraintes spécifiques liées à votre activité. Il peut s’agir de contraintes fiscales, comptables, commerciales, ou encore de contentieux éventuels. Il est également important de ne pas oublier les considérations historiques et patrimoniales, ainsi que les besoins de conservation nécessaires pour garantir la continuité de l’activité de l’entreprise.
En conclusion, la mise en place d’un plan d’archivage efficace est essentielle pour garantir une gestion optimale des documents d’archives d’une entreprise. En suivant les bonnes pratiques et en tenant compte des différentes contraintes, il est possible de mettre en place un plan d’archivage qui répond à vos besoins spécifiques tout en respectant les exigences légales. Ne négligez pas cette étape cruciale pour une organisation optimale de vos informations et une préservation durable de votre patrimoine documentaire.
