La gestion électronique des documents (GED) est un système qui permet de gérer tous les documents, quels que soient leur origine et leur format. Les documents dématérialisés sont centralisés sur une plateforme unique, ce qui facilite l’accès aux collaborateurs habilités. La GED offre de nombreux avantages, tels qu’un gain de temps considérable et une traçabilité des flux. Cependant, la transition du papier au numérique nécessite une préparation minutieuse pour éviter tout échec lors de la mise en œuvre.
Évaluer l’impact de la GED sur les processus de travail
Avant de mettre en place une GED dans votre entreprise, il est essentiel d’évaluer son impact sur les processus de travail. Cette évaluation comprend plusieurs étapes clés :
Anticiper les besoins
Il est important de cartographier les flux de documents concernés, d’identifier la nature et le volume des documents numériques à gérer, et le cas échéant, de reconfigurer les postes de travail pour les équipes qui travailleront désormais sans papier. Vous pouvez également demander un audit documentaire pour mettre en évidence les forces et les faiblesses de votre gestion documentaire et ainsi anticiper la mise en place de nouvelles fonctionnalités adaptées à vos besoins.
La conduite du changement et la gouvernance du projet
Il est essentiel d’associer les équipes à chaque étape clé du projet. Leur participation permettra de relever les éventuelles difficultés techniques et de recueillir leurs réticences. Il est également important de former les équipes et de mettre à leur disposition une documentation à jour. En ce qui concerne la gouvernance, la mise en place d’une GED doit être considérée comme un projet informatique à part entière, avec un responsable de projet et un comité de suivi.
Rédiger le cahier des charges
La rédaction du cahier des charges est une étape cruciale qui définit les spécificités de votre entreprise et guide le choix du prestataire pour la mise en place de la GED. Voici quelques points clés à inclure :
Le plan de classement des documents
Le classement dans une GED doit éviter la perte de documents, les doublons et les difficultés de recherche. Vous pouvez organiser votre GED de trois façons : par dossiers et sous-dossiers, par métadonnées indexées, ou en combinant les deux approches. Choisissez l’option qui répond le mieux à vos besoins métiers.
Les modules de traitement automatisés
La GED offre la possibilité de traiter automatiquement plusieurs opérations, telles que l’acquisition des données à partir de documents papier et la mise en place de workflows pour la validation des documents.
La politique des droits d’accès
La sécurité de votre GED repose sur la gestion fine des droits d’accès. Vous pouvez paramétrer les droits en fonction des services, des personnes habilitées, de la nature des documents et des opérations autorisées.
Les calendriers de conservation
Définissez le processus de récupération des documents électroniques. La GED peut conserver les documents en fonction de vos besoins, mais elle n’est pas une solution d’archivage légal. Pour cela, vous devrez compléter votre GED par un système d’archivage électronique (SAE) ou un coffre-fort électronique pour les documents sensibles.
Choisir la solution informatique adaptée
Il existe de nombreuses solutions informatiques de GED sur le marché. Voici quelques critères à prendre en compte lors de votre choix :
Le prix
Ne vous laissez pas uniquement guider par le prix. La solution la moins chère n’est pas forcément la plus adaptée. Méfiez-vous des logiciels open source qui peuvent être complexes à utiliser et offrir une assistance limitée.
L’interopérabilité des outils
Pensez à l’intégration de la GED dans votre système d’information. Vous pouvez opter pour des connecteurs ou des API pour synchroniser votre GED avec les autres applications de votre entreprise.
Les caractéristiques fonctionnelles et la qualité de l’assistance
Choisissez une solution intuitive et facile à utiliser pour faciliter son adoption par vos équipes. Profitez des périodes d’essai ou des versions gratuites pour tester les fonctionnalités du produit. Assurez-vous également d’avoir accès à une assistance de qualité.
La solution d’hébergement et la sécurité des données
Vous pouvez héberger votre GED sur site (On-Premise) ou opter pour un mode SaaS (Software as a Service) avec un hébergement dans le cloud. Pesez les avantages et les inconvénients de chaque option en termes de sauvegarde, de mises à jour et de sécurité des données.
La mise en place d’une GED dans votre entreprise nécessite une approche globale prenant en compte les aspects managériaux, fonctionnels et techniques du projet. En suivant ces étapes clés, vous pourrez choisir la meilleure solution pour votre entreprise et tirer pleinement parti de cette nouvelle opportunité.
