Les appels d’offres sont devenus plus simples grâce à l’envoi par e-mail, permettant d’obtenir rapidement des réponses de la part des fournisseurs. Cependant, il est essentiel de les préparer avec rigueur pour éviter d’être submergé par des propositions inadaptées à vos besoins, ce qui vous ferait perdre un temps précieux. Découvrez les bonnes pratiques pour élaborer un appel d’offres de qualité.
L’appel d’offres : définition
De manière générale, un appel d’offres ou RFP (Request for Proposal) désigne une procédure qui permet à un donneur d’ordre, appelé maître d’ouvrage, c’est-à-dire vous, de choisir une entreprise, appelée soumissionnaire ou fournisseur. Ce choix doit être basé sur la capacité de l’entreprise à réaliser des travaux, fournir des produits ou des services. Après avoir reçu l’appel d’offres, plusieurs sociétés vous soumettront des propositions de travail. Dans l’idéal, ces propositions seront compétitives, ce qui est un avantage pour vous. Plus précisément, l’appel d’offres est un document envoyé aux fournisseurs pour leur demander un devis concernant les besoins de votre entreprise, que ce soit des matières premières, des composants, de la sous-traitance ou des services.
Bien préparer sa documentation
Pour bien préparer cet appel d’offres, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes clés, stratégiques pour votre entreprise. Trouver les bons fournisseurs est essentiel, car tous ne se valent pas. Vous devez donc soigner vos appels d’offres afin de ne pas perdre de temps. Votre rigueur est d’autant plus importante que la qualité des réponses obtenues en dépend.
Les propositions reçues sont de nature commerciale et sont chiffrées en réponse à la description détaillée de vos besoins (cahier des charges) pour un produit ou un service. D’où l’importance de rédiger un tel document. Cela nécessite une méthodologie rigoureuse pour évaluer correctement les besoins de votre entreprise en fonction des profils des fournisseurs susceptibles de répondre à vos attentes. Le document ne doit contenir aucune inexactitude ni présentation incomplète. Une analyse minutieuse de vos exigences génère un appel d’offres de qualité. Pour cela, il doit être clair, facile à lire et à comprendre, tout en reflétant un certain professionnalisme. En respectant cette procédure, vous réduisez les risques de recevoir des propositions qui ne répondent pas à vos attentes. Ainsi, vous gagnez du temps et vous en faites également gagner au service des achats et à vos fournisseurs. Le but est de mettre plusieurs entreprises en concurrence pour fournir un produit ou un service et obtenir la meilleure offre possible.
Comment lancer un appel d’offres ?
Il existe deux méthodes pour lancer un appel d’offres. La première consiste à diffuser publiquement un avis de projet de marché électroniquement via une plateforme gouvernementale dédiée. La deuxième méthode consiste à envoyer directement l’appel d’offres ou la demande de proposition aux entreprises inscrites sur une liste de fournisseurs qualifiés ou à diffuser un avis dans des journaux spécialisés ou professionnels.
Pour les marchés publics dont la valeur dépasse 90 000 euros, l’appel d’offres doit obligatoirement être publié dans le Bulletin Officiel des Annonces des Marchés Publics (BOAMP). En dehors de ce cadre légal spécifique, les entreprises peuvent également lancer des appels d’offres pour trouver des fournisseurs. Il existe d’ailleurs des sites spécialisés dans la publication d’appels d’offres.
Les étapes clés de la démarche
1/ Phase de recherche ou sourcing
Cette phase de recherche ou sourcing en marketing consiste à trouver des sources, c’est-à-dire des fournisseurs. Il s’agit de déterminer précisément ce que votre entreprise recherche auprès de ces sociétés ou prestataires de services. Vous devez définir clairement les besoins de votre entreprise afin d’obtenir des informations précises, notamment sur les prix. Si vous faites des offres trop générales, vous risquez de recevoir plus de propositions que nécessaire, certaines n’étant pas pertinentes.
Il existe plusieurs moyens de trouver des sources. Les sources connues en interne peuvent être des personnes ayant déjà travaillé avec vous pour des prestations similaires, ou des fournisseurs qui ont laissé leurs coordonnées après avoir contacté un membre de votre équipe. Internet est également une ressource incontournable grâce aux moteurs de recherche et aux annuaires spécialisés, tout comme les associations, les salons professionnels ou la presse spécialisée. Il est vivement recommandé de créer une base de données avec les coordonnées des sociétés potentiellement intéressantes pour organiser cette recherche.
2/ Définir les critères de choix d’un fournisseur
Vous devez établir les critères de choix d’un fournisseur le plus objectivement possible. Ces critères peuvent être liés à la qualité, au marketing, à la recherche et développement, à la production, etc. Cette étape est primordiale pour les négociations. En résumé, organisez votre appel d’offres avec professionnalisme.
3/ Préparation et envoi du document d’appel d’offres
Vous pouvez envoyer l’appel d’offres par e-mail ou par fax aux fournisseurs. À moins que des normes spécifiques n’imposent des moyens plus traditionnels, l’e-mail reste la solution la plus pratique. Votre appel d’offres doit contenir les éléments suivants : une description de votre entreprise, une présentation du contexte général de l’appel d’offres, une invitation aux réunions d’information avec un plan d’accès, le cahier des charges des prestations attendues, les volumes/quantités concernés, les dates de livraison, les règles du processus de choix du fournisseur et la date limite de réponse, une grille d’évaluation pour que tous puissent noter de manière comparable, un formulaire d’accusé de réception.
Plus précisément, l’élaboration d’un appel d’offres peut se résumer en 6 étapes : rédaction du cahier des charges, création des lots, définition des critères de choix, sélection des soumissionnaires et diffusion de l’appel d’offres, réception et analyse des offres, évaluation des soumissionnaires, choix du prestataire et contractualisation.
Modèle d’un appel d’offres
Introduction : Précisez l’objet du RFP, résumez les points clés des sections suivantes, indiquez la date limite de soumission et les conditions.
Exigences : Mentionnez les besoins spécifiques du produit (taille, capacité, fonctions, etc.).
Critères de sélection : Faites savoir aux soumissionnaires comment vous choisirez le meilleur enchérisseur, soulignez que la décision appartient exclusivement à votre entreprise, et ajoutez éventuellement des critères d’évaluation.
Échéances : Les entrepreneurs doivent savoir quand les propositions ou les offres sont attendues. Indiquez le temps dont votre entreprise a besoin pour évaluer chaque offre et fixez une date de réponse (favorable ou défavorable). Mentionnez également les délais de livraison en cas de sélection de l’entreprise.
Processus : Décrivez l’ensemble du processus, de l’envoi de l’appel d’offres à la sélection de l’enchérisseur et au respect des délais de réalisation.
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Recherche de fournisseurs : appel d’offres
