![[Comment faire un planning du personnel ?] Les 3 points à retenir](https://frtips.com/wp-content/uploads/2024/02/comment-organiser-un-planning-du-personnel.jpg)
Le temps est l’une des ressources les plus précieuses pour une entreprise. Bien gérer cette ressource permet d’optimiser la productivité et de faciliter l’atteinte des objectifs fixés. Pour cela, il est crucial de planifier les activités du personnel, que ce soit avec un logiciel comme Excel ou un logiciel spécifiquement dédié à la gestion des plannings du personnel d’entreprise.
Qu’est-ce qu’un planning du personnel ?
Un planning du personnel est un document qui permet de suivre les emplois du temps des différents salariés de l’entreprise. Son objectif principal est d’organiser le temps de travail de manière efficace.
Le planning du personnel permet notamment de gérer les congés et les absences des collaborateurs, qu’ils soient prévus ou imprévus (congés maladie, arrêts de travail, congés payés, etc.). Il assure ainsi la continuité du service de l’entreprise en programmant des remplacements en amont.
De plus, le planning du personnel permet de suivre les horaires de travail et de vérifier que les collaborateurs respectent les nombres d’heures stipulées dans leur contrat et les dispositions légales en vigueur.
Les 3 points essentiels à prendre en compte pour élaborer un planning du personnel
L’élaboration d’un planning du personnel est un exercice complexe qui nécessite de prendre en compte plusieurs paramètres importants, tels que la disponibilité de chaque employé et les contraintes légales et réglementaires liées à ce type de planning. De plus, le planning doit être facilement compréhensible et utilisable par tous les employés.
1. Créer un planning facile à copier
Il s’agit là d’un facteur crucial, aussi bien pour l’entreprise que pour les employés. Un planning facile à copier est un planning auquel les employés peuvent facilement accéder et qu’ils peuvent modifier aisément. Privilégiez donc des outils qui vous permettent de faire des modifications pour la semaine suivante directement dans le planning de la semaine en cours. Cela évite aux travailleurs d’avoir à gérer plusieurs plannings différents et de s’y perdre dans leur utilisation.
En outre, cette approche facilite également la tâche du responsable du personnel, qui n’a pas besoin de conserver de multiples plannings. Il peut directement modifier les postes de travail et les horaires dans les plages déjà créées. Ainsi, il peut modifier le planning d’un employé indisponible pour lui donner une plage horaire dans la même journée, sans avoir à tout reprendre depuis le début et sans nécessiter un appel à chaque employé pour le prévenir.
2. Tenir compte des disponibilités des employés
L’évolution actuelle de l’activité en entreprise ne permet plus à l’employeur de disposer librement du temps des employés. Il est donc nécessaire de prendre en compte les disponibilités de chaque employé dans l’élaboration du planning. Renseignez-vous sur leurs contraintes personnelles en ce qui concerne l’utilisation de leur temps de travail. Les employés mariés, les nouveaux parents ou ceux qui cumulent plusieurs emplois n’auront pas la même disponibilité à consacrer aux activités de l’entreprise. Pour créer un planning adapté à ces situations, impliquez vos employés dans son élaboration.
Lors de l’élaboration du planning du personnel, tenez également compte des contraintes spécifiques de l’entreprise liées aux heures et aux périodes de l’année où il y a le plus d’affluence de clients et/ou de travail. Confiez des tâches complexes et ponctuelles à vos employés afin qu’ils se sentent plus impliqués et qu’ils avancent plus rapidement dans leur réalisation. Les employés disposant de plus de temps libre peuvent être affectés à des travaux nécessitant des plages horaires discontinues. Enfin, donnez la possibilité aux employés de postuler pour des plages horaires libres afin de réaliser un travail à l’avance ou de terminer un autre en cours.
3. Respecter les contraintes légales et réglementaires
Comme pour toutes les autres activités de gestion des ressources de l’entreprise, la gestion du personnel est encadrée par des lois et des réglementations précises. Il est essentiel de prendre en compte les dispositions légales liées au nombre d’heures de travail, de repos et de pause par jour, semaine et année pour chaque employé de l’entreprise.
Utiliser Excel pour créer un planning du personnel
La meilleure façon de garantir un planning strict et flexible à la fois, qui permette d’intégrer des modifications rapidement, est d’utiliser un logiciel plutôt que la méthode traditionnelle du planning papier. Excel est l’outil le plus connu et le plus utilisé par les gestionnaires pour ce type d’organisation.
Dans un tableur Excel, vous pouvez générer plusieurs tableaux sur plusieurs feuilles liées entre elles, ce qui facilite la gestion des horaires de travail, des jours d’absence et des congés pris par chaque employé. Excel est un logiciel de gestion de base qui vous permettra de retrouver facilement toutes les informations relatives à un employé spécifique.
Un modèle Excel de planning du personnel à télécharger
Découvrez notre exemple de planning du personnel à télécharger au format Excel.
Modèle planning du personnel Excel
Utiliser un logiciel de planning du personnel : les avantages
Excel reste un outil basique plus adapté aux petites entreprises en démarrage possédant un nombre limité d’employés et/ou un budget restreint. Il existe une large gamme de logiciels de planification du personnel, qui permettent de gérer des effectifs très importants de manière facile. Les fonctionnalités de ces logiciels permettent d’intégrer des spécificités et de faire des modifications rapidement. De plus, les employés peuvent également y accéder via une plateforme dédiée pour indiquer leurs disponibilités et d’autres informations.
6 conseils pour créer un bon planning du personnel
Un bon planning du personnel est celui qui optimise votre temps, votre productivité et votre budget. Il doit répondre aux besoins de l’entreprise ainsi qu’à ceux des salariés. Voici quelques conseils pour créer un planning du personnel idéal et optimisé :
- Créez un planning facile à copier en fonction des besoins de l’entreprise.
- Accordez la priorité aux disponibilités des salariés en prenant en compte leurs disponibilités et indisponibilités lors de l’élaboration des plannings.
- Prévoyez des plannings souples pour offrir les meilleures conditions de travail aux salariés.
- Impliquez les salariés dans l’élaboration du planning afin de gérer les demandes de congés, les absences et les remplacements.
- Programmez les pauses à l’avance, la plupart des logiciels de gestion de planning permettent de les planifier automatiquement.
- Tenez compte des coûts du travail, il est essentiel de gérer les plannings du personnel en fonction des budgets.
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