Définition : Qu’est-ce que la GED et à quoi ça sert ?
Une solution de GED, également connue sous le nom de Gestion Electronique de Documents, est un système informatisé qui permet à une entreprise de gérer de manière numérique l’ensemble de ses documents : factures fournisseurs, factures clients, bons de commande, contrats, notes de frais, dossiers RH, dossiers clients, courriers entrants et sortants, et bien d’autres. L’objectif d’un logiciel de gestion électronique de documents est de centraliser toute la base documentaire de l’entreprise afin d’uniformiser ses processus métiers.
Pourquoi mettre en place une GED ?
La mise en place d’une solution de GED offre de nombreux avantages aux entreprises. Grâce à la centralisation des données, les collaborateurs bénéficient d’un accès plus facile aux informations, le travail collaboratif est renforcé et les utilisateurs gagnent du temps dans la recherche de documents. Cela leur permet de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et d’augmenter leur productivité. Un autre avantage d’un système de GED est la réduction des coûts. Moins de papier est consommé, il n’y a plus de frais d’affranchissement ni de frais de stockage. C’est une rentabilité intéressante pour les dirigeants ! De plus, la solution de GED contribue à apporter des bénéfices environnementaux. Pour en savoir plus, consultez notre article : “Pourquoi équiper votre entreprise d’un logiciel de GED est une stratégie payante ?”
Les 4 étapes pour réussir votre projet de gestion électronique de documents
Après avoir compris l’importance d’une GED, vous vous lancez dans un projet de ce type ! Cependant, avant de vous engager tête baissée dans le déploiement d’une nouvelle solution, il est important de prendre le temps de bien réfléchir. Axess vous propose 4 étapes à suivre pour garantir la réussite de votre projet de GED !
Etape 1 : Définir les besoins documentaires de votre entreprise sur le moyen et long terme
Avant de mettre en place un projet de GED, il est essentiel de définir les objectifs et les attentes de votre entreprise vis-à-vis de ce projet. Cette première étape permet notamment de :
- Déterminer les documents et les processus qui devront être gérés par le logiciel choisi
- Nommer un référent pour le projet. Que le projet soit réalisé par un prestataire externe ou une personne en interne, il est important de désigner un référent qui fera le lien entre les différents acteurs de la démarche.
Etape 2 : Créer un cahier des charges détaillé du projet et de l’outil envisagé
Dans un deuxième temps, le référent chargé du projet de GED doit établir un cahier des charges en suivant 5 étapes :
- Définir le plan de classement de la GED
- Identifier les modules de traitements automatisés
- Établir le calendrier de conservation des documents
- Définir les processus de réception des documents
Le cahier des charges constitue une étape importante qui permet de définir les spécificités de votre entreprise et d’orienter le choix du prestataire.
Etape 3 : Tester le logiciel de GED pour identifier ses avantages et ses limites
Cette troisième phase consiste à tester le projet de GED en le mettant en place sur une partie des activités de votre entreprise ou pour certains types de documents. Si nécessaire, des ajustements pourront être réalisés afin de permettre un déploiement du logiciel de GED à l’ensemble de l’entreprise.
Etape 4 : Mettre en place votre solution de GED de manière structurée
Enfin, après avoir validé les tests, vous pouvez commencer à déployer la solution de GED à l’ensemble de votre entreprise. Pour assurer une bonne mise en place et un contrôle efficace, il est conseillé de créer un comité d’observation chargé de :
- Contrôler et évaluer la satisfaction des besoins des collaborateurs
- Assurer le développement et le bon déroulement du projet
- Effectuer une veille réglementaire et technologique
- Garantir la maintenance
Comment aller plus loin ?
Il est important de prendre en compte que la mise en place d’un processus de dématérialisation entraîne des changements de méthodes de travail pour les collaborateurs. Faire appel à un prestataire externe apparaît comme la solution la plus simple pour la mise en place d’un projet de GED. Un expert dans le domaine de la GED saura guider les entreprises et les administrations en leur proposant des solutions adaptées à leurs besoins.
En 2020, Axess a développé une offre nouvelle génération, la GED NEXIA. Cette solution accompagne les grandes entreprises dans la dématérialisation et l’automatisation de leurs processus métiers, notamment :
- Dématérialisation de tous les documents de votre entreprise (factures fournisseurs et clients, bons de commande, notes de frais, courriers, dossiers locataires…)
- Accélération des procédures de traitement pour vos processus financiers
- Moteur de recherche ultra performant doté de la technologie d’Intelligence Artificielle
- Simplification de la mise en conformité réglementaire (Portail CHORUS Pro, piste d’audit fiable, facture électronique…)
- Riche périmètre fonctionnel pour une gestion complète de vos processus (acquisition des documents papiers et électroniques, indexation des documents, workflow de validation…)
La GED NEXIA est une solution innovante qui accompagne les entreprises dans leur transition numérique. Elle offre une gestion efficace des documents tout en répondant aux enjeux réglementaires actuels. Pour en savoir plus, visitez notre site web ici.
