De nos jours, il est essentiel pour les entreprises de pouvoir évaluer leur activité de manière efficace. C’est là que le reporting intervient. Mais qu’est-ce que le reporting exactement ? Dans cet article, nous vous expliquerons en quoi consiste le reporting et comment réussir votre rapport d’activité pour qu’il soit aussi utile que possible.
Le reporting, qu’est-ce que c’est ?
Le terme “reporting” fait référence à un ensemble d’outils de Business Intelligence conçus pour permettre la création, la publication et la diffusion de rapports d’activité selon un format prédéterminé.
Comment réussir son reporting ?
Un “rapport réussi” est un rapport suffisamment pertinent et correctement présenté pour intéresser ses destinataires, soutenir l’attention et susciter des commentaires constructifs. Voici quelques étapes à suivre pour réussir votre rapport d’activité :
Étape 1 : Choisissez les bons objectifs
La première question à vous poser lorsque vous élaborez un rapport d’activité est : quel message souhaitez-vous transmettre ?
Étape 2 : Collectez les données
Commencez par collecter les données nécessaires pour votre rapport. L’informatique et les outils ETL ne suffisent pas toujours, il est donc important de bien organiser votre collecte de données.
Étape 3 : Transformez les données en information
Évitez de surcharger votre rapport de données. Concentrez-vous uniquement sur les informations essentielles en définissant clairement le message que vous souhaitez transmettre.
Étape 4 : Optimisez le rapport
Utilisez des graphiques adaptés à chaque type d’information que vous souhaitez communiquer. Les outils de présentation ne sont pas interchangeables, il est donc important de les utiliser de manière appropriée.
Étape 5 : Limitez le nombre de présentations graphiques
Un bon rapport est un rapport simple. Évitez de surcharger votre rapport en multipliant les informations au risque de fausser le message que vous souhaitez transmettre.
Étape 6 : Ne perdez aucune occasion de feedback
Studiez la manière dont votre message est perçu par vos destinataires dans une logique d’amélioration continue. L’analyse des feedbacks est toujours profitable pour améliorer votre rapport d’activité.
Les différents types de reporting
Il existe plusieurs types de reporting :
- Le suivi d’activité : il s’agit du contrôle périodique de l’activité d’une entité placée sous une autorité.
- Le reporting financier : il concerne le suivi des budgets et d’autres éléments de l’analyse financière.
- Le reporting de projet : il permet de suivre l’avancement et de communiquer autour d’un projet relativement conséquent.
- Le reporting social : il est réalisé dans le cadre de la Responsabilité Sociale des Entreprises.
- Le reporting de développement durable : il permet de rendre compte de l’impact environnemental et social d’une entreprise.
Les outils de reporting
Il existe plusieurs outils de reporting, tels que SAP Business Object Crystal Report, IBM Cognos Report Net, Oracle Report, etc. Il existe également des solutions open source, comme Jasper report, Open Report, Birt, etc.
Les reportings sont-ils utiles ?
Il y a quelques années, une enquête réalisée par le Journal du Net a révélé que les reportings sont jugés pertinents mais chronophages par les managers. En effet, 67% des personnes interrogées estiment que les reportings prennent en compte des indicateurs pertinents, mais 62% considèrent que l’élaboration de ces derniers demande trop de travail. De plus, seulement 19% des personnes interrogées affirment ne jamais estimer les résultats, tandis que 36% recourent souvent à la pratique des “résultats à l’estime”.
En conclusion, il est essentiel de prendre le temps de créer un rapport d’activité réussi et utile. Suivez les étapes que nous avons présentées et n’hésitez pas à utiliser les outils de reporting adaptés à vos besoins.
