Le reporting est un outil essentiel de la Business Intelligence qui permet de générer, publier et diffuser des rapports d’activité selon un format prédéterminé. Cependant, pour qu’un rapport soit considéré comme réussi, il doit être pertinent, bien présenté et intéresser ses destinataires. Dans cet article, nous vous présenterons les étapes clés pour réussir votre reporting de manière à ce qu’il soit utile et efficace.
Qu’est-ce que le reporting ?
Le reporting fait référence à une famille d’outils de Business Intelligence qui permettent de générer, publier et diffuser des rapports d’activité selon un format prédéterminé. Ces outils permettent d’interroger les bases de données à partir de requêtes SQL préparées et de publier les rapports automatiquement sur l’Intranet ou à la demande. Leur utilisation est principalement destinée à rendre compte du travail réalisé auprès de la hiérarchie.
Les étapes clés pour réussir son reporting
Pour réussir votre reporting et le rendre utile, vous devez suivre ces six étapes clés :
Étape 1 – Choisissez les bons objectifs
Avant de commencer à élaborer votre rapport d’activité, vous devez définir clairement les objectifs que vous souhaitez atteindre. Quel message voulez-vous transmettre ? Quelles informations sont essentielles pour vos destinataires ? Cette première étape est cruciale car elle déterminera le contenu de votre rapport.
Étape 2 – Collectez les données nécessaires
La collecte des données est une étape fondamentale pour garantir la fiabilité de votre rapport. N’hésitez pas à utiliser des outils informatiques et des processus d’extraction, de transformation et de chargement pour collecter toutes les données dont vous avez besoin.
Étape 3 – Transformez les données en information
Il est essentiel de ne pas surcharger votre rapport en incluant trop de données. Concentrez-vous sur les informations essentielles en définissant clairement le message que vous souhaitez transmettre. Le choix des informations pertinentes permettra à vos destinataires de comprendre facilement les enjeux et les résultats.
Étape 4 – Optimisez la présentation de votre rapport
Un bon rapport doit susciter l’intérêt de ses destinataires. Utilisez les graphiques et les présentations adéquats pour chaque type d’information que vous souhaitez communiquer. Les outils de présentation ne sont pas interchangeables, donc choisissez ceux qui correspondent le mieux à vos besoins.
Étape 5 – Limitez le nombre de présentations graphiques
Un rapport efficace ne doit pas être surchargé d’informations. Trop de présentations graphiques peuvent nuire à la perception du message que vous souhaitez transmettre. Optez pour la simplicité en sélectionnant uniquement les informations essentielles et en évitant toute confusion.
Étape 6 – Sollicitez le feedback de vos destinataires
Il est toujours important de recueillir les commentaires de vos destinataires pour améliorer continuellement votre rapport. Comment le message est-il perçu ? Quelles sont les suggestions d’amélioration ? Le feedback est essentiel pour ajuster et améliorer vos futurs rapports.
Conclusion
Le reporting est un outil puissant de la Business Intelligence, mais pour qu’il soit utile et efficace, il doit être pertinent, bien présenté et intéresser ses destinataires. En suivant les étapes clés que nous avons présentées, vous pourrez créer des rapports qui répondent aux attentes de votre public et qui contribuent à la prise de décision au sein de votre entreprise.
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