Vous êtes responsable d’une entreprise et vous souhaitez gérer efficacement votre parc automobile ? Lancer un appel d’offres peut être une solution intéressante pour redéfinir votre politique commerciale et obtenir de nouvelles cotations. Cependant, il est important de prendre certaines précautions et de suivre quelques étapes clés pour réussir votre appel d’offres. Dans cet article, nous vous dévoilons les bonnes pratiques pour gérer au mieux votre processus d’appel d’offres.
Est-ce le bon moment pour lancer un appel d’offres ?
Avant de vous lancer dans un appel d’offres, vous devez vous poser la question de l’opportunité de cette démarche. En effet, avec l’effondrement du marché de l’occasion et la crise économique actuelle, les conditions de négociation peuvent être moins favorables. La concurrence entre les loueurs est réduite et les marges de négociation sont plus étroites. De plus, les conditions contractuelles peuvent être moins stables. Malgré ces contraintes, un appel d’offres reste intéressant si vous souhaitez redéfinir votre politique commerciale.
Les précautions à prendre avant de rédiger un cahier des charges
Avant de lancer la rédaction de votre cahier des charges, il est recommandé de réaliser une remise à plat de votre parc automobile. Cette étape consiste à analyser en détail votre parc, y compris les aspects financiers et fiscaux. Plus votre analyse sera précise, plus il sera facile de rédiger un cahier des charges clair et précis. Vous devez également déterminer vos objectifs : réduction des coûts, rationalisation du parc, amélioration de l’image de votre entreprise. Une bonne préparation est essentielle, car 90% du succès dépend de celle-ci.
La négociation avant l’établissement du cahier des charges
Avant de rédiger votre cahier des charges, il peut être judicieux de négocier certains points avec les constructeurs, les pétroliers ou les manufacturiers de pneumatiques. Il est recommandé de laisser le loueur prestataire négocier les conditions avec les constructeurs afin d’avoir une vision globale des conditions proposées par chacun. Ces négociations peuvent se faire même avec de petits volumes. Il est également conseillé de rédiger des demandes d’avenants aux conditions générales classiques dans votre cahier des charges.
La rédaction du cahier des charges
Le cahier des charges doit être simple, clair et précis. Il doit inclure une présentation exhaustive de votre parc automobile ainsi que des règles de transparence sur les paramètres des offres, les restitutions, les exclusions de prestations, etc. Exigez de recevoir des données dématérialisées en plus des éléments papier pour faciliter la gestion de votre parc. Vous pouvez également réaliser un questionnaire qualitatif à l’intention des loueurs afin d’obtenir le maximum d’informations sur leur résultat financier, leur développement, leurs accords fournisseurs, etc.
Consultation et choix des partenaires
Il est important de choisir le bon moment pour lancer votre appel d’offres. Privilégiez les périodes propices, comme les six premiers mois de l’année ou la rentrée de septembre, et évitez la période estivale. Quant au nombre de prestataires à consulter, il est recommandé de choisir entre 7 et 8 loueurs, en fonction de la taille de votre parc et de la complexité du cahier des charges. Enfin, pour maximiser vos chances de négociation, il est conseillé de retenir plusieurs marques, en privilégiant les marques généralistes et une ou deux marques Premium.
Les services à souscrire
Avant de choisir les services proposés par les loueurs, il est important de prendre en compte vos besoins spécifiques. Il est recommandé de souscrire aux prestations d’entretien et de gestion des pneumatiques proposées par les loueurs. Vous pouvez également envisager la souscription d’une prestation de perte financière pour couvrir la différence entre le remboursement de l’assurance et la valeur du véhicule en cas de perte totale. Enfin, vous pouvez choisir de gérer les véhicules de remplacement par le biais d’un accord avec un loueur courte durée.
La négociation et le choix des partenaires
Plusieurs tours de négociation peuvent être envisagés pour choisir vos prestataires. Au final, il est recommandé de retenir deux ou trois loueurs au maximum. L’analyse des réponses au cahier des charges et au questionnaire se fait point par point sur un tableau Excel. Une short list est ensuite élaborée en fonction de trois critères : le positionnement tarifaire, l’adéquation au cahier des charges et les réponses au questionnaire qualitatif. Ensuite, des négociations sont menées avec les prestataires sélectionnés pour optimiser les loyers proposés.
Ainsi, en suivant ces conseils et en prenant les précautions nécessaires, vous pourrez réussir votre appel d’offres pour gérer efficacement votre parc automobile. N’oubliez pas que la réussite d’un appel d’offres dépend en grande partie de la préparation en amont et de la clarté de votre cahier des charges. Alors, lancez-vous et profitez des avantages de cette démarche pour votre entreprise.
