Comment organiser et réussir un webinaire ? C’est ce que vous allez découvrir dans ce dossier où je vous partage mes astuces, après avoir animé près de 150 webinaires.
Le web séminaire est souvent sous-évalué et sous-utilisé alors que c’est l’un des meilleurs outils pour convaincre vos prospects de commander un produit.
Un webinaire permet de créer un événement afin d’attirer l’attention de vos prospects, et leur donner une bonne raison de vous accorder du temps.
C’est un temps fort dans un dispositif de communication, qui va mobiliser l’attention.
De plus, en assistant à un webinaire, vos prospects ont un accès direct à un expert (vous ou d’autres experts de votre domaine !) qui vont apporter de la valeur ajoutée .
C’est aussi le moment où ils vont pouvoir poser des questions sur leur cas concret et avoir de réponses en live, mais aussi de lever tous les doutes à l’achat.
C’est également le moyen pour vous d’assoir votre expertise via des conseils, des cas pratiques…
Mais c’est quoi un webinaire ?
Le webinaire (ou webinar ou encore web séminaire) est tout simplement un séminaire qui est diffusée via internet en ligne. C’est donc une conférence en ligne qui peut être animée par 1 ou plusieurs présentateurs, accompagné éventuellement d’un modérateur qui répond et sélectionne les questions du public.
C’est comme une présentation devant des prospects, des collaborateurs, des clients.. sauf qu’au lieu d’être en face d’un public, vous êtes devant votre PC.
Ma définition du webinaire est la suivante : Un webinaire est une conférence via internet, le plus souvent en direct, avec un animateur qui intervient sur un sujet précis. Un Webinaire est la contraction des mots “web” + “séminaire”.
En anglais, on parlera plutôt de Webinar (Web Seminar).
Le principe est donc de faire une présentation auprès d’un auditoire via un ordinateur.
La partie audio peut être diffusée via le son du PC (voix sur IP) ou via le téléphone (de plus en plus rare avec l’usage des communications via les ordinateurs et l’amélioration des connexions internet).
L’intérêt d’un webinaire étant de pouvoir :
- De créer un “événement” qui va inciter les personnes à vous écouter et à vous accorder un peu de leur temps
- D’enregistrer pour un replay pour le réutiliser (ex: diffuser aux personnes qui ne sont pas venues, réutiliser sur Linkedin, Youtube…, réaliser un livre blanc ou un article de blog…)
- Parler à des centaines de personnes en même temps (pas de limite de taille de salle)
- De répondre aux questions individuelles posées par Chat (alors que dans une conférence physique peu de gens osent poser des questions),
- De faire une offre promo ou d’inciter à passer à l’action (ex : faire acheter tant que les personnes sont dans le bon état d’esprit),
- ….
Attention, dans un webinaire, vous devez apporter des informations concrètes, de la valeur ajoutée… et ne pas passer trop de temps sur des sujets qui n’intéressent pas vos lecteurs (ex: votre entreprise…).
Rappelez-vous que le temps de vos auditeurs est précieux… ne le gâchez pas !
Ne parlez donc pas de VOUS, mais parler de ce qui va intéresser votre auditoire !
Ce n’est pas une publicité directe de vos produits, mais un savant mélange des deux.
Les Webinaires se sont fortement démocratisés grâce aux nouvelles technologies qui offrent désormais coût réduit.
L’intérêt des Web Séminaires, c’est qu’ils permettent très facilement d’organiser une présentation comme si on le faisait de manière physique, il suffit d’avoir un Powerpoint et un micro-casque.
Les Web Séminaire sont surtout intéressants dans le B2B (moins dans le B2C) car dans le B2B, il faut souvent convaincre d’abord le prospect avant de le faire commander.
En B2B via les Web Séminaires, vous pouvez montrer votre position d’expert et la valeur de ce que vous apportez (le système de la vente en 2 temps).
En B2C la vente est plus facile (car l’enjeu est moindre), mais le webinaire garde l’intérêt de créer un événement et de permettre de parler à tous ses clients d’un seul coup.
Quel logiciel pour organiser un Webinaire ?
Si vous voulez lancer un Web Séminaire pour convaincre ou vendre, je vous conseille d’utiliser une solution “Pro”.
Il y a certes des outils de réunions en ligne qui permettent d’organiser des webinaires, les plus connus étant :
- Zoom,
- Microsoft Teams
- Google Meet
- …
Ces solutions de réunions en ligne sont conçues pour animer des réunions, pas pour vendre.
Zoom, Teams, Meet… sont pratiques pour animer des réunions, mais on touche rapidement les limites pour animer un vrai webinaire marketing.
Car ces outils sont conçus pour que tout le monde participe et puisse donner son avis, alors que lors d’un webinaire, vous avez le rôle de présentateur, et les autres personnes sont des auditeurs.
Voici un exemple d’un Webinaire qui utilise Zoom Meeting au lieu d’un logiciel de webinaire :
Le résultat n’est pas “mauvais”, mais c’est loin d’être optimal (j’ai dû flouter les vidéos des participants, les slides sont carrés, une seule personne pouvait faire défiler les slides…).
Rien ne doit les distraire (un participant qui allume sa webcam, des commentaires mal intentionnés dans le chat…).
C’est vous qui devez maîtriser le discours et animer la présentation.
Voici quelques unes des fonctionnalités qui manquent cruellement aux solutions de réunions en ligne versus les plateformes de webinaires :
- Une page d’inscription avec un texte, une image, un formulaire… personnalisable.
- Une séquence automatique de messages avec la confirmation d’inscription, les rappels et relances (J-1, H-1…)
- Une interface conçue pour avoir un présentateur, avec des orateurs, des modérateurs, un chat privé… et pas du mode collaboratif
- Une gestion des documents (powerpoint, sondage…)
- Des outils de modération du webinaire (pas de possibilité de prendre la parole, pas de liste interminable de participants, pas de Zoom bombing, blocage des concurrents…)
- Des statistiques précises (inscrits, participants… avec des comparaisons de performance versus les autres sessions)
- Une gestion du replay et la possibilité de rejouer en automatique d’anciens webinaires
- Des outils marketing pour pour proposer des promotions spéciales
- …
C’est justement ce que proposent les applications de webinaires qui vont vous simplifier la vie et améliorer la conversion.
Voici les plateformes de webinaire que je vous recommande :
- BlueJeans (essai gratuit sur ce lien)
- C’est une solution complète pour programmer et animer un webinaire.
- Le point fort est le prix, en particulier si vous avez plus de 200 personnes qui assistent en direct à vos webinaires.
- Les autres points intéressants si situent au niveau de l’ergonomie et du design qui sont plus soignés, l’intégration avec MS Teams ou d’autres solutions de diffusion (ex: vous utilisez un studio TV…).
- Tarifs : à partir de 51 € / mois
- LiveStorm (essai sur ce lien).
- C’est une solution Française qui permet de programmer et animer un webinaire de A à Z.
- Ses point forts se situent au niveau du marketing (webinaires à la demande, page de présentation de l’entreprise, le bouton appel à l’action à la fin du webinaire…)
- Tarifs : à partir de 79 € / mois
A noter :
- Si vous avez un petit nombre de participants (moins de 20), vous pouvez bien entendu utiliser Zoom Meeting, mais cela fait plus amateur (voir cet article sur les fonctions de Zoom). Il y a aussi Zoom Webinars (la version Webinaires de Zoom), mais ses fonctionnalités sont en dessous des solutions spécialisées dans l’animation de webinaires.
- Vous pouvez aussi louer un studio TV, et faire une diffusion depuis le studio sur le web (via Bluejeans, LiveStorm…). La location d’un studio + les techniciens coûte généralement entre 5000 et 15 000 euros / jour, mais la qualité de la vidéo, de la réalisation… est bien meilleure. Voici ci dessous un exemple avec le CX Summit d’Eloquant (voir cette playlist Youtube) avec une réalisation digne d’une émission TV.
Quel matériel pour animer un webinaire ?
Dans un webinaire, il y a la vidéo, mais surtout l’audio.
En effet, aussi étonnant que cela peut paraître, c’est le son qui est plus important que la vidéo dans un webinaire !
La qualité du son qui est parfois médiocre lors des webinaires, surtout si votre connexion Internet n’est pas super rapide.
Ces problèmes peuvent provenir à la fois de votre connexion internet, mais aussi de la connexion internet d’un auditeur !
Il faut donc faire un gros effort pour avoir un son de la meilleure qualité possible, quitte à couper votre webcam si vous avez un problème de bande passante en tant qu’animateur.
D’où l’importance d’avoir un micro-casque et de surtout ne pas utiliser le micro intégré au PC.
En effet, avec le micro intégré au PC il y a énormément de bruits de fonds
- lorsque vous tapez au clavier,
- si vous tapez sur la table
- lorsque vous n’êtes pas en face de l’écran (le micro intégré du PC étant très directionnel).
- …
Pour cela je vous recommande d’utiliser un micro casque.
Par exemple le micro casque d’entrée de gamme logitech H390 à 19,99 € sur Amazon :
Cependant, sachez qu’avec un micro-casque low cost (dans les 20 €) vous aurez quelques soucis :
- La qualité de son pourra être moins bonne (bruits extérieurs captés)
- Sa durée de vie sera limitée (j’ai changé 2 fois de casque en 3 ans avec des casques à moins de 30 €)
- Vous risquez d’avoir mal aux oreilles au bout de quelques heures à le porter
Pour le confort, vous pouvez commander un casque “Gamer” qui souvent est plus résistant, avec un système anti-bruit très pratique si vous êtes dans un open space.
Par exemple le HyperX KHX-HSCP-RD Cloud II (62 € sur Amazon).
Cette gamme de micro offre des fonctions de suppression d’écho, de bruit ambiant… qui contribuent à une bonne qualité de webinaire.
Concernant la webcam, là encore ne vous contentez pas de celle de votre PC qui est souvent de qualité moyenne, en particulier si vous êtes dans une pièce sombre ou au contraire trop lumineuse.
Il faut donc prendre une webcam externe que vous pourrez adapter sur votre PC (à clipser)
Par exemple la C920 de Logitech suffit largement pour améliorer le rendu (50 € sur Amazon)
Personnellement, j’ai acheté la Logitech Brio car elle permet de filmer en 4K, et surtout elle dispose d’un zoom logiciel qui permet de mieux vous placer à l’écran.
Elle est 3 fois plus chère (129 € sur Amazon), mais elle apporte un confort non négligeable pour organiser un webinaire.
A noter : si vous voulez donner un look plus “pro” à vos webinaires, vous pouvez utiliser un micro sur pied et non pas un micro casque. C’est aussi particulièrement pratique si vous avez plusieurs intervenants lors de vos webinaires ou si vous ne voulez pas avoir un casque sur la tête. Pour cela, vous pouvez utiliser un micro de type “Blue Yeti” (115 € sur Amazon).
Comment définir le sujet de votre Webinaire ?
Avant de commencer à faire vos slides ou la promotion, vous devez définir la cible de votre web séminaire, le sujet qui va les passionner et qui va les pousser à s’inscrire.
Il est vraiment important de connaître votre audience pour créer un Web Séminaire de Lancement qui va les séduire…
Si vous n’identifiez pas votre persona en amont, vous aurez du mal à les inciter à s’inscrire.
Il faut identifier en amont :
- Qui vous voulez attirer (prospects, client, type de client, besoin…) ?
- Pourquoi ils viendraient (et passeraient 1h avec vous) ?
- Quelle est la différence de votre Séminaire par rapport à tous les autres ?
- Qu’est-ce qu’ils vont apprendre lors de l’événement
- Quel est LE message essentiel qu’ils doivent en retenir ?
- Qu’est ce qui fera que le webinaire sera un succès… ou un échec
- Quels sont les objectifs qualitatifs et quantitatifs (inscrits / live/ replay)
- …
Vous pouvez aussi faire l’inverse, et partir du produit ou service que vous voulez vendre, et en déduire une thématique intéressante pour les prospects.
Par exemple, vous pouvez faire un webinaire sur le parcours client si vous vendez un système d’enquêtes de satisfaction (l’enquête étant un des outils pour analyser le parcours client).
Vous pouvez aussi regarder sur les plateformes de webinaires (ex: Webikeo.fr), quelles ont été les thématiques des webinaires qui ont eu le plus de succès afin de trouver un sujet proche.
Important : plus vous choisissez un webinaire avec une thématique large plus vous aurez d’inscrits (ex: comment améliorer l’expérience client…), mais en sélectionnant une thématique précise et proche de l’acte d’achat (ex : comment mettre en place une solution de centre de contacts…) vous aurez des prospects plus chauds. Il faut donc alterner thématiques génériques et précises.
Généralement voici comment je prépare un webinaire:
- 1 mois avant, je réfléchis à ce que je pourrais dire, mais je n’écris quasiment rien (quelques lignes sur les principales idées). Le but est de définir la thématique, un déroulé type, un invité… et des titres provisoires. J’en profite pour envoyer des invitations à des clients, partenaires… pour leur demander s’ils sont disponibles.
- 3 semaines avant, je clarifie les idées avec le titre et le pitch définitif .
- Si possible je fais de la récupération d’anciens slides pour avoir déjà une base de travail, ou tout simplement, je prends la charte graphique et je mets 1 idée par slide.
- Cela permet aussi d’avoir une base même si rien n’est encore vraiment fini et l’offre à présenter !
- 10 jours avant, je prépare un premier jeu de slides. J’essaie de travailler avec une durée précise et centrée sur l’idée majeure à faire passer à l’appel à l’action.
- 5 jours avant, je finalise mes slides, et je fais une répétition à blanc (en m’enregistrant avec Loom qui permet d’enregistrer ma présentation) afin de mesurer le temps passé et analyser la fluidité du discours.
- 1 jour avant , je relis mes slides, pour voir si je ne dois pas modifier quelque chose.
- Le jour même, je mets ma présentation dans mon téléphone pour la regarder dans les transports
- 45 minutes avant je me connecte au webinaire, et je me prépare un thé / verre d’eau.
- 30 minutes, avant je relis encore mes slides pour les avoir en tête.
- 10 minutes avant je mets la caméra afin d’accueillir les premiers arrivés
- 5 minutes avant je fais un teaser et du relationnel avec les personnes présentes
Ce rétroplanning 1 mois avant permet de prendre son temps, d’avoir du recul et de mémoriser sa présentation (c’est le sommeil qui permet de mémoriser !).
Veillez à bien prévoir le planning si vous avez plusieurs animateurs, la promotion, les dates de répétitions, la date de remise des slides… plus vous serez structuré, plus les co-présentateurs prendront la chose au sérieux.
Pour inciter les personnes à participer et à commander vos produits, vous pouvez offrir un bonus pour ceux qui ont suivi votre séminaire jusqu’au bout, valable uniquement pour eux (avec une durée limitée), car si ça dure trop longtemps, les gens vont réfléchir et finalement pas acheter.
Ensuite, il y a la “landing page”, c’est à dire la page où les gens s’inscriront : ne faites pas un article de blog mais vraiment une page dédiée, ou même une landing page avec un nom de domaine spécifique pour cette conférence, un produit ou une série de conférences.
Après la page d’inscription, il y a les e-mails d’invitation, puis la confirmation une fois que les gens sont enregistrés.
Ayez ensuite au minimum deux e-mails de relance, l’un une semaine avant et l’autre une heure avant.
Si possible, envoyez un SMS à vos participants la veille.
Je le fais toujours la veille, en donnant comme prétexte « Rendez vous demain matin » ou « n’oubliez pas de tester en amont en cas de problème technique », le but étant de mettre un peu de logistique pour le message ait l’air important.
Vous pouvez préparer à l’avance un e-mail de remerciement une fois que les gens ont participé ainsi qu’un e-mail pour ceux qui n’ont pas participé avec les slides par exemple.
A noter : pour avoir plus de personnes en live, vous pouvez préciser qu’ils ne recevront pas les questions-réponses, etc.
Pour cela, il suffit d’indiquer que les personnes inscrites recevront une version “light” des slides, et ceux qui participent auront des “bonus”.
Le but est de faire en sorte que les gens viennent et participent.
A noter : certaines personnes n’enregistrent pas les webinaires ou ne diffusent pas les slides. Le but étant d’avoir un maximum de personnes présentes. Cette technique de l’urgence n’est intéressant que si vous avez une stratégie de clients VIP et que vous apportez énormément de valeur ajoutée.
Concernant l’organisation d’un webinaire, un des éléments les plus importants est le titre : c’est lui qui fera s’inscrire vos premiers prospects.
Généralement, je procède de la manière suivante pour trouver le ton titre pour un webinaire :
- Je trouve le sujet du webinaire et les intervenants.
- Je réalise le plan détaillé.
- J’écris un premier pitch (description en 4 ou 5 paragraphes)
- J’imagine une dizaine de titres (avec différentes variantes)
- Je valide mon idée de titre avec une collègue qui va aussi relire le texte (le tout par email).
- Nous validons une version finale du titre et du pitch.
- Nous sélectionnons une image pour la couverture à partir d’une liste.
Suite à cela, nous utilisons notre solution de marketing automation (voir cet article), personnellement je vous recommande Brevo (essai sur ce lien) pour :
- Créer le formulaire de contact et la liste associée
- Créer la landing page
- Adapter les emails de relance automatique
- Les emails d’invitation, de relance…
Si vous organisez régulièrement des Webinaires, je vous conseille de faire des checklists pour ne rien oublier :
- La gestion des intervenants (leur prise de parole, les questions, les dates des réunions cadrage…)
- Le dispositif de promotion (modèles d’emailings, publications sur les réseaux sociaux…)
- Les statistiques avec les inscrits, les fichiers des inscrits….
Sachant qu’il faut distinguer deux types de webinaires :
- Ceux avec un dispositif simple (ex: vos webinaires mensuels avec 1 seul intervenant…).
- Ceux qui nécessitent un dispositif complet (ex : votre journée thématique annuelle avec un gros dispositif de promotion et de nombreux intervenants).
Vous pouvez faire une liste de tâches sur Trello.com :
Cependant, si vous organisez régulièrement des événements (et pour vos gros webinaires), je vous conseille d’utiliser un logiciel de gestion de projet.
La plupart de ces logiciels sont gratuits pour 1 ou 2 utilisateurs, et ils vous feront gagner énormément de temps.
Je vous conseille les logiciels suivants :
- Monday (essai sur ce lien).
- Ce logiciel est gratuit pour 2 utilisateurs (puis 9 € / mois)
- Il permet de définir des checklists, de faire des suivis des actions, de gérer les priorités…
- Asana (essai sur ce lien).
- Asana est gratuit pour un usage personnel.
- Il est super complet, avec des fonctions évoluées comme l’ajout de champs…
Quels sont les différents formats de webinaires ?
Concernant la durée, il y a quelques formats gagnants :
- 20 minutes pour les présentations rapides (ex: nouveautés produits…)
- 30 minutes pour une présentation simple
- 45 minutes pour parler d’une thématique de manière exhaustive.
Personnellement, j’aime bien le format 45 minutes car c’est celui qui permet d’apporter le plus de valeur ajoutée.
Il y a plusieurs possibilités de formats de webinaires, les 4 plus courants sont :
- 1 intervenant qui parle d’une thématique
- Le format le plus simple, c’est une personne qui parle devant tout le monde (démonstration produit, sujet d’expertise…).
- L’intérêt, c’est que c’est très simple à mettre en place, l’animateur gère tout de A à Z, et il démontre son expertise.
- Le négatif
- Cela peut être ennuyeux dès que le webinaire dure plus de 45 minutes.
- Il n’y aura qu’un seul point de vue et il y a assez peu d’interactivité (l’animateur doit être capable de maintenir l’attention).
- L’animateur doit gérer la technique et l’animation, ce qui est parfois difficile
- 1 animateur qui interroge un interviewé qui partage son expertise
- C’est le format interview. Cela permet d’avoir un meilleur dynamisme.
- Vous interviewez une personne avec des questions prédéfinies de manière à couvrir quelques sujets.
- Organiser un Web Séminaire à plusieurs peut être juste un outil de génération de trafic, sans avoir de nouveau produit à vendre (le but étant de capitaliser sur la présence des autres présentateurs pour obtenir de la visibilité).
- 1 animateur / intervenant, et 1 interviewé qui donnent chacun un point de vue complémentaire
- C’est un format plus interactif, avec chacun qui prend la parole à tour de rôle.
- J’ai noté que plus d’auditeurs posaient des questions avec ce format car c’est tout de suite plus interactif.
- L’inconvénient est qu’on a parfois une incohérence avec des prestations, il faut strucurer la pise de parole pour améliorer la cohérence.
- L’intérêt est d’avoir plusieurs points de vue, plusieurs expertises et plusieurs audiences.
L’alternative, ce sont plusieurs experts qui interviennent sur un domaine, avec un partage de la prise de parole. Cela permet donc de créer plus d’interactivité et d’événement.
C’est le format table ronde avec plus de 2 intervenants, est très compliqué à réaliser si vous n’avez qu’un PC et une webcam, ce genre de format est à réserver si vous avez loué un studio TV.
Important : pour que cela demeure intéressant (et ne pas perdre trop de temps), il est essentiel d’envoyer en amont les questions, et de préparer des réponses très synthétiques par participants (cela permet aussi de ne pas avoir des doublons).
Il a y également le format “AMA” (Ask Me Anything), avec une courte intervention sur un sujet au départ, suivi d’une longue séance de questions réponses.
Un autre format qui fonctionne très bien, c’est le “Sommet” avec plusieurs webinaires dans une seule journée.
Le principe est de définir une thématique pour la journée, et de caler 5 à 8 webinaires dans la journée ou la matinée (durée de chaque intervention entre 20 et 45 minutes).
Dans ce cadre de ce genre d’événement en ligne, vous pouvez créer un # sur mesure afin de mesurer la popularité (ex: #cxsummit2022).
Important : Faites un essai de votre solution de Web Séminaire avant, car on voit souvent les gens avoir un problème la connexion internet, le mot de passe, de partage d’écran, etc. Proposez donc aux co-présentateurs de s’entraîner avant si vous êtes plusieurs.
L’organisation type d’un Web Séminaire
Un webinaire ne s’improvise pas, il faut apporter de la valeur en un minimum de temps, mais aussi bien réfléchir à l’appel à l’action.
Voici quelques conseils essentiels pour réussir un webinaire.
1 – Le secret d’une bonne présentation, c’est la préparation !
La répétition et indispensable même si vous êtes seul !
Par exemple, pour tous les webinaires où je suis seul, je fais toujours un enregistrement seul, afin de minuter mon intervention.
Si vous êtes avec plusieurs intervenants, planifiez des rendez vous 4 semaines avant commencer.
Il faut généralement prévoir du temps parce que les gens ne sont pas toujours disponibles, par exemple en proposant différentes dates 2 à 3 semaines à l’avance via Doodle, Calendly, Youcanbookme…
Vous pouvez profiter de ces répétitions avec les intervenants pour vérifier que tout se passera bien lors de l’enregistrement live :
- Connexion à la solution de webinaire
- Interface
- Choix des micros
- Connexion internet
- …
A noter :
- Google Chrome consomme énormément de mémoire… donc évitez d’ouvrir trop d’onglets… Limitez vous au strict minimum.
- Réalisez mini guide pour participer au web séminaire si jamais vous avez régulièrement des intervenants externes.
Répétez au moins 2 fois votre speech, car parfois on a l’impression de tout connaître par cœur, mais il faut parfois avoir des phrases au début et à la fin pour que ça s’enchaîne bien.
Ayez à côté de vous votre smartphone en mode avion ou silencieux pour savoir l’heure.
Votre séminaire commence toujours par :
- Un moment de teaser 5 minutes avant avec les premiers arrivés
- Une petite introduction expliquant en quoi vous êtes un expert dans la thématique,
- Le problème auquel vous allez répondre, et vos conseils pour les résoudre,
- Vous pouvez éventuellement donner ensuite une partie de votre méthode,
- Vers la fin vous présentez votre offre (« si vous voulez en savoir plus, j’ai un produit »).
- Définissez toujours par des questions-réponses, c’est le plus important pour convaincre et réduire les freins à l’achat.
Voici une mini checklist en anglais :
Par exemple, si vous prévoyez 45 minutes pour votre séminaire, prévoyez 5 à 10 minutes de questions-réponses au minimum, en prévoyant un débordement supplémentaire de 15 à 20 minutes.
Personnellement, je planifie toujours 5 minutes de questions / réponses, et je fais 20 à 30 minutes de débordement en répondant aux questions.
En effet la durée moyenne d’attention pour un Web Séminaire est de 56 minutes avec les questions / réponses (source N24)
Attention : Si vous avez plus de questions que prévu, continuez à y répondre et gardez les gens le plus longtemps possible tant qu’ils ont encore des questions.
C’est en répondant à une question que vous répondrez à leurs besoins et leurs attentes, et les convaincre d’acheter.
Une fois qu’ils n’ont plus de questions, ils n’auront plus aucune raison de ne pas acheter…
Dans ce contexte, n’ayez pas peur de faire durer le webinaire plus longtemps que prévu, car ça veut dire qu’il y a de l’intérêt.
Vous devez donc répondre suffisamment bien aux questions pour convaincre de l’intérêt de votre produit.
En plus, si vous avez demandé aux participants leurs principales attentes avant la date du web séminaire, vous aurez de quoi préparer vos réponses.
Il suffit de les envoyer lorsque vous faites vos invitations par e-mail ou emails de relance.
2 – Choisissez les horaires selon la cible
Concernant les horaires, vous avez plusieurs options selon que vous soyez dans le B2B ou dans le B2C.
Pour le B2C, il ne faudra pas utiliser les horaires de travail, mais plutôt le soir, après 18h 30 (début), mais jamais après 22h (fin) car les gens travaillent le lendemain.
Si vous avez des Canadiens, des anglais… dans votre audience, vous pouvez planifier plusieurs webinaires à des heures décalées.
Si vous ciblez avec des particuliers, il est également possible de faire des présentations le samedi ou le dimanche.
Encore une fois, évitez la journée car les gens ont autre chose à faire.
Par contre, en B2B il est intéressant de faire les choses tôt le matin avant que les gens ne commencent vraiment à travailler, ou au retour de la pause déjeuner.
À Paris, les gens commencent à travailler vers 9h – 9h 30, en région, c’est plutôt 8h 30 – 9h. Votre événement commencera donc le matin vers 9h – 9h 30.
Les gens pourront ainsi écouter votre séminaire sans avoir les interruptions tous leurs collègues, les appels, les e-mails, etc.
L’étude américaine ci dessous recommande plutôt le créneau de 10h mais souvent c’est un milieu de journée pour un salarié, donc facile à oublier.
Pour les événements physiques, il vaut mieux faire quelque chose entre 9h et 9h 30 pour que les chefs d’entreprise viennent avant d’aller au travail et ne sont pas dans les embouteillages.
À midi ça peut éventuellement marcher, mais le début et la l’après-midi ce n’est pas une bonne idée car les gens n’ont pas la tête à suivre un Web Séminaire (il y a toujours des urgences qui arrivent dans la journée) et surtout ils vont oublier de se connecter.
En B2B, vous pouvez également tenter de le faire après les heures de travail, vers 18h – 6h 30, mais parfois il y a des urgences ou les gens oublient votre Web Séminaire.
Si possible, faites-vous un calendrier éditorial avec les événements que vous allez faire et ceux de vos concurrents.
C’est le meilleur moyen pour programmer ses événements et ne pas voir à la dernière minute qu’un concurrent ou qu’un prescripteur a aussi choisi cette date.
Vous pouvez également faire un événement un jour donné de la semaine, par exemple les « jeudis des médias sociaux » ou les « jeudis du développement commercial ».
Ça peut être par exemple tous les 15 jours ou tous les premiers jeudis du mois.
Cela permet d’une part d’avoir un rendez-vous régulier avec vos lecteurs et d’échanger régulièrement avec eux et vous verrez au bout d’un moment que vous ferez des ventes, d’autre part il y a le fait que si quelqu’un rate un web-séminaire, il peut venir au suivant.
L’inconvénient c’est que cela vous obligera à créer du contenu régulièrement.
Vous pouvez bien sûr reprendre des articles, sujets, conférences… que vous avez déjà faits, mais le but n’est pas de vous paraphraser mais de faire quelque chose qui apporte de la valeur en plus, comme un cas pratique.
Vous devez publier ce contenu sur votre calendrier de web-séminaires, votre site internet, vos PowerPoint, vos fiches produit, etc pour permettre aux gens d’avoir des informations régulières.
Vous pouvez éventuellement mettre les replays sur votre site internet ou sur YouTube.
A noter : personnellement, je préfère toujours proposer dans l’email d’invitation au webinaire de recevoir le replay, si la personne n’est pas disponible. Cela réduit le nombre de présents en live, mais cela augmente le nombre d’inscrits. Pour inciter les personnes à assister en direct, vous devez rappeler qu’il pourront poser toutes leurs questions aux experts.
Pour faire son web-séminaire, il y a plusieurs horaires stratégiques pour capter un maximum d’audience :
- le matin quand ils arrivent au travail (9h30) pour ne pas demander de rentrer chez eux plus tôt,
- ou alors à 10h si votre cible est plutôt parisienne
- ou alors à la pause de midi (11h30)
- ou en début d’après midi (14h).
Mais d’expérience il y a des chances que les gens prennent une pause déjeuner en vous oubliant, soient ils sont en réunion et finalement ils ne viennent pas, soit ils oublient…
Si vous faites votre Web Séminaire le soir, veillez à ne pas le faire aux heures où les gens sortent du boulot (ex: 18 à 19h30) mais plus tard comme 20h après mangé, mais pas trop tard non plus.
Concernant les jours, personnellement je préfère les mardis ou jeudis, les lundis étant le début de la semaine et le vendredi la fin, le mercredi “le jour des enfants”.
3 – Faites attention à l’endroit de diffusion de votre Web Séminaire
N’oubliez pas de prévoir 2 semaines à l’avance votre réservation de salle de réunion.
Vérifiez que le Wifi ou le câble de la salle fonctionne correctement.
Généralement, je fais toujours 2 réservations de salle en parallèle quand je suis dans des bureaux professionnels car il y a toujours des gens qui sont en retard et qui rendent plus tard leurs salles, ceux qui squattent des salles.
4 – Intégrez un Web Séminaire dans un calendrier éditorial global
Il a 3 grandes phases dans l’organisation d’une promotion pour une sortie de produits, et le web-séminaire est un des points d’orgue.
La sortie d’un produit se déroule de la manière suivante :
– La première vague de ventes se déroule dans la première semaine qui annonce la sortie du produit (si vous mettez le produit en vente immédiatement).
Généralement, les ventes sont faites dans les 3 premiers jours, quand vous faites une promotion spéciale.
Normalement vous faites 10 à 20 % des ventes durant ces 3 premiers jours, ce sont vos meilleurs clients qui achètent le produit car ils sont déjà convaincus de la qualité de vos produits.
Donc n’ayez pas peur par exemple si vous ne faites que 10 % des ventes à la fin de la première semaine, c’est normal.
Vous pouvez aussi ne pas mettre en vente votre produit, et l’annoncer uniquement à la fin du Web Séminaire.
– 40 à 60 % des ventes sont dues à ceux qui achèteront lors de votre webinaire pour le lancement.
En effet à la fin du Webinaire, vous proposez une super promo spéciale réservée aux participants du Webinaire.
Si vous ne faites pas de “super promo” prix avec une durée limitée à 24h, vous aurez très peu de ventes… il est essentiel de proposer soit un prix, soit un bundle, soit un pack produit + services…
Cependant pour que vous ayez beaucoup de personnes inscrites, faut qu’elles entendent parler de l’événement plusieurs fois, et si possible par différentes personnes.
Cela permet de faire en sorte que le Web Séminaire soit considéré comme un “événement” exceptionnel à ne pas manquer.
– Ensuite pendant une à deux semaines suivant le Web Séminaire de lancement, vous avez des promos avec des prix qui augmentent.
Généralement vous demandez aussi le relais de vos partenaires qui peuvent être les blogueurs, des affiliés, des conférenciers, etc.
Durant cette phase, vous faites généralement 20 à 30 % des ventes.
A noter : Si votre Web Séminaire est très qualitatif, vous pouvez le rentabiliser en commercialisant le Web Séminaire, éventuellement en ajoutant un contenu bonus (vidéo, eBook…) !
4 – Les questions / réponses
Il est important de préparer en amont 2 ou 3 questions-réponses pouvant être posées le jour J par une personne de votre équipe afin de lancer les questions du public.
Car un problème avec le live, c’est qu’il faut qu’il y ait suffisamment de questions à la fin, sinon vous allez vous retrouver dans l’embarras…
Une bonne idée est d’avoir en amont des questions auxquelles répondre en ayant inclus cela dans la page d’inscription, dans l’email de confirmation d’inscription…
Le problème peut être la frustration des gens car plusieurs questions ne seront pas posées, vous pouvez simplement proposer d’y répondre par email par la suite.
La gestion du webinaire en live
Un webinaire peut être un moment stressant si à la dernière minute tout plante…
C’est pourquoi, il faut anticiper un maximum de problèmes, via des tests en amont, en commençant au moins 45 minutes en avance…
Demandez également à une personne de votre équipe de se connecter en client (afin de voir comment le webinaire se déroule), et une autre en “modérateur” (si le logiciel de webinaire vous le permet).
Cette organisation vous permettre de vous décharger totalement de la logistique.
Comme par exemple répondre aux personnes qui n’arrivent pas à se connecter, la réponse aux questions classiques comme “est-ce que je vais recevoir les slides” / “Je n’entends pas le son” / …
Sur votre PC, supprimez toutes les notifications et autres pop-ups…
Ce sont toutes ces notifications Teams, Outlook, Slack, Facebook, e-mail (notamment celles du type « je ne reçois pas les messages » ou « il y a un problème dans le webinaire» et qui apparaissent dans votre Outlook).
Vous pouvez les arrêter dans le “Tray” en bas à droite de Windows :
De même, avoir plusieurs fenêtres Google Chrome ralenti beaucoup un PC… réduisez au maximum le nombre d’onglets Google Chrome ouverts.
Supprimez les applications inutiles qui tournent en fond, pour cela appuyez sur CRTL + ALT + SUPP, et ouvrez le gestionnaire des tâches :
C’est TRÈS efficace si vous avez souvent des coupures, la visio-conférence qui s’arrête… car souvent ce n’est pas la connexion internet qui est mauvaise, mais votre PC qui rame à cause d’un manque de mémoire, ou d’accès au disque dur trop importants…
A noter :
- Vous pouvez aussi ajouter de la RAM à votre PC, ou mettre un disque dur SSD. Le disque dur SSD vous fera gagner énormément de performance pour moins de 200 €.
- Concernant la connexion internet, préférez les connexions filaires au WiFi car le WiFi est parfois de mauvaise qualité. Si nécessaire, achetez un câble de 20 à 25 mètres pour relier votre Box à votre PC.
- N’oubliez pas de vous connecter environ une demi-heure avant pour vérifier que tout se passe bien.
- Mettez votre portable en silencieux, mais consultez les SMS car il y a parfois des gens qui ont un problème.
- Ajoutez un panneau sur la porte de la salle du genre « N’ouvrez pas » ou « Attention, web-séminaire ».
- Lorsque je fais des démonstrations, j’aime bien avoir 2 écrans de PC, mon PC portable + un moniteur. Cela permet d’afficher uniquement 1 écran, l’autre pouvant contenir des conversations, des documents…
Une fois le web-séminaire commencé, coupez toutes les notifications et mettez votre smartphone en mode “Avion” et concentrez-vous sur l’animation.
Essayez d’avoir à côté soit un PC pour voir ce que voient les participants, soit demandez à quelqu’un à côté de se connecter (avec un casque) pour avoir une vision de ce qui se passe pour les auditeurs, par exemple en cas de coupure d’internet.
Imprimez aussi vos slides pour pouvoir les suivre pour savoir ce que vous allez présenter.
Mettez toujours les slides sur la solution de webinaires, et ne faites pas la présentation depuis votre PC car il y a parfois des retards avant que les gens ne voient les slides.
C’est beaucoup plus rapide quand les slides sont hébergés sur la plate-forme.
Évitez aussi de naviguer entre les différents écrans lors de la présentation, ayez tout sur 1 seul écran.
Egalement, sécurisez vos démonstrations en mettant des vidéos au lieu de faire des démos live, ou alors restez toujours dans votre script de démo.
Comment animer un webinaire ?
Ce n’est pas parce que que vous ne voyez pas les participants, qu’il faut faire une présentation monotone.
Au contraire, il faut faire passer de l’émotion, de l’enthousiasme… lors de votre webinaire.
N’oubliez pas de sourire devant la caméra, vous devez imaginer que quelques personnes sont devant vous.
1 – Mettez un peu d’humour et d’énergie dans votre webinaire…
Dans les trucs et astuces pour faire un bon webinaire, il est important de mettre un peu d’humour, car vous aurez des personnes en face de vous pendant 45 minutes ou une heure… il ne faut pas qu’ils s’ennuient !
Bien entendu, il ne faut pas perdre toute votre crédibilité en racontant des blagues, mais il est important de mettre quelque chose de fun pour que les gens sentent que vous êtes détendu.
Cela peut être dans les visuels ou dans les exemples que vous donnerez.
Par exemple vous pouvez choisir des illustrations sur les sites d’images libres de droits 100% gratuits comme Pexels, Unsplash…
Mais il ne faut pas hésiter à acheter une image (au moins sur la première slide) comme sur istockphoto, DreamStime …afin de choisir une illustration qui n’a pas été vue et revue des dizaines de fois :
Par exemple, j’ai acheté toute une série d’images avec des pirates pour illustrer mes présentations sur le Growth Hacking
Cela vous permettra d’avoir un webinaire plus agréable à suivre.
De même vous, les personnes qui s’inscrivent à un webinaire s’attendent à avoir des exemples, des anecdotes… il faut donc préparer des cas pratiques et parler de vous et de vos expériences.
Les internautes ne sont pas là pour voir un webinaire générique, ils sont là pour avoir des retours concrets.
2 – Contextualisez votre webinaire selon votre auditoire
Autre chose qui marche bien : essayez d’avoir des exemples liés à votre auditoire.
Par exemple, il m’arrive souvent d’ouvrir les micros et de faire un peu de chat avant le début du webinaire pour voir qui sont les participants, leur secteur d’activité, etc.
Je commence par leur dire bonjour “Bonjour Fréd, Bonjour Martine…”, et ensuite je leur pose les questions auxquelles ils peuvent répondre par le chat :
- Dans quel secteur d’activité ils sont ?
- Quelles sont leurs attentes ?
- …
Durant le webinaire j’essaye ensuite de trouver des exemples dans leur secteur d’activité et qui leur parlent.
Si vous n’y arrivez pas, regardez le secteur d’activité qu’il y a dans les e-mails, le type d’entreprise, ou faites parfois appel aux attentes des candidats via le chat.
Cependant, n’improvisez pas trop, car c’est assez dangereux car vous sortez de votre script de démo donc risquez de vous planter et d’exploser le timing…
A noter : ne lisez pas trop souvent les messages du chat, vous allez être perturbé et vous allez vous embrouiller à coup sûr… Donc lisez un ou deux message à la fin de chaque grande partie, et indiquez que vous lirez toutes les questions à la fin du web séminaire.
3 – Le slide d’introduction et d’utilisation
Avant de faire votre présentation, n’oubliez pas d’avoir un slide avec le titre du webinaire, et éventuellement qui rappelle comment faire pour se connecter, en particulier l’audio.
Généralement, je mets au début le titre de la présentation, puis ces instructions.
Cela permet aux gens qui sont bloquées de savoir ce qu’il faut faire, car il s’agit souvent de problèmes de son.
Mais ce qui est encore mieux, c’est d’envoyer par email en amont un mini mode d’emploi en PDF pour être sûr que tout le monde n’aura pas des problèmes de son, d’active X qui ne s’installe pas…
N’oubliez pas le petit sommaire permettant de détailler ce qu’on verra et les bénéfices qu’on va obtenir.
Vous pouvez demander à la fin s’il y a des choses qui n’ont pas été vues et qu’ils auraient aimées voir, et leur proposer de poser des questions.
C’est quelque chose d’intéressant car ça permet d’explorer tous les sujets que les gens voulaient aborder.
Le plus simple est de mettre un slide spécifique pour les questions-réponses, avec un point d’interrogation ou une marque visuelle pour que les gens sachent ce qu’ils doivent faire.
Pendant cette slide vous pouvez relire les questions du chat, ou celles que vous avez eu en amont.
4 – La Bio… pour asseoir votre expertise
Une chose importante pour les web-séminaires : travaillez votre biographie.
Elle ne doit pas être hyper longue, mais elle doit être là pour rassurer les gens et leur montrer que vous êtes un expert : « j’ai X années d’expérience, j’ai fait ceci et cela ».
Cela dure quelques dizaines de secondes et le but est de montrer pourquoi vous êtes un expert et pourquoi vous intervenez.
Cela permet d’éviter que les gens discutent ou soient en désaccord avec vos propos, où ne vous prennent pas au sérieux.
5 – Mettez en avant les présentateurs et les conseils plus que l’entreprise !
Si vous voulez que les gens viennent, présentez le webinaire comme une intervention de personnes (des experts, des spécialistes… et non une présentation d’entreprise ou de produits.
Avoir un “expert” ou quelqu’un de connu est une des clés pour avoir du monde. Il est donc important de présenter les présentateurs, leur parcours, etc.
De même lors de la présentation, demandez aux participants de poser des questions, de réagir… car il n’y a rien de pire que d’assister à un web-séminaire où les présentateurs ne font que parler.
Faites une pause de temps en temps : « on vient de finir la première partie, est-ce qu’il y a des questions ? » Ça permet d’éviter que les gens ne quittent le web-séminaire.
Via les questions, les participants peuvent avoir des réponses liées à leurs problématiques.
Il est très important d’avoir de l’interactivité : car dans beaucoup de webinaires les gens font plusieurs choses à la fois… s’ils ne s’y intéressent pas ils vont faire autre chose en même temps…
Lors de la présentation, mettez toujours des anecdotes sur vous, et vos clients. C’est très important car les personnes se sentiront tout de suite concernées et elles arriveront à se projeter.
Il est donc important de faire de petites pauses, éventuellement mettre une vidéo ou changer les participants.
Cela permet de réveiller l’audience et d’éviter la monotonie.
En effet est important que la personne puisse partir avec des idées, fonctions… qu’elle puisse mettre en application tout de suite après le Web-Séminaire.
Si vous ne faites que de la théorie, ça ne marchera pas… Il est très important de donner des trucs et astuces à mettre en application immédiatement.
De plus en indiquant 2 ou 3 trucs et astuces “originaux”, votre auditoire voudra en avoir plus…
Vous pourrez ainsi ensuite vendre une méthode plus complète, vous pourrez aussi les coacher pour aller encore plus loin dans le concret.
Cette interactivité peut aussi se retrouver en faisant travailler votre audience, vous pouvez par exemple
- Donner 30 secondes aux gens pour réfléchir à un problème ou à prendre des notes
- Demander si une personne n’a pas un exemple à partager dans le chat
- A poser une question dans le chat
- …
Une autre bonne astuce consiste à faire un sondage soit avec les outils intégrés, soit avec un outil comme Klaxoon.
Et pour finir, et vraiment toucher les personnes, faites un questionnaire avant le webinaire, demandez-leur ce qu’ils veulent savoir, et vous pouvez répondre à ces questions à la fin.
6 – Prévoyez toujours des informations pour les Pros et pour les débutants…
N‘hésitez pas à allier astuces pour les “Pros” et astuces pour les “débutants”.
En effet souvent on anime des webinaires mais on ne sait pas quel est le niveau de la personne qui assiste au Web Séminaire.
Le plus souvent ce sont des populations mixtes, et sauf à le préciser dans le titre du Web Séminaire (ex: astuces pour les débutants, techniques avancées…), on ne peut savoir à l’avance qui va assister au Web Séminaire.
Pour satisfaire tout le monde, je fais toujours quelque chose de simple puis je propose quelque chose d’avancé pour les experts.
Cela vous permet de donner de l’information intéressant à tout le monde, sachant qu’il faut préciser en amont à qui s’adresse le séminaire pour éviter les déceptions…
7 – Demandez aux participants de réagir en ligne
Cela permet de de maintenir l’attention des participants, vous pouvez aussi demander aux personnes présentes de partager leurs expériences (ex: est-ce que certaines personnes peuvent aussi nous faire part de leurs retours sur l’utilisation de XXX).
Quand vous avez des pros qui écoutent et qui s’ennuient, ils quittent le webinar.
Un bon moyen de les garder attentif, c’est de leur demander leur avis.
En live ou lors d’un webinar, cela donne aux gens l’impression de ne pas être venus pour rien car ils peuvent parler de leurs problèmes.
Félicitez aussi les personnes qui répondent aux questions afin de les motiver à continuer.
Faites parfois des mini-pauses : « tadam ! », « attention, on va y arriver », etc.
Cela permet de rythmer la présentation.
Il peut même être intéressant de faire une pause ” à vous de travailler”, “réfléchissez là-dessus pendant 30 secondes”.
Tout cela permet d’ajouter de l’interactivité.
C’est très fort et ça marche vraiment bien, et ça permet aux gens d’apprendre aux gens à faire des choses liées à leur secteur d’activité.
A noter :
- souvent les gens posent des questions très “débutants”, ou reposent des questions auxquelles vous avez déjà répondu… Dans tous les cas répondez toujours, même si c’est une évidence.
- s’il y a beaucoup de questions, faites le tri dans les questions les plus intéressantes, et indiquez que vous répondrez par email (ou dans un forum ou dans un groupe) aux questions non répondues lors du Web Séminaire.
- si une question est dérangeante, n’y répondez pas ou proposez d’y répondre en privé “car cela n’intéresse pas tout le monde”.
N’hésitez pas à utiliser le chat pour engager la discussion avec les participants au webinaire, cela va non seulement les inciter à utiliser le chat, mais vous allez aussi entrer en mode “conversationnel”.
Par exemple, lorsque vous parler d’un outil, d’un site web… qui n’est pas dans les slides, tapez le dans le chat, cela permet aux personnes de récupérer le texte.
A noter :
- Vous pouvez par avance définir quelques informations que vous donnerez uniquemenet via le Chat (et qui ne seront pas dans les slides) afin d’inciter à l’usage du chat.
- Rappelez régulièrement qu’il y aura une session de Questions / Réponses à la fin du webinaire afin que l’auditoire puisse y réfléchir dès maintenant.
8 – Le Web Séminaire doit se terminer par une promotion claire et exclusive
À la fin du webinaire, n’oubliez pas de mettre votre promotion exclusive qui doit être réservée à ceux qui participent au webinar et valable pour une durée limitée.
Par exemple, vous pouvez indiquer dès le départ du webinaire qu’il y aura une offre spéciale, une surprise… pour les personnes qui resteront jusqu’à la fin.
Suite au Web Séminaire, vous pouvez envoyer les slides aux personnes inscrites et qui n’ont pas participé et éventuellement un enregistrement avec une autre promo mais moins intéressante.
A noter : si vous avez un problème de son, de direct…refaites à nouveau l’enregistrement pour que ce soit plus propre.
9 – Attention à ne pas mettre trop de texte sur vos slides ou réaliser une version diffusable et une version “live”
Sur vos présentations, faites attention à ne pas mettre trop de texte.
Le danger est que les gens lisent vos slides. Il vaut mieux mettre une image ou une capture d’écran.
Le fait de ne pas avoir un texte à lire permet aux gens de découvrir autrement ce qui va se passer et de faire plus attention.
Vous pouvez éventuellement faire apparaître le texte au fur et à mesure, ou envoyer à la fin une checklist ou des slides avec plus de détails.
A noter : beaucoup de personnes préfèrent utiliser de slides très “allégées” en texte afin que ne pas lire le texte ou que les internautes ne lisent tout avant que vous le disiez. Personnellement je suis plutôt pour un mi-chemin. C’est dire des créer des slides qui se lisent sans la vidéo, mais sans trop de texte. Cela permet aux personnes de reprendre les slides après le webinaire pour s’en rappeler, et cela permet aussi aux personnes qui n’ont pas assisté de lire rapidement l’essentiel.
10 – Imprimez vos slides pour un fil conducteur plus fluide
N’oubliez pas d’imprimer les slides avec 6 à 9 slides sur une page.
Vous pouvez également mettre en détail des exemples, des mots-clés et phrases que vous utiliserez sur un petit plan que vous écrivez.
Cela vous permettra d’être plus efficace et ça vous servira de fil conducteur.
De même si vous faites une erreur, ne vous excusez mais expliquez pourquoi c’est une erreur.
Ce n’est pas si grave, ça montre que vous n’êtes pas une machine.
11 – Utilisez votre souris pour mettre en évidence les éléments clés
Il faut utiliser la souris pour indique ce que les gens doivent regarder.
Lorsque vous présentez des slides, mettez toujours en avant les choses importantes, en les surlignant, en mettant les en gras, en mettant une animation ou avec un mouvement de la souris.
Si votre solution de webinaire le permet, vous pouvez utiliser une sorte de stabylo ou un crayon qui surligne le texte comme on le ferait au tableau blanc.
A noter : n’en abusez pas trop non plus, sinon cela devient rapidement illisible… Avec ces indications, les gens qui sont seuls devant leurs écrans sauront où vraiment regarder. Il y a souvent un délai entre ce que vous voyez à l’écran et ce vos auditeurs voient, donc vous pouvez commenter un slide, alors qu’ils sont toujours sur le précédent, et passer au suivant avant qu’ils ne le voient.
12 – La slide de conclusion & de plan d’action doit inciter les personnes à agir
Il ne faut pas oublier de soigner la slide de conclusion en présentant ce qu’il fallait retenir, et qui est bien entendu en liaison avec votre offre.
Ces 4 ou 5 lignes synthétisent tout ce qu’il fallait retenir, avec le problème et la solution (votre produit) :
J’aime aussi rajouter une dernière slide avec “Le plan d’action”, qui incitent les personnes à passer à l’action avec une liste de choses à faire d’ici 1 mois, dans 3 mois et dans 6 mois.
Cela permet de rendre concret ce qui a été dit auparavant, et d’enclencher une dynamique d’action :
Comment faire la promotion de votre Webinaire ?
Il faut compter 3 bonnes semaines minimum entre la première annonce sur le webinaire et la diffusion.
3 semaines permettent aux auditeurs de réserver la date dans leur agenda, sans pour autant l’oublier, et vous avez tout juste le temps mettre en place un dispositif de promotion efficace (voir cet article dédié avec tous les outils pour avoir des inscrits à vos webinaires).
Personnellement, j’aime bien commencer la communication 1 mois avant.
Sachant qu’il est essentiel de faire des relances, selon une étude de N24 les inscrits se répartissent selon le cadencement suivant :
- 16 % s’enregistrent 3 semaines avant
- 26% entre 1 et 2 semaines
- 30% la dernière semaine
- 28% le dernier jour
Voici ci dessous quelques conseils pour réussir la promotion de votre wébinaire.
1 – Vous devez avoir une liste de prospects intéressés par le sujet
Il est important de créer en amont du contenu sur la thématique abordée pour “préparer” votre audience, le SEO et faire du teasing.
Par exemple, vous pouvez créer au cours des 2-3 mois précédents une série d’articles dessus.
Plus vous commencez tôt, mieux c’est…
Ça vous permettra de vous positionner sur ces mots-clés, d’attirer une partie des gens et de préciser dès le départ « retrouvez-nous pour en savoir plus lors d’un webinaire exclusif ».
Vous pouvez aussi proposer un e-book à télécharger, ce qui vous permettra de créer une liste en amont.
On l’avait fait pour la formation vidéo “Bloguer Comme Un Pro” : on avait sorti un e-book plusieurs mois à l’avance avant de sortir notre formation, et on avait fait un web-séminaire.
Ce guide s’appelle “21 jours pour Bloguer Comme Un Pro”
Bien entendu, vous mettrez votre guide gratuit à télécharger dans tous les articles, infographies, vidéos… que vous allez mettre en avant.
Le but est de créer une liste de prospects “chauds” le plus rapidement possible.
Si vous n’avez pas le temps, vous faites une série d’articles sur cette thématique en amont de l’acte d’achat, qui ne sera pas un doublon de votre séminaire mais qui vous servira de base pour préparer votre contenu.
Vous pouvez aussi faire des infographies, des études, des animations vidéo…
Le tout est d’avoir un planning de création de contenu, et éventuellement de réutiliser du contenu d’un média à l’autre.
Pour “Bloguer Comme Un Pro”, nous avons prévu toute une série de contenus distillés régulièrement, et qui ont commencé à intéresser les personnes évoluant dans cette thématique.
À la fin, on avait du contenu à envoyer sur Twitter, Facebook, etc ou à faire relayer par les influenceurs.
A noter : en faisant appel à des intervenants extérieurs, vous pourrez récupérer un peu de leur audience s’ils communiquent sur leurs newsletters, sur leurs comptes sur les réseaux sociaux… Mais il est essentiel de le demander en amont de l’intervention. En effet, de nombreux influenceurs se content parfois de relayer vos contenus sans faire un effort significatif.
2 – Faites monter la pression pour créer l’envie !
Si votre Web Conférence est un vrai événement, il est intéressant de préparer une ou plusieurs vidéos teaser.
Vous pouvez faire soit un vrai teaser avec des captures d’écran, soit un petit teaser ou un screencast expliquant ce que vous allez voir, pour donner envie ou encore une animation vidéo.
Vous pouvez aussi faire un teaser où vous vous filmez, seul ou avec des influenceurs et des participants.
Ce teaser est fait avant, lors de l’envoi des invitations, mais vous pouvez envoyer un dernier teaser une semaine avant pour parler de ce qu’on va découvrir.
Voici celle que j’avais fait 1 semaine avant la conférence Solopreneur via un live Facebook & Youtube sur ma terrasse :
Le principe est simple : il faut faire monter la pression crescendo pour attirer les gens.
Vous avez généralement toute une structure dans le contenu créé : les articles teaser que vous avez faits auparavant sur la thématique, ensuite vous dévoilez petit à petit les intervenants, vous pouvez aussi publier quelques slides, faire un dessin animé, etc.
Vous devrez faire aussi du teasing avec du contenu lié à votre thématique : infographies, vidéos, PowerPoint, images, articles de blog, études…
Il peut être intéressant de faire régulièrement de la promotion sur les médias sociaux avec par exemple des images, des photos des speakers, etc ou en faisant un live-tweet : une personne travaillant avec vous fat des tweets en direct sur la conférence.
Tout ceci vous permettra de donner envie à vos clients d’assister à votre événement
Vous devez bien entendu créer de l’envie sur les médias sociaux avec un hashtag que vous allez créer pour l’occasion.
Vous devez aussi voir qui sont les influenceurs qui pourront vous aider dans la promo.
Il est aussi possible d’utiliser BuzzSumo :
Ou encore SEMrush (essai gratuit 7 jours) pour identifier des blogs influents sur des mots clés:
Il peut s’agir de participants à votre Web Séminaire ou de personnes qui feront la promotion en recevant un pourcentage sur les ventes (les affiliés).
Après, vous pouvez faire de la publicité via Google Ads sur des blogs qui sont dans votre thématique grâce au réseau AdSense pour afficher sur des bannières de blogs très connus.
Le réseau adsense est le réseau de publicité de Google sur les sites de contenus (blogs…) :
Il est intéressant de faire des pubs Google Ads (sur le réseau AdSense, Youtube Ads) car ça permet d’être visible immédiatement sur certains mots clés, d’être présent sur les premières pages ainsi que sur les blogs et forums fréquentés par votre cible.
Bien entendu, le plus intéressant sera d’être présent sur les blogs des influenceurs car c’est là que vous aurez le plus d’efficacité.
Cela permet de gagner immédiatement en visibilité, même avec des sites qui ne sont pas encore vos partenaires.
Vous pouvez aussi lancer des campagnes Facebook Ads sur votre base d’emails (ceux qui ne lisent plus vos messages), ou sur des audiences.
Bien entendu, faites toujours attention à calculer votre coût de recrutement, votre coût d’achat, etc.
Cependant le plus efficace pour faire la promotion d’un produit reste l’emailing sur vos bases.
En effet autant un article de blog, une publicité… peuvent sont intéressantes pour créer de la notoriété, autant les ventes seront faites principalement par des emailings sur des bases de clients.
Donc si vous travaillez avec des influenceurs, demandez-leur de faire des e-mails sur les listes.
Ne vous contentez pas juste d’un article sponsorisé ou d’offrir une entrée gratuite au web-séminaire en échange d’une promo sur Facebook, Twitter.
N’oubliez pas qu’il faut au minimum 2 e-mails pour faire la promotion de votre web-séminaire.
Le premier annonce votre web-séminaire avec le sujet et le problème que vous allez résoudre, ainsi que les intervenants et les bénéfices.
Ensuite il y aura un second e-mail quelques jours plus tard avec un plan détaillé ou un bonus, et enfin il y a éventuellement le dernier e-mail avec un petit rappel pour ceux qui sont déjà inscrits avec l’heure de début et les informations de connexion, et un petit appel à l’urgence pour ceux qui ne le sont pas.
Après on peut ajouter d’autres, par exemple quelques minutes avant le début du web-séminaire.
Vous pouvez aussi mettre dans votre e-mail de relance des questions que les gens peuvent poser, un sondage, une session de questions-réponses, etc.
Ça permettra d’augmenter le taux d’inscription et le taux de participation.
Le taux de participation peut être grandement boosté si vous réduisez le nombre de champs dans votre formulaire.
Il faut généralement 2 à 4 champs maximum. Si vous êtes dans le B2C, c’est le prénom et l’e-mail, ce qui vous permettra d’envoyer des e-mails personnalisés.
Dans le B2B, vous pouvez éventuellement ajouter le nom de la société ou le numéro de téléphone.
De même utilisez des outils comme Linked Helper et Waalaxy pour envoyer quelques centaines de directs messages à vos contacts Linkedin.
3 – Utilisez le levier des influenceurs et des partenaires.
Le premier levier à utiliser, ce sont les partenaires (des entreprises non concurrentes avec une cible commune).
En effet, en co-animant un webinaire, vous allez mutualiser vos bases clients et bénéficier mutuellement de la bonne réputation de votre partenaire.
Le principe étant qu’ensuite, vous allez mutualiser les coûts, le fichier des inscrits…
Les influenceurs (blogueurs, podcasteurs, youtubers, prescripteurs, syndicats, associations…), sont d’autres leviers efficaces pour gagner en visibilité.
De mon expérience, les influenceurs co-présentateurs ne font pas une grosse promo quand ils ont une grande notoriété… il comptent surtout sur vous faire venir du monde.
Souvent, il fera surtout des relais sur les réseaux sociaux (Linkedin, Twitter…) et c’est relativement light en termes de prospects générés.
Il faut compter surtout sur votre liste de prospects, les abonnés à votre newsletter, les relais réguliers avec des communications régulières (à moins de payer l’influenceur pour son intervention, auquel cas vous pouvez intégrer une partie communication).
Si vous avez plusieurs co-présentateurs, n’hésitez pas à faire régulièrement un point d’avancement et pour caler les interventions et le dispositif de promotion.
A noter : mettez leur à disposition des modèles de des slides , c’est-à-dire que vous allez créer un modèle de slides sur PowerPoint que vous présenterez aux autres pour qu’il y ait des similarités entre les présentations.
N’oubliez pas aussi d’envoyer des emails à des influenceurs sur ce que vous faites ou de créer un groupe WhatsApp dédié au webinaire pour avoir le relais de communication.
Une bonne pratique est de faire un échange de visibilité : en échange d’un logo sur le site de l’événement, d’être cité… celui ci doit communiquer sur l’événement.
Vous pouvez aussi payer, par exemple payer un article sponsorisé à un influenceur (via Getfluence, RocketLinks…) en échange d’un article de blog, d’une publication…
4 – Pensez aux relances multicanaux (courrier papier, SMS, messages vocaux, Linkedin…)
Envoyer des emails et les publications sur les réseaux sociaux, c’est bien, mais cela montre ses limites.
A noter : Une astuce consiste à envoyer des emails aux noms des commerciaux, des chargés de compte, du DG… afin de varier de l’expéditeur marketing traditionnel.
Vous devez donc utiliser d’autres canaux de communication :
- SMS
- Messages vocaux sur les mobiles
- Phoning sur les VIP
- Courrier papier
- Messages directs sur Linkedin (via les comptes des commerciaux et du marketing), publicité Linkedin Ads…
- Notifications via le navigateur
- Message de chatbot Messenger
- Groupe WhatsApp & Telegram
- Le site web (pop-up, message dans les articles, publicité dans la barre latérale…)
- Message type pour les agents et commerciaux qui utilisent le Chat ou le téléphone
- Signature d’email personnalisée (cf cet article avec 23 logiciels du gratuit au payant)
- Retargeting des visiteurs de votre site web ou de la page d’inscription qui ne se ont pas inscrits via Facebook Ads
- …
Voici un exemple de signature d’email :
Je vous conseille d’événementialiser votre site web afin de capter l’attention des internautes (une pop-up dans les articles de blog d’une thématique…).
Vous pouvez aussi demander à vos commerciaux de partager le webinaire (éventuellement en proposant un challenge) :
- Par email à leurs contacts
- Lors des rendez vous client ou au téléphone
- …
Après il y a l’arme ultime : offrir quelque chose de physique aux participants du web-séminaire.
Le plus simple est bien entendu d’offrir un livre blanc ou les slides, mais rien ne vous empêche d’envoyer un petit cadeau comme une carte postale.
L’après Webinaire, un élément clé pour rentabiliser son événement
Lorsque le webinaire est fini, ce n’est pas la fin… mais le début !
Il faut battre le fer tant qu’il est chaud, et commencer la relance par email, téléphone…
1 – L’enquête de satisfaction post-événement…
N’oubliez pas de faire une enquête de satisfaction après l’événement.
Cela permet de mesurer la satisfaction et vous améliorer, mais aussi de détecter des projets (ex: voulez vous une démonstration, quels sont vos projets à venir…).
Ce questionnaire peut être fait avec :
– Google Forms
– SurveyMonkey
– Eloquant
– …
Vous pouvez aussi utiliser Sendinblue ou ActiveCampaign pour que les participants ensuite recevoir les slides de la présentation ou des informations inédites.
2 – La relance et la segmentation des participants au Web Séminaire
Vous pouvez devez créer une liste des participants dans votre CRM et dans votre solution d’emailing (ex : Sendinblue qui offre 3000 emails gratuitement sur ce lien) afin de les inciter à passer à l’action.
Dans votre solution d’emailing, vous pourrez pré-programmer les messages que recevront les gens en amont et en aval (manuel de connexion, rappels, remerciements…).
Préparez en amont de l’inscription les e-mails de confirmation d’inscription à votre séminaire, les e-mails de relance (une semaine avant, une heure avant et au moment même).
Cela vous permettra de relire les textes, d’optimiser les contenus…
Si vous avez pu entrer leur numéro de portable, ça vous servira énormément car vous pourrez envoyer un SMS à l’avance comme rappel pour assister au Web Séminaire.
Vous pouvez le faire avec sendinblue en quelques clics :
Cependant, en particulier si vous êtes dans le B2B, vous devez également faire de la relance téléphonique de vos prospects.
Pour cela vous pouvez :
- Soit prendre la liste des participants, et identifier ceux que vous allez appeler.
- Soit mettre en place un scoring pour obtenir les prospects les plus pertinents (ex: les ouvreurs et cliqueurs de vos emails, ceux qui ont une certaine taille d’entreprise…).
Personnellement, je recommande d’appeler au téléphone les prospects les plus pertinents, et de traiter les autres via du marketing automation (ex : une séquence de 3 à 5 emails suite au webinaire, un message vocal déposé sur un répondeur…) afin de les laisser acheter ou vous contacter.
Pour cela, vous devez créer une campagne marketing dans votre CRM, et avoir votre liste de personnes à appeler en priorité.
Je vous recommande en particulier ces 3 CRM pour gérer vos prospects :
- No CRM (essai gratuit ici) : une solution de CRM Française, conçue pour la prospection commerciale (moins de 10 € / mois / utilisateur).
- Pipedrive (essai gratuit sur ce lien) : un CRM très graphique et complet pour relancer vos prospects (moins de 15 euros / mois / utilisateur).
- Hubspot CRM (version gratuite en Français sur ce lien) : une solution de CRM tout en 1, qui permet de gérer l’activité commerciale, marketing et service client. C’est un outil très complet, qui va vraiment aligner le marketing et les commerciaux autour de la vente (version gratuite limitée en fonctionnalités et utilisateurs).
3 – Identifiez les sources de trafic et calculez votre ROI
Quand vous faites un web-séminaire, il est important de savoir ce qui vous amène le plus de trafic.
Vous pouvez bien sûr mettre en place des liens spécifiques avec Google URL Générator :
Vous pouvez aussi lancer un programme d’affiliation relativement simple, en identifiant qui vient au séminaire et rémunérer les personnes en conséquence.
Tout ceci vous servira à rémunérer les personnes, mais ça vous sera aussi utile personnellement : vous verrez immédiatement ce qui a marché entre vos tweets, vos articles de blogs, votre e-mailing, etc pour ensuite optimiser les actions.
En conclusion, réussir un webinaire, c’est simple ?
Un webinaire permet de créer l’événement et d’avoir toute l’attention de vos prospects durant 30 à 45 minutes.
Il ne faut donc pas manquer cette occasion, et en retirer un maximum que cela soit pour attirer des inscrits, les convaincre, et ensuite exploiter ce contenu.
Si votre contenu est Top, vous pouvez le repackager et le réutiliser pour d’autres actions marketing (ex: un ebook, une formation vidéo…).
C’est une solution intéressante pour capitaliser sur le temps et les efforts utilisés par votre webinaire.
