Chaque employé devra, à un moment donné, affronter l’exercice périlleux de l’entretien annuel d’évaluation. C’est un moment crucial tant pour les salariés que pour les managers, qui doivent respecter des règles précises pour en tirer le meilleur parti.
L’entretien individuel est un exercice délicat, tant pour le collaborateur que pour le manager. Le manager doit rester neutre et objectif, tandis que le collaborateur doit surmonter son stress pour s’exprimer librement. C’est pourquoi il est essentiel de bien préparer cet entretien afin qu’il soit productif pour les deux parties.
Qu’est-ce qu’un entretien individuel ?
Connu sous différentes appellations telles que l’entretien d’évaluation annuel, l’entretien de performance ou l’entretien d’appréciation, cet échange privilégié entre un manager et un collaborateur offre une occasion unique de faire le bilan de la période écoulée. Il permet d’évaluer à la fois les compétences professionnelles de l’employé et son bien-être.
Pour le manager, c’est l’occasion de renforcer son rôle de leader et de stimuler la performance individuelle des collaborateurs. C’est également le moment idéal pour communiquer sur les valeurs de l’entreprise et les éventuels changements importants à venir au sein de l’équipe ou de l’entreprise.
Les collaborateurs peuvent profiter de cet entretien pour faire des remarques et des suggestions sur l’organisation et les méthodes de travail, ainsi que pour demander une augmentation ou une promotion.
Les sujets abordés lors de l’entretien individuel
L’entretien individuel est un moment privilégié pour faire le point sur les missions et le travail du collaborateur. Voici les principaux sujets souvent abordés :
- L’évaluation du travail fourni et la réalisation des objectifs de l’année passée
- La définition des nouveaux objectifs pour l’année à venir
- L’appréciation des compétences et les axes d’amélioration
- Les formations suivies et celles à envisager
- Les demandes d’augmentation ou de promotion individuelle
Comment bien préparer l’entretien individuel
Il est essentiel pour le collaborateur de connaître à l’avance la date de l’entretien individuel. Bien que la plupart des entretiens aient lieu en fin d’année, chaque entreprise est libre de choisir le moment qui lui convient le mieux. Il est également important de prendre en compte les sujets fréquemment abordés. L’entretien porte-t-il uniquement sur les conditions de travail et la performance de l’employé, ou est-il possible de discuter d’une promotion en même temps ? Il est donc essentiel de se poser ces questions pour aborder sereinement l’entretien individuel.
L’entretien individuel permet au salarié de découvrir comment son manager le perçoit et de revenir sur les réalisations de l’année écoulée. Il est donc important de prévoir environ 1 heure et demie pour obtenir des réponses claires.
Préparation côté collaborateur
L’entretien annuel n’est pas le moment de réfléchir sur ce qui a été fait, mais de le valoriser. Il est donc important de fournir une liste exhaustive de ses réalisations. Si des problèmes sont survenus dans l’exercice de ses fonctions, c’est le moment de les signaler. Toutes ces informations seront ensuite synthétisées et serviront de base solide pour les échanges.
Lors de cet entretien, le collaborateur doit être en mesure de justifier si ses objectifs ont été atteints ou dépassés. Dans le cas contraire, il est important d’expliquer les situations complexes qui ont entravé le succès des missions. C’est également le moment de proposer des solutions, telles qu’une demande de formation pour développer ses compétences.
Préparation côté manager
L’entretien annuel d’évaluation est l’occasion de rappeler les objectifs fixés en début d’année. Il est important de discuter des succès et des échecs avec son collaborateur. Pour cela, il est recommandé de consulter les évaluations précédentes.
Les critères d’évaluation peuvent être quantitatifs et/ou qualitatifs. La clarté des objectifs dépend de la motivation de l’équipe. Si la fixation des objectifs relève de la stratégie de la direction, il est préférable d’impliquer le collaborateur dans le processus afin qu’il l’accepte et le comprenne mieux.
Il est également essentiel de fixer des objectifs mesurables pour évaluer les résultats de manière objective. Ces objectifs doivent être accessibles à tous, à la fois ambitieux et réalistes, et adaptés aux compétences de chaque collaborateur. Le manager peut utiliser une grille d’évaluation ou s’appuyer sur un modèle d’entretien individuel pour faciliter cette étape.
Les questions à poser lors de l’entretien individuel
Pour que l’entretien individuel soit pleinement efficace, il est important de poser les bonnes questions. Les questions trop générales ou génériques ne seront pas productives et laisseront le collaborateur et le manager sur leur faim. En posant des questions ciblées, le manager pourra mieux comprendre les performances individuelles, les objectifs et les motivations du collaborateur.
Exemples de questions sur les performances :
- De quelles réalisations de ce trimestre êtes-vous le plus fier ?
- Quel est le bilan de l’année ? Quels objectifs avez-vous atteints ? Quels objectifs ont échoué ?
- Qu’est-ce qui vous motive à faire votre travail ?
- Que pouvons-nous faire pour rendre votre travail plus agréable ?
- Quelles sont vos conditions de travail idéales pour être le plus productif ?
- Comment votre manager vous a-t-il aidé à atteindre vos objectifs au cours des derniers mois ?
- Que diraient vos collègues ou vos clients de leurs interactions récentes avec vous ?
Exemples de questions sur les points forts du collaborateur :
- Quelles sont les forces personnelles qui vous aident à faire efficacement votre travail ?
- Qu’est-ce qui fait de vous la meilleure personne pour votre poste ?
- Quelles compétences possédez-vous et que nous pourrions utiliser plus efficacement ?
- Quel type de travail vous vient le plus facilement ?
Exemples de questions sur les points d’amélioration :
- De quels objectifs ou réalisations étiez-vous le moins fier ? Pourquoi ? Comment ferez-vous les choses différemment à l’avenir ?
- Sur quoi comptez-vous vous concentrer dans le prochain trimestre pour améliorer votre expertise ?
- Que puis-je faire pour vous aider à mieux atteindre vos objectifs ?
Exemples de questions sur le poste occupé :
- Quelles responsabilités ou tâches professionnelles appréciez-vous le plus ? Lesquelles appréciez-vous le moins ?
- Comment pensez-vous que votre poste aide l’entreprise à réussir ?
- Qu’est-ce que vous aimez le moins dans votre poste actuel ? Que changeriez-vous ?
- Qu’est-ce qui vous plaît le plus dans le fait de travailler pour cette entreprise ?
Exemples de questions sur les perspectives d’avenir envisagées :
- Quelle sera votre prochaine étape dans cette entreprise ? Comment vos responsabilités évolueront-elles ?
- Quelles opportunités de croissance professionnelle aimeriez-vous explorer ?
- Quel type d’évolution de carrière est le plus important pour vous ?
- Quels sont vos objectifs les plus importants pour le prochain trimestre ?
- Qu’espérez-vous faire au sein de l’entreprise d’ici un an ? Dans cinq ans ?
Pour conclure l’entretien individuel, il est important de fixer des échéances et des objectifs clairs pour les prochains mois. Par exemple :
- Notre prochain entretien individuel aura lieu le [date].
- En attendant, j’aimerais que vous vous concentriez sur [objectif].
- Préparez-vous à notre prochain rendez-vous le [date] pour discuter de vos progrès.
Les clés d’un entretien individuel réussi
Pour éviter que l’entretien individuel ne soit source de stress ou de démotivation, voici trois conseils à suivre :
1. Préparez bien votre entretien individuel
La préparation de l’entretien individuel est essentielle. Le manager doit choisir des questions pertinentes, tandis que le collaborateur doit réfléchir aux points forts qu’il souhaite mettre en avant.
2. Soyez transparent et objectif
L’entretien individuel est une occasion de favoriser un développement positif. L’attitude adoptée doit être professionnelle en toutes circonstances, même en cas de conflit entre le manager et le collaborateur. La transparence et l’objectivité sont deux éléments clés pour garantir une attitude irréprochable.
Transparence
La transparence des échanges est essentielle pour réussir l’entretien individuel. Aucun sujet ne doit être tabou, tant que les deux parties se respectent mutuellement. Le manager doit impliquer le collaborateur dans l’évaluation en l’amenant à faire son propre bilan et son autocritique. Si le collaborateur a des suggestions intéressantes, l’entretien individuel est le moment idéal pour les partager. Cela peut inclure des formations pertinentes dont les équipes pourraient avoir besoin. Si le collaborateur identifie des lacunes, il ne devrait pas hésiter à les signaler à son supérieur.
Objectivité
Il est essentiel d’analyser objectivement l’année écoulée sur le plan professionnel. Il est important de prendre en compte les succès, mais aussi les échecs. Valoriser uniquement les réussites remet en cause le professionnalisme. Il est donc nécessaire d’aborder objectivement les relations avec les collaborateurs, les prospects, les clients et les supérieurs hiérarchiques. En discutant de sujets sensibles, il est plus facile de trouver des solutions concrètes et productives.
3. Proposez des solutions constructives
L’entretien annuel est avant tout un échange. Il est donc essentiel d’écouter et de proposer. La maîtrise de ces deux aspects permet aux collaborateurs et aux managers de contribuer ensemble à l’évolution de l’entreprise.
Écoute
Le manager peut avoir des observations à faire tout au long de la discussion. Il est de la responsabilité de l’employé de l’écouter attentivement, sans l’interrompre. Prendre des notes peut être utile pour revenir sur les points importants. En écoutant de manière attentive, l’employé évite les situations conflictuelles et peut trouver des solutions.
Sens de l’initiative
Il ne suffit pas d’écouter sans rien dire. Il ne s’agit pas non plus de contredire systématiquement le manager ou de toujours être d’accord avec lui. L’objectif est plutôt de donner son avis personnel. Si le collaborateur est critiqué, il doit être en mesure de fournir des explications pertinentes, sans agressivité. Il est également important de proposer des solutions concretes pour résoudre une situation délicate.
Diversifiez les méthodes d’évaluation pour plus d’efficacité
L’entretien individuel est un moment privilégié pour discuter des attentes mutuelles entre le manager et le collaborateur. Cependant, pour être pleinement efficace, il est recommandé d’organiser plusieurs entretiens individuels tout au long de l’année.
De plus en plus d’entreprises ne se contentent plus de l’entretien annuel d’évaluation et mettent en place des systèmes d’évaluation continue. Ces feedbacks fréquents sont essentiels pour renforcer le dialogue, réorienter les objectifs ou prendre en compte des attentes particulières.
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Note : Cet article propose des suggestions et des pistes de réflexion pour mieux comprendre l’entretien individuel en entreprise. Il ne remplace en aucun cas l’avis d’un expert juridique. Consultez votre équipe juridique pour déterminer l’approche la plus adaptée à votre situation.
