La signature électronique est de plus en plus populaire, et à juste titre ! Découvrez dans cet article comment créer une signature en ligne en quelques secondes seulement.
Grâce à une solution sécurisée et facile à utiliser, les avantages de la signature électronique et son processus n’auront plus de secrets pour vous !
Comment signer des documents en ligne ?
Pour signer un document en ligne, il vous suffit d’installer une solution de signature électronique, de préférence souveraine et répondant à des impératifs de sécurité stricts.
Une fois la solution mise en place, vous n’avez plus qu’à charger votre document dans l’interface, intégrer vos signataires, démarrer la collecte des signatures (généralement automatique) et récupérer votre document signé au format PDF !
Pour plus de détails sur la création d’une signature électronique, nous allons maintenant vous expliquer les étapes de signature avec notre outil Oodrive Sign :
- Choisissez votre document et déposez-le dans Oodrive Sign.
- Ajoutez les signataires et choisissez le mode de signature (en face à face, à distance ou les deux si vous avez plusieurs signataires avec des besoins ou des impératifs différents).
- Oodrive Sign génère le PDF (ou le document Word ou tout autre format final souhaité) pour le(s) signataire(s). La solution collecte ensuite les signatures électroniques pour chacun des signataires.
- Notre tiers de confiance certifie et horodate le document, ses éventuelles annexes et l’identité de chaque signataire. Le document est ensuite scellé et archivé avec ses annexes et son dossier de preuve dans votre back office.
Pourquoi passer à la signature électronique
Quels sont les avantages de la signature électronique ?
La sécurité
L’un des principaux avantages de la signature électronique est sans conteste la sécurité qu’elle apporte à vos documents signés.
Tout d’abord, l’identification du ou des signataires est renforcée par un système de vérification sécurisé à ultra-sécurisé, en fonction du niveau de criticité de votre document.
En effet, chaque contenu nécessite un niveau de protection adéquat, c’est pourquoi il existe plusieurs niveaux de signature :
- Simple
- Avancé
- Certifié
- Qualifié
En plus de l’authentification vérifiée et certifiée, la signature électronique protège également le lien entre les signataires et l’acte.
Les documents ne peuvent plus être modifiés une fois signés, garantissant ainsi l’intégrité de l’acte.
Ces arguments sécuritaires sont validés par différentes certifications, notamment la conformité à la réglementation eIDAS, qui est un prérequis essentiel pour choisir une solution de signature électronique sécurisée.
La productivité
Le gain de temps associé à l’optimisation des coûts d’envoi, de traitement et de stockage renforce la productivité de vos équipes.
Retrouvez facilement vos documents signés ainsi que leur avancement dans votre back office, une interface sécurisée qui optimise votre gestion.
En plus de réduire le temps consacré à signer, envoyer et renvoyer vos contenus par courrier postal, vous gagnez en efficacité dans votre organisation.
L’écologie
En évitant les envois postaux, vous réduisez considérablement votre empreinte environnementale.
De plus, la dématérialisation de vos processus de signature vous permet de réduire la consommation de papier, contribuant ainsi à la préservation de la planète !
La réduction drastique des déplacements combinée à l’abandon du papier font de la signature électronique un argument écologique convaincant.
La mise en place d’une solution de signature électronique permet d’optimiser la gestion de vos processus de signature de manière significative.
En plus de gagner du temps, la signature en ligne vous permettra de réduire vos coûts de traitement.
De plus, puisque la dématérialisation des processus est déjà une réalité pour de nombreuses entreprises, le recours à la signature électronique deviendra rapidement une condition préalable ou du moins un accélérateur pour optimiser vos conversions.
