Signer un bail à distance peut être une solution pratique lorsque vous vous trouvez loin de votre futur logement. Mais comment procéder ? Est-il possible d’utiliser la signature électronique ? Dans cet article, nous vous expliquerons comment faire un bail de location à distance en toute sérénité.
Quelles sont les solutions pour faire un bail de location à distance ?
Que ce soit en raison d’un déménagement dans une ville éloignée, de la recherche d’un logement depuis l’étranger ou de contraintes d’emploi du temps, il existe plusieurs situations dans lesquelles vous pourriez avoir besoin de signer un bail à distance.
Mais comment procéder pour faire un bail de location sans rencontrer physiquement votre futur bailleur ? Voici quelques solutions qui s’offrent à vous :
- Signer le contrat de location de manière manuscrite et l’envoyer par voie postale ;
- Faire une procuration : un proche peut se rendre aux rendez-vous à votre place avec les documents nécessaires ;
- Utiliser la signature électronique pour signer le bail à distance.
Envoyer un contrat de bail par courrier postal est possible, mais cela peut être contraignant et source de stress. En effet, le bailleur et le locataire n’ont aucune obligation l’un envers l’autre tant que le bail n’est pas signé. De plus, le courrier peut se perdre en chemin, ce qui peut sembler long pour les deux parties.
La procuration est une option envisageable lorsque quelqu’un de plus proche du bailleur ou plus disponible peut se rendre au rendez-vous à la place du locataire. Il est cependant important de rédiger une lettre de procuration pour la personne qui signera le bail.
La signature électronique est souvent la solution la plus intéressante, surtout lorsque les parties ne se trouvent pas dans la même zone géographique. Pratique et facile à utiliser, elle simplifie considérablement l’échange de documents pour une signature rapide et sécurisée du bail à distance.
Est-il légal de signer un bail électronique ?
Depuis la loi n°2000-30 du 13 mars 2000, la signature électronique a une valeur juridique. Ainsi, il est tout à fait légal de signer un bail à distance par voie électronique lorsque vous avez trouvé un logement à louer.
Pour que la signature électronique soit considérée comme valable, il est important de respecter certains critères définis par les articles 1366 et 1367 du Code civil. La signature électronique doit être authentique et infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable. En d’autres termes, l’identité du signataire doit être vérifiée, la signature ne peut être utilisée que pour le document signé, le document signé ne peut être modifié et la signature apporte la preuve du consentement du signataire.
La valeur légale d’une signature électronique peut varier en fonction du niveau de sécurité choisi. La solution la plus couramment utilisée est celle de la clé privée, accessible uniquement par le signataire, par exemple via son téléphone portable. Il peut également être nécessaire de télécharger une pièce d’identité sur une plateforme sécurisée.
Le bailleur peut également opter pour la signature électronique qualifiée, qui nécessite un certificat et une clé de signature. Ce certificat de signature électronique est délivré par un prestataire certifié conforme au règlement eIDAS (Electronic Identification and Authentication Services).
Qu’en est-il des documents annexés au bail ?
Il est désormais autorisé, voire encouragé par la loi Élan de 2018, de recourir au bail électronique. Cette loi a étendu la dématérialisation aux annexes du contrat de location (extraits du règlement de copropriété, diagnostics techniques…) ainsi qu’à l’acte de cautionnement.
Ainsi, l’acte de cautionnement peut être rédigé de manière numérique, sans avoir à tout recopier à la main. Cette avancée a été complétée par l’ordonnance n°2021-1192 du 15 septembre 2021, qui autorise également le recours à la signature électronique sur l’acte de cautionnement.
Il est important de noter qu’une signature manuscrite scannée n’est pas considérée comme une signature électronique et n’a pas la même valeur légale.
Les avantages de la signature électronique pour signer un bail à distance
Recourir à la signature électronique et donc au bail numérique présente plusieurs avantages pour signer un bail à distance :
- Cela accélère et simplifie le processus de location, évitant ainsi la recherche d’un créneau commun pour se rencontrer et signer les papiers ;
- Le locataire peut prendre le temps nécessaire pour lire et étudier le bail avant de le signer ;
- C’est une solution écologique et économique, évitant le gaspillage de papier, les envois postaux et les frais de déplacement ;
- C’est une option sécurisante pour les deux parties, limitant le risque de désistement pour le bailleur et offrant une signature rapide et sécurisée pour le locataire ;
- Le bail électronique évite le risque de perte des documents envoyés par courrier, notamment dans le cas d’une colocation où chaque colocataire doit signer le bail à tour de rôle ;
- Après la signature, le bail électronique est stocké numériquement pendant plusieurs années, facilitant ainsi son accès pour les parties concernées ;
- La signature électronique est sécurisée et ne peut être modifiée ou falsifiée ;
- La rédaction du bail est simplifiée grâce à des formulaires guidés qui évitent de saisir manuellement les termes du contrat.
Comment faire un bail de location à distance en pratique ?
Pour créer votre bail numérique et utiliser la signature électronique, vous pouvez trouver des outils en ligne spécifiques.
Pour générer le contrat de location, le bailleur doit renseigner certaines informations clés, telles que les caractéristiques du logement, le loyer et les frais annexes, les conditions de location, ainsi que les informations relatives au locataire et aux garants.
Une fois ces informations saisies, il suffit de valider le formulaire et l’outil crée automatiquement un bail de location personnalisé. Le bailleur peut ensuite l’envoyer aux personnes concernées, locataire et garant, afin de signer le bail à distance grâce à un dispositif sécurisé.
Comment se déroule la signature électronique du bail en pratique ?
Généralement, le locataire reçoit un lien par e-mail lui permettant de consulter son bail numérique. Pour le signer, il doit indiquer un code unique et sécurisé qui lui est transmis par SMS.
Une fois la signature électronique apposée, le bail de location est verrouillé et horodaté. Il devient non modifiable et chaque partie peut le télécharger.
Il est également important de noter que les annexes du bail, telles que les diagnostics gaz et électricité et le règlement de copropriété, sont incluses dans le bail numérique. Elles sont signées en même temps que le bail, car la signature électronique s’applique à l’ensemble des documents.
La vigilance reste de mise lors de la réalisation d’un bail à distance
La signature d’un bail à distance ne dispense pas de la vigilance. Les bailleurs et les locataires doivent lire attentivement le contrat de location et s’assurer qu’il ne contient aucune erreur.
Il est important de vérifier les coordonnées, le montant du loyer, la durée du bail, les charges locatives, les clauses, etc. Ces informations sont transmises à l’État, il est donc essentiel de les vérifier avec attention.
Enfin, soyez particulièrement vigilant face aux arnaques à la location. Assurez-vous de recourir à un outil reconnu et sécurisé pour effectuer la signature électronique du bail.
N’oubliez pas que pour garantir la sécurité et la validité d’un bail à distance, il est essentiel de respecter les règles de la signature électronique et de faire preuve de vigilance dans la lecture et la vérification du contrat.
Au final, la signature électronique facilite grandement les démarches de location à distance, offrant un processus plus rapide, plus sûr et plus écologique pour tous les acteurs impliqués.
