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Il existe deux façons de “signer” un document : la méthode traditionnelle écrite et la méthode numérique.
Signature “écrite”
Pour cette méthode, vous devez numériser votre signature et l’insérer à l’endroit approprié dans le document.
Cependant, tout comme sa version physique, cette méthode présente un inconvénient majeur : elle ne garantit ni l’intégrité du document ni l’identité du signataire.
Signature numérique
La signature numérique peut être apposée soit sur le “bloc de signature” soit sur l’ensemble du document.
Bloc de signature
Pour préparer une zone de signature, rendez-vous dans le menu “Insérer” puis sélectionnez “Ligne de signature”. Un dialogue s’ouvrira vous permettant d’entrer différentes informations. Un grand “X” indiquera l’emplacement où votre signature sera placée.
Ensuite, vous pouvez “signer” en faisant un clic droit puis en choisissant “Signer…”. Vous pourrez alors insérer l’image de votre signature. Toutefois, pour que celle-ci soit enregistrée dans le document, vous devrez choisir un certificat. Un certificat est délivré par une autorité de certification et est associé à deux clés liées : une clé publique et une clé privée. La clé privée permet de déchiffrer ce qui a été chiffré par la clé publique, et vice versa.
Les informations textuelles présentes dans le bloc de signature sont chiffrées avec la clé privée, puis le résultat est attaché au bloc de signature. Ainsi, lorsqu’une personne souhaite vérifier la signature, le résultat précédent est déchiffré avec la clé publique et comparé aux informations textuelles. Si les deux correspondent, la signature est valide.
Document complet
Pour accéder à la signature sur l’ensemble du document, vous pouvez aller dans le menu “Fichier” puis choisir “Signatures numériques” ou “Propriétés” puis l’onglet “Général” et le bouton “Signatures numériques”.
La signature proprement dite se fait en cliquant sur le bouton “Signer le document”. Vous serez ensuite invité à sélectionner un certificat.
Dans les deux cas, vous aurez besoin d’un certificat. Les utilisateurs de MacOS X sont privilégiés, car ils peuvent créer des certificats en chaîne avec ceux d’Apple, qui sont associés à une autorité de certification reconnue (vous trouverez la liste dans l’onglet “Sécurité” puis “Certificat” des préférences des principaux navigateurs). Pour les autres utilisateurs, il faudra se débrouiller en achetant un certificat ou en le créant individuellement (avec la commande openssl sous Linux/Unix), avec le risque d’une alerte de sécurité en raison d’une autorité inconnue du navigateur.
N’oubliez pas qu’un certificat a un domaine d’application spécifique défini lors de la demande : il peut être restreint au chiffrement du trafic, à la signature de courriels ou de fichiers (et toutes les combinaisons possibles). Par conséquent, si un certificat est uniquement valide pour le trafic HTTPS, il ne sera pas utilisable pour signer un document.
Tant que vous n’aurez pas sélectionné de certificat, le bouton “Signer” restera désactivé. De plus, l’option “Outils” puis “Macros” puis “Signatures numériques” est réservée exclusivement à la signature des macros (afin de garantir qu’elles n’ont pas été modifiées depuis la version signée). Pour le document lui-même, veuillez vous reporter à la méthode décrite précédemment.
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