Jusqu’à maintenant, la seule façon légale d’exprimer son consentement ou son approbation au contenu d’un document était la signature manuscrite. À l’ère numérique, il est maintenant possible de signer des fichiers à distance. Cette pratique consiste à apposer ses initiales ou son nom sur un document électronique disponible en ligne. Toutefois, pour que cette action soit valide, il est important de respecter la réglementation en matière de signature électronique.
La signature électronique : définition et avantages
La signature électronique de document implique de signer des fichiers numériques. Elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite, étant donné qu’elle est irrévocable. Cette pratique est strictement réglementée par l’eIDAS depuis le 23 juillet 2014 et est transposée dans les articles 1366 et 1367 du Code civil français. Le signataire, également appelé auteur, dispose d’une identité numérique ou d’une certification de signature électronique qui peut être vérifiée grâce à la cryptographie.
La signature manuscrite est remplacée par une version électronique dans le but de faciliter les échanges administratifs et commerciaux. Cette pratique accélère la productivité des signataires en réduisant les déplacements physiques à l’étranger. De plus, elle garantit la sécurité, la traçabilité et l’archivage pérenne des fichiers. La signature électronique s’inscrit également dans la tendance de la dématérialisation des documents, qui représente un enjeu économique et écologique majeur pour les entreprises et les particuliers.
La création d’une signature électronique
Avant de signer un document numérique, l’auteur doit obtenir une identité numérique. Celle-ci est délivrée par un tiers de confiance, certifié par des organismes reconnus. L’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information délivre un visa de sécurité après avoir vérifié si le tiers respecte les obligations de sûreté et de confidentialité qui garantissent l’intégrité de la signature entre particuliers.
Cette attestation permet aux contractants d’échanger des documents numériques en toute sécurité. Pour que cet échange ait une valeur juridique, les fichiers doivent être intègres et ne pas subir de modification. La dématérialisation des contrats de marché public est également encouragée par la création d’un document unique de marché européen électronique en 2018. Sa certification est matérialisée par l’utilisation d’une clé USB spécifique qui répond aux normes RGS (référentiel général de sécurité).
Les étapes pour faire signer ses documents en ligne
Les particuliers ou les entreprises qui souhaitent demander ou effectuer une signature de documents numériques à distance doivent préalablement posséder un certificat électronique authentifiant leur identité, fourni par un tiers de confiance. Après avoir confirmé leur identité à l’aide d’un code reçu par SMS, le signataire reçoit et lit le document électronique à partir d’un logiciel de signature électronique sécurisé. Il lui suffit ensuite de confirmer et renvoyer le document pour que le logiciel enregistre la signature de manière irrévocable.
Une fois signés, les documents sont conservés dans un coffre-fort électronique sécurisé pendant 10 ans. De plus, leur enregistrement en ligne garantit leur traçabilité, enregistrant notamment la date de signature, l’identité des auteurs et les éventuelles modifications apportées au document. Grâce à ces procédures, la signature électronique accélère et sécurise les échanges contractuels.
