DocuSign est un outil de signature électronique qui permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent en simplifiant le processus de signature de documents. Mais qu’est-ce qu’une signature électronique, et pourquoi est-elle si importante?
Une signature électronique est une méthode légale de signer un document qui utilise une signature électronique plutôt qu’une signature manuscrite. Elle est devenue de plus en plus populaire ces dernières années, en grande partie grâce à sa commodité et à sa sécurité. En utilisant une signature électronique, vous pouvez signer des documents en ligne sans avoir à les imprimer, les numériser ou les envoyer par courrier.
Dans cet article, je vais vous guider à travers le processus de signature d’un PDF avec DocuSign. Nous allons commencer par une présentation de DocuSign et l’importance de la signature électronique, avant d’explorer les étapes nécessaires pour signer un PDF avec DocuSign. Enfin, nous examinerons les fonctionnalités avancées de DocuSign qui peuvent vous aider à automatiser vos flux de travail et à gagner encore plus de temps.
Commençons!
Comprendre la signature électronique
Qu’est-ce qu’une signature électronique?
Une signature électronique est un moyen de signer un document électronique de manière légale et sécurisée. Elle est souvent utilisée pour les contrats, les accords de non-divulgation et d’autres documents juridiques. Contrairement à une signature manuscrite, une signature électronique est créée à l’aide d’un logiciel qui utilise des algorithmes de chiffrement pour vérifier l’identité du signataire et garantir l’intégrité du document.
Comment fonctionne la signature électronique?
La signature électronique est souvent désignée comme “la signature biométrique” ou “la signature numérique”. Elle est créée en utilisant un logiciel de signature électronique qui utilise une combinaison de chiffres, de lettres et de symboles pour créer un code unique qui est associé à l’identité du signataire. Lorsque vous signez un document avec une signature électronique, le code est crypté et stocké dans le document, ce qui garantit l’intégrité et l’authenticité du document.
Les avantages de la signature électronique
La signature électronique offre de nombreux avantages par rapport à la signature manuscrite. Elle est plus rapide, plus pratique et plus écologique. Elle permet également de réduire les coûts liés à l’impression, à la numérisation et à l’envoi de documents. En outre, la signature électronique est plus sécurisée que la signature manuscrite, car elle utilise des algorithmes de chiffrement pour garantir l’authenticité et l’intégrité du document signé. Enfin, la signature électronique est légale et juridiquement contraignante dans de nombreux pays, ce qui en fait une alternative pratique à la signature manuscrite.
Créer un compte DocuSign
A. Comment créer un compte DocuSign
Pour utiliser DocuSign, vous devez d’abord créer un compte. Voici comment procéder:
- Rendez-vous sur le site Web de DocuSign.
- Cliquez sur le bouton “Essai gratuit” en haut à droite de la page d’accueil.
- Remplissez le formulaire d’inscription avec vos informations personnelles, y compris votre nom, votre adresse e-mail et votre mot de passe.
- Confirmez votre adresse e-mail en suivant les instructions envoyées à votre adresse e-mail.
Une fois que vous avez créé votre compte, vous pouvez commencer à utiliser DocuSign pour signer des documents électroniquement.
B. Les différentes offres de DocuSign
DocuSign propose une variété d’offres pour répondre aux besoins de différentes entreprises. Voici un aperçu des offres disponibles:
- DocuSign Personal: Cette offre est destinée aux particuliers qui ont besoin de signer occasionnellement des documents.
- DocuSign Standard: Cette offre est destinée aux petites entreprises qui ont besoin de signer des documents régulièrement.
- DocuSign Business Pro: Cette offre est destinée aux grandes entreprises qui ont besoin de signer un grand nombre de documents chaque mois.
- DocuSign Enterprise: Cette offre est destinée aux grandes entreprises qui ont besoin d’une solution de signature électronique personnalisée.
C. Les fonctionnalités de DocuSign
DocuSign propose de nombreuses fonctionnalités pour simplifier le processus de signature électronique. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus utiles:
- Importation de documents: Vous pouvez importer facilement des documents à signer dans DocuSign.
- Ajout de signataires: Vous pouvez ajouter les signataires de votre document et leur envoyer une invitation à signer.
- Ajout de champs de signature: Vous pouvez ajouter des champs de signature et d’autres champs de formulaire à votre document.
- Suivi de l’état du document: Vous pouvez suivre l’état de votre document et recevoir des notifications lorsque les signataires ont signé.
Comment signer un PDF avec DocuSign
Si vous êtes prêt à signer un PDF avec DocuSign, voici les étapes à suivre:
Comment importer un document
La première étape consiste à importer votre document sur DocuSign. Pour ce faire, vous pouvez soit glisser-déposer votre fichier, soit cliquer sur “Importer un document” dans le coin supérieur droit de l’écran. Vous pouvez choisir de télécharger un fichier depuis votre ordinateur, Dropbox, Box ou Google Drive.
Ajouter les destinataires
Après avoir importé votre document, vous devez ajouter les destinataires. Vous pouvez ajouter des destinataires en entrant leur adresse e-mail ou en utilisant les contacts que vous avez enregistrés sur DocuSign. Vous pouvez également ajouter des notes pour chaque destinataire ou définir des champs de texte.
Ajouter les champs de signature
Une fois que vous avez ajouté vos destinataires, vous pouvez ajouter des champs de signature à votre document. Vous pouvez ajouter des champs de signature, initiales, dates, tampons, etc. en faisant glisser et déposer les champs sur votre document. Vous pouvez également ajouter des champs de texte pour que les signataires puissent remplir des informations supplémentaires.
Envoyer le document
Une fois que vous avez ajouté les destinataires et les champs de signature, vous pouvez envoyer le document. Vous pouvez soit cliquer sur “Envoyer” pour envoyer le document immédiatement, soit planifier une date et une heure d’envo
Suivre le statut du document
Après avoir envoyé le document, vous pouvez suivre son statut en temps réel sur DocuSign. Vous pouvez voir qui a signé le document, qui l’a encore à signer et qui a refusé de signer. Vous pouvez également activer les notifications pour recevoir des alertes lorsque le document est signé.
En suivant ces étapes simples, vous pouvez signer un PDF avec DocuSign en quelques minutes seulement.
Les fonctionnalités avancées de DocuSign
DocuSign est un outil très puissant qui offre de nombreuses fonctionnalités avancées pour vous aider à gérer efficacement vos documents. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus avancées de DocuSign que vous pouvez utiliser pour améliorer votre flux de travail.
Les rappels de signature
L’une des fonctionnalités les plus utiles de DocuSign est la possibilité de définir des rappels de signature. Si un destinataire n’a pas signé un document dans un délai spécifié, DocuSign enverra automatiquement un rappel par e-mail pour les inciter à signer le document. Cela peut être très utile pour s’assurer que les documents sont signés en temps voulu.
Le mode collaboratif
Le mode collaboratif est une fonctionnalité qui vous permet de travailler avec d’autres personnes sur un document en temps réel. Vous pouvez voir les modifications que les autres apportent à un document en temps réel, ce qui facilite la collaboration.
La gestion des modèles
La gestion des modèles est une autre fonctionnalité avancée de DocuSign qui vous permet de créer des modèles de documents que vous pouvez facilement réutiliser. Cela peut être très utile si vous devez signer régulièrement des documents similaires.
L’automatisation des workflows
L’automatisation des workflows est une fonctionnalité avancée de DocuSign qui vous permet de créer des flux de travail automatisés pour gérer les processus de signature. Vous pouvez définir des règles pour déterminer qui doit signer un document, dans quel ordre et à quel moment. Cela peut vous aider à gagner du temps et à simplifier votre flux de travail.
En utilisant ces fonctionnalités avancées de DocuSign, vous pouvez gérer vos documents plus efficacement et signer des documents plus rapidement.
Conclusion
En conclusion, la signature électronique est un moyen pratique et efficace de signer des documents en ligne. DocuSign est l’un des outils de signature électronique les plus populaires, offrant de nombreuses fonctionnalités pour simplifier le processus de signature de documents.
Dans cet article, nous avons exploré comment signer un PDF avec DocuSign en détail, en suivant les étapes nécessaires pour importer un document, ajouter des destinataires et des champs de signature, et envoyer le document pour signature. Nous avons également examiné les fonctionnalités avancées de DocuSign, telles que les rappels de signature, le mode collaboratif, la gestion des modèles et l’automatisation des workflows.
En utilisant DocuSign, vous pouvez non seulement gagner du temps et de l’argent, mais vous pouvez également améliorer la sécurité et la légalité de vos documents. Alors, n’hésitez pas à essayer DocuSign dès maintenant et à commencer à signer vos documents en ligne en toute simplicité!
