Rembourser les notes de frais des salariés peut être fastidieux pour les employeurs. Entre les justificatifs, les factures, les avances de frais et les modes de remboursement, l’équipe financière jongle souvent avec de nombreux éléments. Cependant, il est possible de mettre en place un processus de remboursement simple et efficace pour économiser du temps et de l’argent. Dans cet article, nous vous présenterons les clés pour établir une bonne procédure de remboursement des notes de frais.
Définir une politique claire de remboursement des notes de frais
Toutes les dépenses effectuées par les salariés en déplacement ne donnent pas obligatoirement lieu à un remboursement. L’entreprise doit prendre en charge les dépenses liées au transport, à l’hébergement, aux repas et autres frais professionnels nécessaires à l’exercice de la mission. Il est important de garder à l’esprit les montants maximums que l’entreprise peut rembourser à ses salariés en déplacement, en respectant les barèmes spécifiques pour chaque type de dépense.
De plus, l’entreprise doit arbitrer entre le remboursement au frais réels et le remboursement forfaitaire. Chaque salarié peut avoir des besoins différents, il est donc préférable de consulter le salarié pour choisir le mode de remboursement qui lui convient le mieux.
Transmettre les notes de frais à l’équipe finance
Pour simplifier le processus, il est conseillé de créer une fiche standard de déclaration de notes de frais pour chaque entreprise. Cette fiche doit contenir toutes les informations nécessaires pour justifier les frais engagés, telles que la date, le montant, le prestataire, etc.
Le salarié peut choisir de transmettre la fiche de déclaration de notes de frais et les justificatifs correspondants soit en version papier, en les imprimant et en les signant, soit de manière dématérialisée. La solution dématérialisée permet de remplir un formulaire en ligne et de scanner les justificatifs. Cela permet un gain de temps considérable pour l’employeur.
Vérifier et valider la note de frais
Avant de valider la note de frais, il est essentiel de s’assurer que celle-ci respecte la politique de gestion des frais de déplacement de l’entreprise. De plus, il est important de respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSSAF, en veillant à ce que les dépenses soient strictement effectuées dans le cadre de la mission et qu’elles ne semblent pas disproportionnées par rapport aux biens ou services acquis.
Une fois tous les éléments rassemblés, le salarié soumet sa note de frais au responsable administratif et financier de l’entreprise, qui procède à sa validation. Si la note de frais ne respecte pas toutes les conditions requises, elle peut être corrigée par l’équipe finance afin d’éviter tout redressement fiscal.
Traiter et rembourser la note de frais
Une fois la note de frais validée, le responsable administratif et financier l’intègre dans les systèmes d’information de l’entreprise et procède au remboursement du salarié. Le remboursement peut être effectué à une date fixe chaque mois, par virement bancaire SEPA ou en étant ajouté en crédit sur la fiche de paie du salarié.
Moderniser et simplifier la gestion des notes de frais
La gestion manuelle des notes de frais peut être sujette à des erreurs. De plus, la procédure de traitement, de validation et de remboursement peut être complexe. Heureusement, il existe des solutions qui permettent de centraliser la déclaration des notes de frais sur une plateforme dédiée. Cela permet de supprimer les notes de frais papier et d’améliorer la vie quotidienne des salariés ainsi que celle de l’équipe administrative et financière.
En résumé, mettre en place un processus de remboursement des notes de frais simple et efficace, en définissant une politique claire, en transmettant les notes de frais correctement, en vérifiant et validant les dépenses, et en utilisant des outils modernes, permet d’économiser du temps et de l’argent.
