Rembourser les dépenses engagées par les salariés est souvent une tâche fastidieuse pour les employeurs. Les équipes financières doivent jongler entre les justificatifs, les factures, les avances de frais, les modes de remboursement, et bien d’autres choses encore. Pour éviter de perdre votre temps et votre argent (en moyenne, le traitement d’une note de frais coûte 53€), découvrez notre guide pour instaurer un processus de remboursement simple et efficace.
Définir une politique claire de remboursement des frais professionnels
Toutes les dépenses effectuées par un salarié en déplacement ne donnent pas systématiquement lieu à un remboursement par l’entreprise. En général, l’entreprise est tenue de rembourser les frais de transport lors des déplacements professionnels, les frais d’hébergement lorsque le lieu temporaire de travail est situé à plus de 50 km du domicile du salarié et que le trajet dépasse une heure et demie en transports en commun, les frais de repas (petits-déjeuners, déjeuners, dîners) lors des déplacements professionnels, ainsi que d’autres frais professionnels liés à la mission pour le compte de l’entreprise (achat de matériel, abonnements à des outils SAAS, etc.).
Il est important de garder à l’esprit les montants maximums que l’entreprise peut rembourser à ses salariés en déplacement. Chaque bien ou service donnant lieu à un remboursement est soumis à un barème spécifique, qui dépend également de la durée du déplacement.
Transmettre les notes de frais à l’équipe financière
Il est conseillé de mettre en place une fiche standard de déclaration des notes de frais pour chaque entreprise. Cette fiche devra récapituler toutes les informations nécessaires pour justifier correctement les dépenses engagées : date, montant, prestataire, etc.
Si vous optez pour une solution papier, le salarié devra imprimer la fiche de déclaration, la signer et y joindre impérativement le justificatif correspondant pour se faire rembourser les frais engagés.
A noter : un salarié ne pourra pas obtenir le remboursement de ses frais s’il n’est pas en mesure de fournir ses justificatifs.
Si vous préférez une solution dématérialisée, le salarié pourra remplir un formulaire en ligne et scanner son justificatif. Cette solution permet notamment d’inclure automatiquement les notes de frais et les remboursements dans les systèmes d’information de l’entreprise, ce qui représente un véritable gain de temps pour l’employeur.
Vérifier et valider la note de frais
Pour être validée par l’entreprise, la note de frais doit correspondre à la politique de gestion des frais de déplacements en vigueur. Elle doit également respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSSAF, c’est-à-dire que les dépenses doivent être strictement effectuées dans le cadre de la mission et ne doivent pas sembler disproportionnées par rapport au bien ou service acquis.
Une fois que tous les éléments sont rassemblés, le salarié soumet sa note de frais au responsable administratif et financier de l’entreprise, qui procédera à sa validation. Si la note de frais ne respecte pas toutes les conditions requises, elle pourra être corrigée par la personne en charge au sein de l’équipe financière. En effet, il serait risqué de traiter une note de frais ne respectant pas les règles et de se voir redressé par les services fiscaux.
Traiter et rembourser la note de frais
Une fois qu’elle est reçue, la note de frais peut être intégrée dans les systèmes d’information de l’entreprise et le salarié peut être remboursé. Il est primordial de respecter une procédure stricte de remboursement des notes de frais, surtout si elles sont nombreuses. En général, l’entreprise procède à leur remboursement à une date fixe, chaque mois, par virement bancaire SEPA. Il est également possible d’ajouter le remboursement sur la fiche de paie du salarié.
Moderniser et faciliter la gestion des notes de frais
La procédure de remboursement des notes de frais peut être complexe à mettre en œuvre, à suivre et à traiter au quotidien. Le traitement manuel des notes de frais et les différentes étapes du circuit de traitement, validation et remboursement peuvent entraîner des erreurs, certaines pouvant même faire l’objet d’un redressement fiscal pour l’entreprise en cas de contrôle.
Heureusement, il existe des solutions qui simplifient la déclaration des notes de frais grâce à une plateforme centralisée. Spendesk, par exemple, met à disposition des salariés des moyens de paiement permettant d’éliminer définitivement les notes de frais, améliorant ainsi leur quotidien ainsi que celui de l’équipe administrative et financière.
