Qu’est-ce que QuickBooks ?
QuickBooks est un logiciel de comptabilité conçu spécialement pour les petites entreprises. Il vous permet de gérer les devis, les factures, les revenus, les dépenses, la TVA, les impôts et toutes les autres tâches relatives à la gestion de votre entreprise. Vous pouvez également l’utiliser pour gérer les factures clients, générer des rapports de comptabilité analytique et même effectuer vos paiements d’impôts.
La gamme de produits QuickBooks offre plusieurs solutions adaptées aux besoins des entrepreneurs individuels ainsi qu’aux multinationales. Il est donc essentiel de choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise. Avant de vous engager, vous pouvez bénéficier d’un essai gratuit de 30 jours. Pendant cette période d’essai, vous aurez accès à toutes les fonctionnalités de QuickBooks et pourrez les tester en profondeur. De plus, aucune information de carte de crédit n’est requise lors de votre inscription.
Comment utiliser QuickBooks pour votre entreprise ?
Les entreprises utilisent QuickBooks comme une solution de gestion pour la facturation des fournisseurs et le suivi de leur trésorerie. Il permet également de produire des rapports analytiques mensuels et annuels. De plus, ce logiciel est utile pour gérer la TVA et d’autres taxes opérationnelles.
Gestion des revenus
Dans QuickBooks, vous pouvez gérer vos revenus en créant des factures pour suivre les ventes par client. Cette solution vous permet également de savoir en temps réel combien vos clients vous doivent, également appelé solde des comptes clients.
Gestion des factures et des dépenses
Lorsque vous connectez vos comptes bancaires et votre carte de crédit à votre compte QuickBooks, le logiciel effectue automatiquement le suivi de vos factures et dépenses. Toutes vos dépenses sont téléchargées et classées par catégorie. Si vous devez suivre des transactions en espèces, par chèque ou effectuées à partir de vos comptes bancaires, vous pouvez les enregistrer directement dans QuickBooks en quelques minutes seulement.
Dans la partie gestion, vous pouvez créer un devis et le transformer en facture lorsque les prospects s’engagent. De plus, cette version vous permet de payer vos factures fournisseurs à tout moment lorsqu’elles sont dues. Par exemple, vous pouvez créer un rapport sur les comptes créditeurs pour vous assurer que vous payez vos fournisseurs à temps. Ce rapport vous fournira en temps réel les détails des factures en cours ou en retard afin que vous puissiez les régler rapidement.
Gestion de la TVA
La gestion de la TVA peut rapidement devenir un cauchemar pour une entreprise. QuickBooks peut se charger de cette tâche à votre place en effectuant automatiquement les déclarations et enregistrements de TVA, conformément à toutes les règles requises. Grâce à l’automatisation de la gestion de la TVA, vous pouvez obtenir en temps réel l’état de vos taxes, ce qui vous permet de savoir exactement ce que vous devez au fisc ou, au contraire, l’argent qu’il vous doit.
Génération de rapports financiers et d’informations clés sur votre entreprise
En gérant tous vos mouvements bancaires dans QuickBooks, vous avez accès à plusieurs rapports qui fournissent des informations financières en temps réel sur votre entreprise. Tous les rapports sont préchargés et peuvent être générés en quelques clics seulement. Ils sont mis à jour automatiquement à mesure que des mouvements sont constatés sur vos comptes bancaires.
Ces rapports peuvent être utiles si vous devez fournir des informations financières à un investisseur potentiel ou à votre banque dans le cadre d’une demande de prêt ou de crédit pour petites entreprises. En plus des rapports sur les comptes clients et fournisseurs, vous pouvez générer les trois principaux rapports financiers pour évaluer la situation globale de votre entreprise à tout moment :
Rapport sur les pertes et profits
Ce rapport permet de mesurer la rentabilité de votre entreprise en récapitulant les recettes et les dépenses. Il indique le résultat net ainsi que les pertes pour une période donnée, par exemple une semaine, un mois ou un trimestre.
Rapport sur le bilan
Ce rapport indique l’actif, le passif et les capitaux propres de votre entreprise à un moment précis. Il est déjà préétabli dans QuickBooks au fur et à mesure que vous enregistrez des mouvements sur vos comptes bancaires.
État des flux de trésorerie
Vous pouvez également créer un état des flux de trésorerie dans QuickBooks afin de visualiser toutes les activités qui affectent l’exploitation, l’investissement, le financement ou la trésorerie de votre entreprise.
Traitement de la paie
QuickBooks propose également une fonction de calcul de paie pour vous aider à éviter les erreurs coûteuses et à assurer le paiement précis des salaires tous les mois.
Acceptation des paiements en ligne
Pour améliorer votre trésorerie, vous pouvez offrir à vos clients la possibilité de payer leurs factures en ligne. Avec QuickBooks, vous pouvez ajouter une fonction de paiement intuitif à chaque transaction pour les factures clients. Ainsi, chaque facture que vous envoyez par e-mail contiendra un bouton “Payer maintenant” que vos clients pourront utiliser pour effectuer le paiement par carte de crédit ou en fournissant leurs coordonnées bancaires.
Numérisation des reçus
QuickBooks facilite également l’organisation des reçus papier en vous permettant de les télécharger à partir de l’application mobile QuickBooks. Vous pouvez prendre une photo d’un reçu avec votre appareil mobile et le télécharger sur QuickBooks en quelques minutes seulement.
Finies les factures perdues ou la saisie manuelle des transactions, QuickBooks vous permet de joindre un reçu à la transaction bancaire correspondante, ce qui les relie automatiquement. Vous pouvez télécharger un nombre illimité de reçus vers QuickBooks, qui les stocke dans le cloud avec vos données. Cette fonctionnalité peut être très utile pour les entreprises qui ont de nombreuses dépenses mais ne suivent pas attentivement leurs comptes.
Les plans tarifaires QuickBooks
QuickBooks propose des tarifs compétitifs et une variété d’abonnements pour sa version en ligne. De plus, un service client est accessible à tout moment pour certaines offres, avec un support premium.
L’abonnement Simple Start coûte 8 dollars par mois pour 1 utilisateur. Il permet de créer des devis et des factures, de suivre les revenus, les dépenses, la TVA et de générer des rapports basiques.
L’abonnement Essentials coûte 12 dollars par mois pour 3 utilisateurs. Il comprend toutes les fonctionnalités de Simple Start ainsi que des outils de suivi et de gestion des factures. La principale différence avec Simple Start est la possibilité de gérer l’application avec plusieurs comptes.
La formule QuickBooks Plus coûte 21 dollars par mois et peut être utilisée par 5 utilisateurs. Elle comprend toutes les fonctionnalités mentionnées précédemment ainsi que la gestion des bons de commande, la gestion des stocks, le suivi des projets et le paiement des factures fournisseurs. À partir de cette offre, vous avez également accès à la comptabilité analytique.
Le plan Advanced coûte 45 dollars par mois et peut être utilisé par 25 utilisateurs simultanément. Tout comme le plan QuickBooks Plus, il offre également l’accès à la comptabilité analytique. De plus, le plan Advanced comprend le Smart Reporting, qui comprend cinq cours de formation en ligne pour votre équipe, un gestionnaire dédié et un service client premium. Veuillez noter que cet abonnement n’est pas éligible à l’essai gratuit de 30 jours.
