Tous les commerçants assujettis à la TVA doivent se concentrer sur l’utilisation d’une caisse enregistreuse, car elle permet d’encaisser les clients et de contrôler les finances. L’appareil doit être certifié, mais son utilisation peut être chaotique pour les débutants. Heureusement, il existe des logiciels fluides et faciles à prendre en main. Une petite formation peut être indispensable pour maîtriser toutes les fonctionnalités et éviter les erreurs préjudiciables aux professionnels. Aujourd’hui, les caisses sont principalement tactiles et moins complexes à utiliser.
Les caisses enregistreuses sont de véritables ordinateurs
Nous sommes loin de l’époque où les caisses enregistreuses ressemblaient à des systèmes chaotiques avec des touches et un tiroir-caisse. Désormais, elles fonctionnent différemment avec un écran tactile. Grâce à cette évolution, la navigation dans les catégories est beaucoup plus facile et permet de gagner de la place. Vous vous retrouvez en fait face à un ordinateur spécifique qui nécessite un logiciel.
- Le logiciel est indispensable pour gérer les stocks, les vendeurs, enregistrer les ventes, calculer le chiffre d’affaires, etc.
- Vous disposerez d’une interface utilisateur parfaite pour le point de vente, sous forme de tableau de bord.
- Grâce à un écran tactile ou une tablette, vous pouvez scanner les produits et effectuer une vente.
- Le matériel est également important pour gérer les transactions, utiliser un tiroir-caisse et imprimer les tickets de caisse.
- Un lecteur de codes-barres est essentiel pour faciliter l’enregistrement des achats sans avoir à saisir manuellement le montant.
- Vous aurez également besoin d’un lecteur de cartes pour les paiements par carte bancaire.
Bien entendu, les caisses enregistreuses sont aujourd’hui connectées à Internet, ce qui facilite la gestion des stocks et des ventes. Il existe donc deux solutions pour les professionnels.
Le serveur local
Dans les centres commerciaux notamment, il est possible d’avoir son propre serveur. Cela permet d’intervenir rapidement en cas de besoin de maintenance. Le logiciel est installé sur ce système et il est préférable de faire appel à une équipe spécialisée pour les mises à jour. Avec un tel serveur local, le réseau est fermé, ce qui rend inutile une connexion Internet.
Le cloud
Depuis quelques années, le stockage sur le cloud est très simple et facilite l’archivage des données. Les données sont transférées sur un serveur qui utilise le Web. Ainsi, vous recevez les mises à jour, enregistrez les données et pouvez accéder à votre réseau à tout moment depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Les interventions sont souvent plus simples avec un logiciel en tant que service (SaaS) car elles peuvent être effectuées à distance, notamment par le fournisseur du logiciel.
Le déroulement d’une vente est simple
Maintenant que vous avez assimilé tous les éléments, vous savez pratiquement comment utiliser une caisse enregistreuse dans un supermarché. Voici les étapes à suivre pour réussir une vente :
- Commencez par utiliser le lecteur de codes-barres pour enregistrer tous les produits.
- Vous pouvez également scanner la carte de fidélité si le supermarché propose un programme.
- Ainsi, vous pourrez déduire le montant disponible sur le compte du client.
- Ensuite, il vous suffit de choisir le mode de paiement : espèces, chèques ou carte bancaire.
- Pour les espèces, le tiroir-caisse s’ouvre et vous devez saisir le montant donné par le client, le logiciel calculera le montant restant.
- Pour les chèques, il vous suffit d’insérer les chèques dans l’imprimante, ils seront automatiquement remplis.
- Pour les paiements par carte bancaire, le lecteur s’active et le client peut suivre les indications.
Une fois la transaction validée, les tickets de caisse s’impriment et vous pouvez passer au client suivant. Faites attention à ne pas commettre d’erreurs, notamment en saisissant un montant incorrect pour les espèces, car cela pourrait entraîner des problèmes ultérieurs. En effet, le logiciel peut facilement calculer le montant encaissé pour cette journée. Les vendeurs doivent généralement compter les tickets de carte bancaire, les chèques et les espèces dans le tiroir-caisse pour détecter toute erreur. Dans ce cas, une retenue sur le salaire peut être envisagée.
Choisissez un logiciel adapté à votre activité
Lorsque vous décidez d’acheter une caisse enregistreuse professionnelle, vous devez vous attarder sur plusieurs points, notamment les logiciels. Contrairement à un ordinateur classique où vous n’achetez que Windows, les caisses enregistreuses sont différentes. En effet, vous devez acheter un logiciel adapté à votre activité, qui sera installé sur votre système. Cela vous permettra de bénéficier de fonctionnalités spécifiques, de gérer facilement votre catalogue et vos prestations. Vous trouverez sur le marché des logiciels adaptés aux brasseries, restaurants, coiffeurs, instituts de beauté, supermarchés et magasins classiques. Pour les centres commerciaux, tenez compte du volume des ventes et de votre chiffre d’affaires potentiel. En effet, le logiciel ne sera pas le même pour une petite épicerie et une grande chaîne de supermarchés. Dans ce dernier cas, il est généralement préférable de relier tous les magasins pour centraliser les informations. N’oubliez pas de vérifier si votre logiciel de caisse peut fonctionner hors ligne, ce qui vous permettra d’enregistrer les ventes même en cas de coupure Internet. C’est une problématique à prendre en compte pour tous les professionnels, afin de pouvoir continuer à travailler même sans connexion.
