Vous venez d’acquérir une caisse enregistreuse pour votre établissement, mais le gouvernement a dévoilé une nouvelle législation. Il est essentiel de vous assurer que votre appareil est aux normes, car sinon vous devrez le remplacer ou le mettre à jour. Dans cet article, nous vous conseillons et vous guidons pour savoir si votre caisse enregistreuse répond à toutes les attentes, afin d’éviter une amende.
Une législation en vigueur depuis janvier 2018
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, les nouvelles règles sont assez récentes, puisqu’elles sont en vigueur depuis deux ans. Cependant, tous les commerçants ne sont pas nécessairement au courant des obligations légales à respecter. Si vous êtes soumis à un contrôle, vous risquez une amende.
- La certification de la caisse enregistreuse est obligatoire depuis le 1er janvier 2018 en France.
- Cette certification est prévue par l’article 88 de la loi des Finances du 29 décembre 2015.
- Ces caisses enregistreuses sont spécialement équipées pour lutter contre la fraude à la TVA.
- Certains clients effaçaient des transactions pour éviter de payer la TVA, ce qui n’est plus possible avec les nouveaux produits.
- Ces appareils vous permettent d’enregistrer de manière efficace tous les paiements, et vous pouvez utiliser un logiciel de caisse adapté.
Il est impératif de respecter la loi, car une preuve de certification peut être demandée lors d’un contrôle. Si vous ne pouvez pas la fournir, vous risquez un rappel à l’ordre. Vous avez eu plus de deux ans pour vous mettre en conformité avec la nouvelle loi.
La nouvelle législation impose quatre conditions pour que les caisses enregistreuses soient certifiées : la conservation des données, l’archivage, la sécurité du stockage et de la gestion, ainsi que l’inaltérabilité. Vous pouvez désormais vérifier si votre caisse est conforme grâce à cette certification. Si elle est absente, la suite de cet article devrait vous intéresser.
Attention aux sanctions plus ou moins sévères
Si votre caisse enregistreuse ou votre logiciel n’est pas conforme, vous risquez une amende. Celle-ci est fixée à 7 500 euros, car vous ne pouvez pas prouver que vous luttez contre la fraude à la TVA. Vous devrez alors fournir une attestation LNE, dont nous parlerons plus tard, un certificat NF 525 ou une attestation transmise par l’éditeur du logiciel.
L’amende n’est pas immédiatement infligée, car vous avez un mois pour vous mettre en conformité avec la loi française. Si vous fournissez ce document avant la fin du délai, vous serez en règle et l’amende sera annulée. Dans le cas contraire, vous devrez la régler.
Cette première situation concerne les personnes qui disposent d’un dispositif conforme, mais qui sont dans l’incapacité de fournir un document. En revanche, celles qui utilisent une caisse enregistreuse non conforme, de même que le logiciel, doivent immédiatement régler l’amende. Elles n’ont aucun délai à respecter, car elles ont eu deux ans pour se mettre en conformité avec la loi.
Lorsque vous avez réglé l’amende maximale de 7 500 euros, vous devez tout de même acheter un logiciel de caisse ou une caisse enregistreuse conforme. Dans ce cas, vous disposez d’un délai de 60 jours pour effectuer cette mise à jour, et un nouveau contrôle sera réalisé.
Si vous refusez à nouveau de vous mettre en conformité après ce délai, les autorités compétentes peuvent appliquer une seconde amende d’un montant équivalent ou plus élevé.
Quelques certifications à connaître
Aujourd’hui, la caisse enregistreuse professionnelle est indispensable, et ce n’est pas seulement le cas pour les commerces. Que ce soit pour les bars, les instituts de beauté ou les restaurants, ces appareils permettent d’encaisser les clients rapidement.
En respectant la loi, vous avez également un impact sur la satisfaction des consommateurs. Personne n’aime attendre dans une file d’attente interminable. Vous pouvez donc vous fier aux informations fournies par l’éditeur de votre logiciel de caisse, car il est en mesure de vous fournir une attestation.
Cette attestation doit être transmise aux autorités compétentes lors d’un contrôle. C’est une solution envisagée lorsque vous souhaitez installer un logiciel tiers sur votre caisse. Cependant, si vous devez remplacer votre caisse, nous vous conseillons d’opter pour un pack, afin de respecter pleinement la loi.
Lors de l’achat de votre caisse, vous pouvez bénéficier d’une certification LNE, acceptée par le gouvernement. Le COFRAC a donné son accord à ce Laboratoire National de métrologie et d’Essais, qui peut certifier la conformité des caisses enregistreuses sur le marché. Il est important de noter que toutes les machines ne sont pas compatibles, d’où l’intérêt de vérifier la présence de ce logo.
La mention LNE est utilisée à la fois pour les caisses enregistreuses et pour les éditeurs de logiciels destinés à équiper votre appareil. Pas besoin de chercher pendant des heures, cette information est facile à trouver.
Le gouvernement a également mis en place une norme spécifique pour les caisses enregistreuses, symbolisée par le logo NF 525. Dès que vous le voyez, vous savez immédiatement que votre machine est conforme. C’est un gage de qualité et de tranquillité, car la recherche est beaucoup plus simple. Sur le marché, vous avez deux options lors de votre commande :
- Acheter immédiatement une caisse enregistreuse NF 525, entièrement équipée et conforme aux normes.
- Opter pour un pack, qui est souvent plus cher, mais qui vous assure de répondre aux exigences de l’État.
Vous pouvez également choisir un logiciel de caisse NF 525, si vous avez déjà une machine et que vous souhaitez simplement procéder à cette installation.
Cette solution est plus abordable, et vous pouvez également choisir un logiciel adapté à votre secteur : métiers de bouche, restauration, santé, prêt-à-porter, institut de beauté, etc. Ces informations vous permettent de cibler rapidement les caisses ou les logiciels adaptés à votre configuration. Comme vous pouvez le constater, les sanctions prévues par la loi sont bien plus coûteuses que ces équipements.
