Nous savons tous combien il est important de pouvoir communiquer avec nos clients avant leur arrivée. Que ce soit pour partager des informations importantes, expliquer comment récupérer les clés ou pour toute autre raison, il est essentiel de pouvoir entrer en contact avec nos clients avant leur séjour.
Pourquoi est-il important de contacter les clients avant leur séjour ?
Lorsqu’il s’agit de donner des instructions pour récupérer les clés, vous pouvez consulter notre article sur la fonctionnalité de remise des clés. Mais en général, nous vous recommandons de contacter rapidement vos clients après leur réservation. Ils peuvent être en déplacement ou ne pas consulter leurs e-mails peu de temps avant leur arrivée. Il est donc préférable de les contacter rapidement pour s’assurer qu’ils reçoivent toutes les informations nécessaires.
Comment contacter les clients avant leur séjour ?
Vous avez deux options pour communiquer avec les clients avant leur séjour :
1. Contacter les clients depuis la page de réservation
- Connectez-vous à votre extranet et cliquez sur l’onglet “Réservations”.
- Sélectionnez le nom du client ou le numéro de sa réservation.
- Descendez jusqu’à la rubrique “Conversation avec le client” dans la page “Détails de la réservation”.
- Rédigez votre message dans le champ de texte.
- Cliquez sur “Modèles” pour choisir l’un de vos modèles de messages.
- Cliquez sur “Envoyer”.
- Si vous préférez appeler le client, cliquez sur “Afficher le numéro de téléphone” pour consulter ses coordonnées.
2. Utiliser les modèles de messages
Les modèles de messages sont des réponses prédéfinies que vous pouvez envoyer rapidement à vos clients, vous évitant ainsi de répéter le même message plusieurs fois. Pour créer un nouveau modèle ou mettre à jour un modèle existant, suivez ces étapes :
- Connectez-vous à l’extranet et allez dans l’onglet “Établissement”.
- Cliquez sur “Préférences des messages” puis sur “Modèles de messages”.
- Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur “Créer un nouveau modèle” et rédigez votre message dans le champ qui apparaît. Vous pouvez également ajouter des blocs d’informations automatiquement remplis avec les détails du client, comme son nom ou sa date d’arrivée.
- Sélectionnez la langue dans laquelle vous avez rédigé le message, joignez éventuellement des images pertinentes, puis cliquez sur “Continuer”.
- Donnez un nom à votre modèle et sélectionnez le sujet auquel il se rapporte, puis cliquez sur “Enregistrer le modèle”.
- Pour mettre à jour un modèle existant, sélectionnez-le dans la liste des modèles, modifiez le message et cliquez sur “Enregistrer le modèle”.
Une fois que vous avez configuré votre modèle, suivez ces étapes pour envoyer un modèle de message à un client :
- Connectez-vous à l’extranet.
- Cliquez sur “Boîte de réception” puis sur “Messages des clients”.
- Sélectionnez le message auquel vous souhaitez répondre.
- Cliquez sur “Modèles” et sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser.
- Apportez d’éventuelles modifications au modèle de message.
- Cliquez sur “Envoyer”.
En communiquant efficacement avec vos clients avant leur arrivée, vous vous assurez qu’ils recevront toutes les informations nécessaires pour un séjour sans soucis. N’oubliez pas d’utiliser les modèles de messages pour gagner du temps et éviter de répéter les mêmes informations à chaque client.
