Savoir comment comparer deux fichiers Excel est essentiel dans un environnement où plusieurs personnes apportent des modifications au même fichier. Cette situation est courante dans le monde professionnel ou lors de l’utilisation de fichiers Excel partagés dans le cloud, où de nombreuses personnes ont accès pour apporter des modifications.
Heureusement, il existe plusieurs façons de comparer deux fichiers Excel. Dans certains cas, il est même possible de fusionner les modifications apportées dans deux fichiers Excel différents en un seul fichier.
Comparer deux fichiers Excel avec un outil tiers
Si vous avez deux fichiers Excel avec plusieurs feuilles, l’approche la plus simple consiste à effectuer une comparaison complète des feuilles de calcul à l’aide d’outils tiers.
Il existe quelques outils en ligne qui peuvent vous aider à comparer des fichiers Excel, mais il y a aussi quelques options gratuites que vous pouvez utiliser. L’un de ces outils est Spreadsheet Compare, disponible sur SourceForge.
Téléchargez et exécutez l’application, qui installera un module complémentaire dans votre application Excel. Spreadsheet Compare fonctionne avec toutes les versions d’Excel après Excel 2000. Cependant, il n’est compatible qu’avec le système d’exploitation Windows.
Voici comment utiliser Spreadsheet Compare pour comparer deux fichiers Excel :
- Ouvrez les deux fichiers Excel que vous souhaitez comparer et sélectionnez le menu Add-ins. Dans ce menu, vous verrez trois options : comparaison complète, comparaison rapide et comparaison de plages.
- Choisissez Comparaison complète. Une fenêtre contextuelle affichera les deux fichiers dans deux champs. Si le fichier avant les modifications n’est pas affiché dans le champ supérieur, sélectionnez simplement le bouton d’échange. Ensuite, cliquez sur Suivant.
- Dans la fenêtre suivante, vous pouvez personnaliser le fonctionnement de la comparaison. Vous pouvez modifier le point de départ de la comparaison dans la feuille, spécifier si elle est sensible à la casse et préciser comment les incompatibilités sont identifiées. Sélectionnez Suivant pour passer à la fenêtre suivante.
- Sélectionnez les feuilles que vous souhaitez comparer et cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers le volet de droite. Ensuite, cliquez sur Suivant et faites de même pour la feuille suivante.
- Cliquez sur Suivant pour accéder à la fenêtre avec les paramètres de configuration du rapport. Modifiez-les si nécessaire, puis appuyez sur Suivant deux fois et enfin sur Comparer pour finaliser la comparaison.
- Enfin, vous verrez chaque feuille d’origine mise à jour avec les cellules modifiées surlignées en rouge. L’outil crée également une troisième feuille avec un rapport indiquant l’ancienne valeur barrée et la nouvelle valeur à sa place.
Cet outil est puissant pour comparer des feuilles de calcul Excel entières et permet d’obtenir rapidement tous les résultats des modifications. Vous pouvez parcourir la feuille et conserver ou supprimer les modifications que vous souhaitez.
Utilisation d’Excel pour comparer deux feuilles
Si vous avez des feuilles de calcul individuelles dans un fichier Excel à comparer, vous disposez de plusieurs options. La première consiste à utiliser des formules pour créer une troisième feuille de calcul montrant toutes les différences. Une autre méthode consiste à utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les cellules modifiées.
Comparer des feuilles de calcul Excel à l’aide de formules
Si vous souhaitez comparer deux feuilles, vous pouvez créer une troisième feuille qui mettra en évidence les cellules différentes et vous montrera la différence. Cela peut être réalisé en utilisant une formule SI.
La formule SI est utile pour comparer une cellule à la fois et en utilisant la fonction de remplissage automatique d’Excel, vous pouvez remplir une feuille entière avec les résultats de comparaison. Cependant, cela ne convient pas pour comparer des classeurs entiers sans beaucoup de travail supplémentaire.
Voici comment procéder :
- Pour commencer votre comparaison de deux feuilles, créez une troisième feuille. Étiquetez-la Résultats pour faciliter son identification ultérieure.
- Dans la cellule A2 de la feuille de résultats, collez la formule suivante et appuyez sur Entrée :
= SI (Feuille1! A2 <> Feuille2! A2, "Feuille1:" & Feuille1! A2 & " et Feuille2:" & Feuille2! A2, "Aucune différence")
Vous pouvez modifier cette formule pour qu’elle commence à n’importe quelle cellule de votre choix. Si les données de votre feuille commencent à la ligne B et à la colonne 3, vous pouvez modifier la formule pour utiliser B3 au lieu de A2. - Cette formule compare la cellule de Feuille1 avec la même cellule de Feuille2. Si les cellules sont identiques, la feuille de résultats affichera Aucune différence. Si elles sont différentes, la cellule affichera les différentes valeurs de chaque feuille.
- Cliquez sur le coin de la cellule et faites glisser la souris sur la feuille jusqu’à la dernière colonne contenant les données des autres feuilles que vous comparez. Cela remplira la formule de comparaison jusqu’à la dernière colonne et ajustera automatiquement les références de cellule.
- Avec la même ligne en surbrillance, cliquez sur le coin de la dernière cellule et faites glisser la souris vers le bas de la feuille jusqu’à la dernière ligne contenant les données des autres feuilles que vous comparez. Cela remplira la formule de comparaison jusqu’à la dernière ligne et ajustera automatiquement les références de cellule.
- En parcourant la feuille, vous verrez que toutes les cellules différentes entre Feuille1 et Feuille2 sont affichées avec les valeurs de chaque feuille. Parcourez simplement la feuille pour identifier toutes les différences.
- L’utilisation de formules est l’un des moyens les plus simples de comparer des feuilles individuelles, car vous n’avez pas besoin de modifier les feuilles d’origine.
Comparer des feuilles Excel avec la mise en forme conditionnelle
Une autre approche pour comparer deux feuilles consiste à utiliser la mise en forme conditionnelle. Comme vous pouvez le voir sur la feuille de résultats ci-dessus, toutes les cellules utilisent le même formatage, ce qui peut rendre difficile la détection des différences entre les feuilles.
L’utilisation de la mise en forme conditionnelle est particulièrement utile pour les grandes feuilles contenant beaucoup de données. En modifiant la couleur ou la mise en forme des cellules présentant des différences, il est beaucoup plus facile d’identifier ces différences, même dans les feuilles comprenant de nombreuses lignes et colonnes de données.
Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour identifier les différences.
Voici comment procéder :
- Tout d’abord, sélectionnez toutes les cellules de la feuille de résultats. Sélectionnez le menu Accueil, puis cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans le groupe Styles et choisissez Nouvelle règle.
- Dans la fenêtre Nouvelle règle de formatage qui apparaît, sélectionnez Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater. Dans le champ Formater les valeurs où cette formule est vraie, collez la formule suivante :
= Feuille1! A2 <> Feuille2! A2
Tout comme avec l’autre formule, vous pouvez démarrer la fonction de mise en forme dans n’importe quelle cellule. Si vos données commencent à B3 au lieu de A2, modifiez cette formule pour utiliser B3 à la place. Le formatage commencera à B3 et remplira toutes les lignes et colonnes en dessous et à droite. - Choisissez Format, puis configurez la mise en forme que vous souhaitez appliquer aux cellules en cas de différences entre les deux feuilles. Ensuite, cliquez sur OK.
- Vous pouvez maintenant voir que là où les cellules entre les deux feuilles présentent des différences, la mise en forme est différente, ce qui rend ces différences beaucoup plus faciles à repérer.
Comparer manuellement les feuilles de calcul Excel
Une méthode simple et rapide pour comparer deux feuilles de calcul consiste à le faire visuellement. Excel offre une fonctionnalité permettant de comparer visuellement deux feuilles côte à côte.
Voici comment procéder :
- Dans la feuille de calcul où vous avez deux feuilles à comparer, sélectionnez le menu Afficher. Cliquez sur Nouvelle fenêtre pour ouvrir le même classeur dans une nouvelle fenêtre Excel en arrière-plan.
- Sélectionnez à nouveau le menu Afficher, puis cliquez sur Voir côte à côte. Cela placera les deux fenêtres du classeur côte à côte, chacune remplissant la moitié de l’écran.
- Dans une fenêtre, sélectionnez l’autre feuille que vous souhaitez comparer. Lorsque vous faites défiler cette feuille dans une fenêtre, vous verrez l’autre feuille défiler en même temps.
La visualisation côte à côte est particulièrement utile lorsque deux feuilles de calcul sont presque identiques, mais que vous savez qu’il existe quelques différences. La synchronisation du défilement vous permet de parcourir visuellement la feuille de calcul et de repérer ces différences.
Affichage côte à côte dans Excel 2010 et versions antérieures
Si vous utilisez une version antérieure d’Excel, les fichiers de feuille de calcul individuels s’ouvrent dans la même fenêtre. Vous pouvez toujours utiliser la fonctionnalité d’affichage côte à côte, mais la trouver est un peu différente.
Voici comment procéder :
- Ouvrez les deux fichiers dans la même fenêtre Excel.
- Dans le menu Afficher, sélectionnez Organiser tout pour diviser les fichiers ouverts en plusieurs sous-fenêtres.
- Sélectionnez l’icône Voir côte à côte pour afficher les sous-fenêtres côte à côte et faire défiler les deux simultanément.
Les options pour faciliter la comparaison de deux fichiers Excel
La méthode que vous utilisez pour comparer des données dans Excel dépend du volume de données et de l’emplacement de stockage. Si vous avez plusieurs feuilles dans deux fichiers Excel différents, votre meilleure option est d’utiliser un module complémentaire tiers tel que Spreadsheet Compare.
Cependant, si vous souhaitez uniquement comparer deux feuilles ou plus dans un classeur, toutes les autres options fonctionnent bien. Utilisez des formules et la mise en forme conditionnelle pour les grandes feuilles de calcul comportant seulement quelques petites modifications éparpillées que vous devez identifier. Utilisez l’approche visuelle côte à côte si vous avez deux feuilles de calcul comportant de nombreuses modifications de données qui sont plus faciles à repérer visuellement.
