Comparaison des outils de gestion de projet : Jira vs Trello vs MS Project vs Basecamp vs Asana vs Wrike

La concurrence sur le marché des logiciels de gestion de projet est forte. Les sites web de comparaison de logiciels répertorient environ 600 outils de gestion de projet différents et il est très chronophage de comparer les différentes alternatives. Il est tout aussi difficile de prendre une décision basée uniquement sur les fonctionnalités proposées par les fournisseurs.

Dans cet article, nous couvrons six des outils de gestion de projet les plus populaires, qui sont divisés en trois catégories :

Légers (Trello) :

Conçus pour les projets courts et temporaires ou les équipes avec des processus légers.

Moyennement complexes (Basecamp, Asana, Wrike) :

Outils plus élaborés, utilisés lorsque vous avez besoin d’équilibrer des processus plus compliqués et la facilité d’utilisation.

Complets (Jira, MS Project) :

Outils utilisés lorsque vous avez des processus vraiment élaborés et que vous avez besoin de personnaliser de nombreux composants pour les adapter.

Les outils couverts dans cet article ont été développés par des acteurs déjà établis dans le domaine. Il est important de le noter, car en tant que chef de projet, vous voulez travailler avec des outils qui ont une plus grande probabilité de rester sur le long terme.

Tableau comparatif des fonctionnalités clés

Dans ce tableau, nous comparons certaines des principales fonctionnalités à prendre en compte lors du choix d’un outil de gestion de projet. La couleur verte indique si une fonctionnalité est intégrée à la version standard de l’outil. Le jaune signifie que cette fonctionnalité est disponible via des fournisseurs tiers, la plupart du temps moyennant des frais supplémentaires. Le rouge signifie que la fonctionnalité n’est pas du tout disponible ou que les solutions de contournement suggérées ne sont pas satisfaisantes.

Trello

Société: Atlassian

Prix: La version de base est gratuite. 10 $/utilisateur/mois pour des fonctionnalités étendues.

Utilisé par: Adobe, Kickstarter, National Geographic, Fender

Auto-hébergé: Non

Aperçu

Trello est l’un des outils de gestion de projet légers les plus populaires. Il est apprécié des startups, des petites équipes, des projets temporaires et dans divers autres scénarios où un chef de projet a besoin d’une structure minimale pour garder les choses organisées.

C’est aussi un bon outil à utiliser lorsque vous introduisez une équipe à un flux de travail Agile Kanban. L’interface de base comprend des tableaux, des colonnes et des cartes comme principales unités de fonctionnement. Cependant, vous vous heurterez rapidement aux limitations de Trello si vous souhaitez avoir un processus d’équipe plus élaboré ou si vous voulez que toute l’organisation travaille avec le même outil. Trello propose des plans premium payants, qui étendent les fonctionnalités, mais à 10 $/utilisateur/mois, il a du mal à rivaliser avec les autres outils de cette liste.

Avantages

• Très léger : Il peut être configuré en quelques minutes et la structure est facile à maintenir.
• Interface intuitive : Les membres de l’équipe peuvent être intégrés rapidement.
• Prix : La version gratuite est suffisamment bonne pour la plupart des projets simples et des processus légers.

Inconvénients

• Très léger : Le revers de la médaille d’être léger est qu’il est difficile de fournir de nombreuses options de personnalisation pour les entreprises avec des flux de travail plus élaborés.
• Les informations expirent rapidement : Le journal d’activité limité et les capacités de recherche couplées aux options d’étiquetage minimales rendent difficile le suivi des informations sur une plus longue période de temps.

Commentaires des chefs de projet Toptal :

• Meko Kofahl, Chef de projet Agile:

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “C’est un outil très léger, basé sur le web, avec une administration très facile. On peut être opérationnel en une heure. J’ai pu convaincre les dirigeants de travailler avec cet outil, c’était si simple.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Nous n’avons utilisé cela que pour des projets de type Kanban. Il ne semblait pas adapté aux projets Agile multi-équipes ou très complexes. Rien à changer, vraiment, car je pense qu’il fait exactement ce pour quoi il a été conçu.”

• Eamon Sousa, Chef de projet Agile :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “C’est léger et facile à utiliser. Il fonctionne très bien pour les projets de type Kanban ou pour le contrôle des tâches.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Ajoutez des graphiques de burn-down basés sur les heures réelles ou les points dépensés.”

Basecamp

Société: Basecamp

Prix: 99 $/mois (utilisateurs illimités)

Utilisé par: De nombreuses agences de design web/digital, Groupon, LiveChat

Auto-hébergé: Non

Aperçu

Le framework d’application web très populaire Ruby on Rails a été créé pour construire Basecamp. L’outil de gestion de projet lui-même a connu une croissance régulière au cours des 15 dernières années et semble avoir connu le plus de succès auprès des agences de design web et digital. Il a réussi cela grâce à sa combinaison d’interface légère avec des outils de collaboration puissants tels qu’un chat intégré, le partage de fichiers et la possibilité de collaborer avec des clients au sein de Basecamp. Un autre concept intéressant est que cet outil est “adaptable”. Les membres de l’équipe n’ont pas besoin de créer de compte pour l’utiliser et peuvent facilement collaborer de manière occasionnelle.

Cependant, Basecamp n’a pas de tableaux, d’estimations et d’autres attributs nécessaires pour le développement Agile. Bien qu’il existe des applications tierces qui peuvent vous aider à obtenir une configuration Agile, les autres outils de cette liste proposent ces fonctionnalités dès le départ.

Avantages

• Tarification fixe : Un prix fixe par mois signifie que les coûts n’augmentent pas avec l’ajout de nouveaux employés.
• Léger : Basecamp est facile à utiliser, mais dispose également de fonctionnalités puissantes.

Inconvénients

• Tableaux Scrum/Kanban : Les tableaux ne sont disponibles qu’avec des outils tiers, ce qui rend Basecamp moins compétitif par rapport aux autres outils moyennement complexes.
• Sprints : Le suivi des sprints n’est pris en charge que via des outils tiers.
• Chat : Bien qu’il se présente comme un remplacement de Slack, l’expérience utilisateur de la communication n’est pas à la hauteur des outils de chat en temps réel dédiés.

Commentaires des chefs de projet Toptal :

• Orsolya Bozso, Chef de projet PMP :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Il convient pour créer des listes de tâches, que vous pouvez suivre avec les personnes responsables. Vous pouvez également stocker et partager des fichiers avec un contrôle de version et transférer les e-mails importants dans la plateforme.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Il serait bien d’avoir plus de groupes d’utilisateurs par projet. Pas seulement le client et l’équipe, mais aussi pour restreindre la visibilité des dossiers ou des fichiers au sein de l’équipe. Basecamp ne dispose pas de fonctionnalités de reporting et de diagramme de Gantt. De plus, pour visualiser un fichier, vous devez le télécharger. Il n’y a pas d’option d’affichage et vous ne pouvez pas collaborer ou commenter les fichiers pendant l’examen.”

• Sean Hull, Chef de projet :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Barrière d’entrée faible pour les nouveaux utilisateurs, communication intégrée, gestion des connaissances et du partage.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Le suivi des tâches pourrait certainement être amélioré.”

Asana

Société: Asana

Prix: 10 $/utilisateur/mois

Utilisé par: Yelp, Air France, Meliá Hotels, Bill & Melinda Gates Foundation

Auto-hébergé: Non

Aperçu

Initialement développé comme un outil interne chez Facebook, il a rapidement pris son envol et est devenu un outil à part entière. Dans ses premiers stades, Asana se concentrait sur les petites équipes et n’a que récemment commencé à incorporer des fonctionnalités telles que “Portfolio” et “Workloads” destinées aux grandes entreprises.

Un élément différenciant intéressant est la capacité pour chaque propriétaire de tâche de voir comment ses tâches influencent les objectifs commerciaux globaux. De plus, le cofondateur a déclaré lors d’une récente interview que l’IA et l’apprentissage automatique seraient utilisés dans les futures fonctionnalités pour des suggestions intelligentes sur les délais, les charges de travail et la planification.

Avantages

• Recherche avancée : Les options avancées facilitent la recherche de tâches et de fichiers parmi plusieurs projets.
• Vue chronologique : Asana propose une vue de type diagramme de Gantt très intuitive avec une facilité de rééchelonnement et de gestion des dépendances des tâches.

Inconvénients

• Pas de multi-affectation : Les tâches ne peuvent être affectées qu’à une seule personne.
• Scrum et sprints : Les flux de travail Scrum avec suivi des sprints ne sont pris en charge que via des outils tiers.

Commentaires des chefs de projet Toptal :

• Oana Ciherean, Chef de projet logiciel :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Asana serait mon outil préféré pour les équipes non techniques, comme le marketing ou la production d’art 3D. Sa convivialité est excellente, je l’ai utilisé lorsque je travaillais avec une équipe de marketeurs et d’enseignants. Il dispose d’une interface légère et sans encombrement.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “J’améliorerais les rapports car les graphiques qu’il propose actuellement sont assez basiques.”

• Sean Hull, Chef de projet :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Je décrirais cela comme une solution de gestion des tâches similaire à Slack, grâce à la communication en fil de discussion liée aux cartes Kanban similaires à Trello.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Le plus gros inconvénient était le manque d’organisation des projets et de visualisation des tâches.”

Wrike

Société: Wrike

Prix: 9,80 $/utilisateur/mois pour le plan de base ; $24,80 pour le plan premium

Utilisé par: Hootsuite, Popchips, L’Oréal, Fitbit

Auto-hébergé: Non

Aperçu

En raison de sa grande personnalisabilité, Wrike pourrait presque faire partie de la catégorie des outils lourds, rivalisant avec Jira. Il n’en est pas encore là à cet égard, mais il défie Jira en termes d’interface utilisateur et d’expérience utilisateur. La chose plutôt étrange à propos de Wrike est son insistance à avoir des paliers de prix basés sur des augmentations d’utilisateurs de 5. Couplé au fait que le plan de base ne peut être utilisé qu’avec un maximum de 15 utilisateurs, cela signifie que si votre effectif atteint 16, votre facture passe de 147 $/mois (159,8) à 496 $/mois (2024,8). Les petites entreprises doivent être conscientes de ce fait et ne pas se faire piéger par l’augmentation des prix.

Avantages

• Attribution à plusieurs projets : Les tâches peuvent être attribuées à plusieurs projets.
• Notifications épinglées : Wrike offre une manière unique de mettre en évidence les informations pertinentes avec des notifications épinglées.
• Suivi du temps : Wrike est le seul outil de cette liste à offrir une solution de suivi du temps intégrée fonctionnelle.

Inconvénients

• Tarification trompeuse : Le plan de base est facturé par paliers de 5 utilisateurs (5, 10, 15, etc.).
• Extensions : Le choix d’intégrations tierces est limité par rapport à la concurrence.
• Sprints : Le flux de travail Scrum avec les sprints n’est pas disponible dans l’outil.

Commentaires des chefs de projet Toptal :

• Sean Hull, Chef de projet :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Une fois pleinement adopté, il possède la bonne combinaison de gestion des tâches, de visualisation, de collaboration et de communication.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “La facilité d’intégration. Je mettrais celui-ci entre Basecamp et Asana en ce qui concerne l’intégration d’un utilisateur moyen.”

• Meko Kofahl, Chef de projet Agile :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Nous avons utilisé Wrike pour la gestion de projets standard, pas nécessairement Agile. Les responsables ont pu configurer et utiliser l’outil facilement, sans compétences ou administration spéciales.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Au-delà du nombre minimum d’utilisateurs, cela devient cher et il n’y a pas d’option hébergée du type ‘acheter une fois’. Les abonnements sont pratiques mais ils deviennent une dépense permanente qui peut être difficile à justifier pour certaines organisations.”

Jira

Société : Atlassian

Prix : 10 $ frais fixes pour jusqu’à 10 utilisateurs. 7 $/utilisateur/mois pour 11+ utilisateurs.

Utilisé par : Square, eBay, Spotify, Cisco, Airbnb

Auto-hébergé : En option

Aperçu

Jira est l’un des outils de gestion de projets les plus populaires et un choix sûr pour les organisations. Il peut être utilisé au maximum par les grandes entreprises, qui ont besoin de coordonner plusieurs projets complexes et ont besoin de personnaliser le flux de travail des tâches. Pour la collaboration à l’échelle de l’entreprise, Atlassian propose également Confluence, un outil de gestion des données, qui s’intègre parfaitement à Jira. Pour les petites équipes ou les projets temporaires, il existe des outils plus légers et moins chers.

Avantages

• Hautement personnalisable : Les outils de flux de travail vous permettent d’adapter Jira à la manière dont votre entreprise fonctionne.
• Intégrations multiples : Un marché ouvert offre de nombreuses intégrations avec d’autres outils populaires tels que Github, Salesforce, Outlook, etc.
• Scrum et sprints : Le flux de travail Scrum avec suivi des sprints est pris en charge dès le départ.

Inconvénients

• Temps de configuration long : La grande quantité de personnalisation disponible signifie qu’il faut plus de temps à l’utilisateur pour tout configurer et former les autres à utiliser l’outil.
• Interface complexe : La gestion des rôles, des tableaux, des problèmes peut sembler lourde et l’outil n’est pas aussi intuitif qu’il pourrait l’être.

Commentaires des chefs de projet Toptal :

• Paulo Limp, Chef de projet :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Suivant les principes Agile, Jira est très facile à apprendre, à enseigner et à utiliser. Il est également conçu dès le départ pour être utilisé comme un outil de collaboration – quelque chose qui devrait recevoir des contributions de l’ensemble de l’équipe. Enfin, il s’intègre bien avec de nombreuses autres solutions disponibles sur le marché, ce qui permet une grande personnalisation.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Je ne connais toujours pas d’outils Jira qui permettent la gestion des coûts ou la gestion des risques. D’après ce que je comprends, il n’a pas été conçu à l’origine comme un outil de gestion de projet, donc même s’il fonctionne très bien avec Scrum, il peut encore manquer certaines fonctionnalités pour une expérience de gestion de projet complète.”

• Oana Ciherean, Chef de projet logiciel :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Je l’utiliserais avec des équipes très techniques ayant besoin de mettre en œuvre des flux de travail simples et complexes, y compris au moins quelques étapes d’approbation. J’aime le fait qu’il soit très configurable et que vous puissiez ajouter votre propre flux de travail, des champs personnalisés, des vues de problème et que vous puissiez aller aussi loin que de définir des champs obligatoires lors de la transition des problèmes d’un état à un autre.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “Bien que la flexibilité de la configuration soit l’un des points forts de Jira, je pense que l’équipe Atlassian a trop poussé certaines fonctionnalités.”

MS Project

Société : Microsoft

Prix : 30 $/utilisateur/mois

Utilisé par : Deux tiers des entreprises selon les dernières recherches

Auto-hébergé : Oui

Aperçu

MS Project existe depuis 30 ans et reste un acteur majeur sur le marché. Selon une enquête de GetApp, environ 67 % des personnes interrogées utilisent Microsoft Project comme principal outil de gestion de projets. L’outil lui-même ressemble beaucoup à Excel, avec des vues basées sur des onglets et des graphiques semblables à des feuilles de calcul. MS Project est un outil lourd et difficile à utiliser, qui ne fournit pas beaucoup d’orientations aux nouveaux venus sous la forme de tutoriels en ligne. Il est principalement utilisé par des chefs de projet traditionnels pour gérer divers projets non liés aux technologies de l’information. MS Project a récemment introduit la prise en charge des méthodes de travail Agile. Il n’est pas non plus très convivial et il peut prendre beaucoup de temps aux nouveaux utilisateurs pour s’y habituer.

Avantages

• Très puissant : MS Project dispose de nombreuses fonctionnalités et options de personnalisation au niveau de l’entreprise.
• Intégration avec Office 365 : C’est un argument de vente important pour les entreprises qui utilisent principalement MS Office et Outlook.

Inconvénients

• Pas très adapté à l’Agilité : Bien que certains nouvelles fonctionnalités permettent aux utilisateurs de MS Project d’intégrer leurs flux de travail Agile, l’outil est toujours conçu principalement autour de la gestion en cascade.
• Logiciel hérité : Il existe depuis longtemps et certaines parties de l’outil semblent dépassées et moins stables que d’autres outils modernes.
• Courbe d’apprentissage abrupte : Il faut beaucoup de temps pour le configurer et apprendre à l’utiliser.
• Prix : Avec un prix de 30 $/utilisateur/mois, MS Project vise principalement les grandes entreprises.

Commentaires des chefs de projet Toptal :

• Meko Kofahl, Chef de projet Agile :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “Il a une adoption très large. Les diagrammes de Gantt sont familiers à presque tout le monde à ce stade. Personne ne se fait licencier pour avoir acheté Microsoft.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “La perception que MS Project convient à tous les projets. Il est terrible pour la gestion de projets logiciels, et encore pire pour tout ce qui est Agile. L’outil a commencé comme un système de gestion pour les projets de construction et il inclut des détails qui ne conviennent tout simplement pas aux logiciels. La gestion des ressources n’est pas bien faite sans le serveur de projet, et on ne peut pas exécuter un PMO avec juste MS Project. Les plans de projet liés ne sont pas une fonctionnalité fiable dans l’état actuel.”

• Orsolya Bozso, Chef de projet PMP :

  • Qu’est-ce qui rend cet outil meilleur que les autres ?
    • “C’est toujours mon outil préféré pour créer des diagrammes de Gantt et des calendriers de projet. Il est facile à utiliser, à mettre à jour et idéal pour un nivellement des ressources.”
  • Quelque chose que vous changeriez si vous le pouviez ?
    • “La version Mac OS n’est pas disponible. Il est également difficile de l’exporter et de le partager avec quelqu’un qui n’a pas de licence MS Project. Il serait bien que les diagrammes puissent être exportés facilement sous forme d’images pouvant ensuite être utilisées dans des présentations.”

Conclusion

Les 6 outils de gestion de projet les plus populaires couverts dans cet article peuvent être regroupés en trois catégories :

• Outils légers : Faciles à utiliser, mais offrent une personnalisation limitée.
• Trello : C’est un outil très facile à configurer et à utiliser. Le processus Kanban qu’il propose est très intuitif. C’est un outil parfait pour ceux qui ont besoin d’un tableau Kanban.
• Outils moyennement complexes : Les outils de cette catégorie équilibrent facilité d’utilisation et personnalisation.
• Basecamp : C’est un bon outil pour le suivi des tâches, mais pas un outil idéal pour le développement Agile.
• Asana : C’est un outil polyvalent qui conviendra à la plupart des projets traditionnels de complexité moyenne.
• Wrike : C’est un outil offrant une grande personnalisation, mais avec une sélection limitée d’extensions tierces.
• Outils lourds : Des outils hautement configurables avec des barrières plus élevées en termes d’utilisation et de maintenance.
• Jira : C’est un outil conçu avec le développement Agile à l’esprit, et il vous permet d’affiner vos processus. Il nécessite du temps pour tout configurer et le maintenir.
• MS Project : C’est l’outil le plus difficile, mais aussi le plus polyvalent de la liste. Il est principalement utilisé pour les projets de type cascade, mais a récemment ajouté des fonctionnalités Agile pour suivre la concurrence.

Différents projets nécessitent des outils différents. Parfois, en tant que chef de projet, vous pourrez choisir l’outil que vous souhaitez utiliser. Dans ce cas, il est important de déterminer la complexité du projet et de choisir un outil qui correspond aux exigences du projet. Par exemple, vous êtes peut-être très habitué à Jira, mais pour les projets courts et simples, Trello pourrait être un meilleur choix. Basecamp ne conviendrait peut-être pas à une équipe de développement Agile, mais ce serait un excellent outil pour une équipe marketing cherchant à apporter de la structure à ses routines quotidiennes.

Dans d’autres cas, vous pouvez arriver dans une équipe qui utilise déjà un outil particulier. D’une part, vous devez tenir compte des traditions et des habitudes établies au sein de l’équipe. D’autre part, un chef de projet doit examiner attentivement le logiciel de gestion de projet actuellement utilisé, identifier les failles du processus et exprimer un plan sur la façon de les améliorer.

Il n’y a pas de solution miracle lorsqu’il s’agit de choisir le meilleur outil de gestion de projet, et chaque outil a ses propres avantages dans des situations particulières. Choisissez un outil qui fonctionne le mieux pour vous, mais soyez conscient des autres options disponibles sur le marché.