Comment choisir le bon logiciel GED ?
Une fois que vous avez compris les bénéfices offerts par l’acquisition d’un logiciel GED, vous pouvez choisir celui qui vous convient le mieux.
Avant de faire votre choix, il est important d’évaluer vos besoins et les différents processus nécessitant la mise en place d’une solution GED au sein de votre entreprise. Une fois cette analyse terminée, vous serez en mesure de déterminer les critères importants pour choisir votre solution.
Un logiciel de gestion électronique des documents est un programme qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents de manière électronique. La principale fonction d’une GED est de gérer les informations électroniques dans le cadre d’un flux de travail organisationnel. Une solution GED de base devrait comprendre la gestion des documents, le flux de travail, la recherche de texte et l’imagerie. Une GED doit pouvoir offrir un accès sécurisé, préserver le contexte et exécuter les instructions de disposition pour tous les enregistrements du système.
Lorsque vous choisissez un système GED, il est essentiel de prendre en compte les fonctions suivantes :
- Contrôle de sécurité : cette fonction permet de contrôler quels utilisateurs ont accès à quelles informations. Le système que vous utilisez doit pouvoir protéger les enregistrements non publics.
- Contrôle des versions : le système GED doit permettre aux utilisateurs d’ajouter des documents au système et de désigner un document comme enregistrement officiel. Il doit également attribuer automatiquement la bonne version.
- Capture des métadonnées : le système GED doit permettre de capturer et d’utiliser les métadonnées appropriées pour votre organisation.
Votre infrastructure informatique
Tout d’abord, il est nécessaire d’évaluer l’architecture informatique de votre entreprise. Elle doit être compatible avec votre solution GED, notamment si vous optez pour une licence on-premise nécessitant une installation sur site.
En effet, l’intégration réussie de votre nouvel outil à l’écosystème informatique existant est essentielle. Il doit également avoir la capacité d’interagir avec les solutions logicielles que vous utilisez déjà. À cet égard, de nombreux éditeurs permettent à leur solution GED d’être directement intégrée à leur ERP interne. Par exemple :
- SAGE
- EBP
- SALESFORCE
- ETC.
Compatibilité avec le format des documents existants
Lorsque vous remplacez une solution GED existante, vous avez déjà des fichiers stockés dans un format spécifique. Il est important que votre nouveau logiciel prenne en compte ce format afin de pouvoir les importer correctement.
La prise en charge des médias
Il est intéressant de constater que les systèmes de gestion électronique des documents ont beaucoup en commun avec les systèmes de gestion de contenu (CMS). Cependant, une différence majeure est que la plupart des systèmes CMS sont utilisés pour gérer une variété de contenus Web à partir d’un site central, tandis qu’un système de gestion de documents est souvent principalement utilisé pour l’archivage. Cependant, ils manipulent des médias similaires tels que des textes, des images, des fichiers audio et vidéo. Pour certains documents, notamment techniques, il est même possible d’ajouter des plans et des animations 3D.
Pour assurer une bonne classification des documents numériques, de nombreux systèmes de gestion électronique de documents utilisent un processus détaillé de stockage des documents, y compris des éléments appelés métadonnées. Les métadonnées associées à un document facilitent la recherche en fournissant un accès facile aux détails clés. Cela permet à ceux qui consultent les archives de trouver rapidement ce dont ils ont besoin, que ce soit par ordre chronologique, par sujet, par mots-clés ou d’autres stratégies associatives. Dans de nombreux cas, la documentation spécifique aux protocoles de stockage d’origine est une part importante de ce qui rend un système de gestion électronique de documents si précieux pour une entreprise ou une organisation.
Les métadonnées
Les métadonnées sont des informations sur les données elles-mêmes. En d’autres termes, ce sont des données utilisées pour décrire le contenu d’un autre élément. Le terme “métadonnées” est souvent utilisé dans le contexte des pages Web, où il décrit le contenu des pages pour les moteurs de recherche. Les métadonnées sont également utilisées en GED pour faciliter les recherches. Les moteurs de recherche GED utilisent généralement des métadonnées, ainsi que d’autres facteurs, pour déterminer le contenu d’un document. Les méta-éléments constituant les métadonnées optimisent la recherche. Par exemple, il est possible de décrire précisément le contenu d’une image pour effectuer une recherche rapide par mots-clés.
Les métadonnées les plus couramment utilisées par la plupart des systèmes de recherche GED comprennent :
- Une description : ce méta-élément décrit le type de contenu associé à un document. Par exemple, la description d’un document indique au moteur de recherche qu’il contient un texte traitant des logiciels GED. La description explique le contenu d’un document dans un langage compréhensible pour l’utilisateur.
- Un titre : il sert d’identifiant unique, en général, dans les résultats de recherche du système.
- Des mots-clés : ils sont liés au contenu du document.
- Une arborescence : certains logiciels GED décomposent les documents référencés en fonction des types de contenu qu’ils contiennent. Il est ainsi possible d’y accéder directement.
- Des métadonnées personnalisées : en fonction du secteur d’activité de l’entreprise qui déploie le logiciel GED, il est possible d’intégrer des types de méta-éléments spécifiques à ses processus métiers.
