La gestion des heures de travail a pris une importance significative dans le monde du travail, notamment après plusieurs décisions judiciaires majeures en matière de gestion du temps. La Cour de justice de l’Union européenne (CJUE) a décidé que la saisie systématique du temps de travail devait être obligatoire pour les employeurs de l’UE afin de protéger les droits des travailleurs. La Cour fédérale du travail (BAG) a adopté ces directives dans la jurisprudence nationale et a confirmé que différents modèles de temps de travail doivent être conçus conformément aux dispositions légales. La documentation obligatoire vise à garantir que les heures supplémentaires et les pauses sont enregistrées et rémunérées conformément aux conditions légales. Les systèmes de gestion du temps font donc exactement ce que leur nom suggère : avec les bons outils, les entreprises et leurs employés peuvent enregistrer et documenter automatiquement les heures de travail. Cependant, de nombreux outils de gestion du temps peuvent faire bien plus que cela. Ils travaillent en étroite collaboration avec des solutions de gestion du personnel, des logiciels de paie et d’autres programmes essentiels à l’entreprise, ce qui contribue grandement à l’efficacité de ces processus.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du temps ?
Un logiciel de gestion du temps est utilisé par les employeurs et les employés dans divers secteurs. Il aide les utilisateurs à gérer leur temps de travail. Le temps est une ressource précieuse pour toute entreprise. Cependant, on ne sait souvent pas comment les employés passent leur temps. Les systèmes de gestion du temps résolvent ce problème en automatisant le processus d’enregistrement du temps consacré à des projets spécifiques et en fournissant des données allant au-delà des traditionnelles feuilles de temps. Sur la base de ces informations, les entreprises peuvent obtenir des informations précieuses sur différents aspects de leurs activités grâce à des outils d’analyse. Par exemple, on peut déterminer quelles tâches nécessitent le plus de temps, quels membres de l’équipe ont la capacité de prendre en charge des tâches supplémentaires, ou encore quelles opérations sont les plus rentables pour l’entreprise. Ces données sont d’une grande importance pour les entreprises de toutes tailles, qu’il s’agisse de grandes entreprises ou de petites entreprises et de start-ups. Idéalement, un logiciel de gestion du temps peut mettre en évidence les incohérences dans les processus de travail et permettre aux entreprises de comprendre précisément ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Cela permet d’optimiser l’efficacité et de maximiser les bénéfices. Enfin, les processus de paie et de facturation peuvent être largement automatisés, en particulier lorsqu’il s’agit de services basés sur la gestion du temps. Cela permet de rationaliser considérablement la comptabilité. Les outils de gestion du temps peuvent transférer les entrées de temps directement dans les systèmes de paie sans intervention supplémentaire. Un logiciel de gestion du temps transparent permet également d’accroître la productivité des employés, car il favorise automatiquement la conscience du temps de travail. Une gestion précise du temps est essentielle pour les entreprises qui doivent facturer des heures de manière précise, comme les cabinets d’avocats, les experts-comptables, les entreprises de construction ou les agences créatives, mais aussi pour les entreprises de tous les autres secteurs.
Les fonctionnalités courantes des logiciels de gestion du temps
Voici quelques-unes des fonctionnalités clés des systèmes de gestion du temps. Si vous souhaitez utiliser un outil de gestion du temps gratuitement, vous devrez peut-être renoncer à certaines de ces fonctionnalités. En général, toutes les solutions du marché n’offrent pas toutes ces fonctionnalités, mais ce sont les plus courantes :
Minuteur des tâches : La fonctionnalité centrale de nombreux outils de gestion du temps est la possibilité de surveiller le temps passé par les employés sur une tâche spécifique. Les utilisateurs créent des tâches, décrivent ce sur quoi ils travaillent, puis lancent le minuteur d’une simple pression sur un bouton. Le minuteur s’arrête lorsque le travail est terminé ou lorsque le temps alloué est écoulé. Avec certains produits, les utilisateurs peuvent également saisir les heures après avoir terminé une tâche, plutôt que de les suivre en temps réel.
Gestion de projet : En plus de la saisie de tâches individuelles, les outils de gestion du temps permettent de documenter le temps passé sur des projets plus importants, qui incluent souvent plusieurs tâches individuelles. La gestion du temps par projet permet aux responsables de surveiller les budgets de projet, de suivre l’avancement et de faire des prévisions quant à la durée de réalisation. De plus, des tarifs personnalisables permettent aux entreprises facturant à l’heure de fixer des coûts différents pour des tâches individuelles, en fonction de la nature du travail effectué ou du projet auquel la tâche est liée.
Pointeuse électronique : Pour les entreprises qui souhaitent simplement enregistrer les horaires de travail généraux de leurs employés, certains produits proposent une pointeuse numérique permettant aux employés de pointer et de dépointer pour enregistrer leurs heures de travail quotidiennes. Cela réduit considérablement les tracas et évite aux employés de remplir manuellement des feuilles de temps. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les petites entreprises disposant de ressources humaines limitées, car elle permet d’augmenter considérablement l’efficacité du processus de paie.
Suivi basé sur les applications : Certains logiciels de gestion du temps peuvent détecter l’application ou le site web sur lequel les utilisateurs travaillent et démarrer automatiquement un minuteur pour une tâche spécifique. Cette fonction de suivi automatique du temps permet de réduire le problème fréquent de l’oubli d’appuyer sur le bouton du minuteur par les employés.
Rapports personnalisables : L’un des plus grands avantages d’un outil de gestion du temps est la possibilité de créer une grande variété de rapports en utilisant les données enregistrées par les employés. Les rapports de base comprennent des résumés du temps passé sur différents projets par jour, par semaine ou par mois. Les managers peuvent généralement personnaliser ces rapports selon le niveau de détail souhaité, notamment en détaillant les heures consacrées à des tâches spécifiques au sein d’un projet. D’autres exemples de rapports incluent l’analyse du temps de travail par employé, montrant les moments de la journée ou les jours de la semaine où les employés sont les plus productifs, ou encore les périodes d’absence à certains moments. Certaines plateformes offrent également la possibilité d’automatiser ces rapports de manière à ce que les managers les reçoivent régulièrement par e-mail.
Rappels automatisés : Une source fréquente de frustration avec les logiciels de gestion du temps est le fait que les employés oublient souvent de soumettre leurs entrées ou même d’enregistrer leurs heures de travail. Pour éviter que les responsables ne doivent constamment rappeler l’utilisation correcte de ces applications, de nombreux produits proposent des notifications automatiques qui fournissent des rappels précis. Cela permet de réduire les efforts manuels et de faciliter la tâche des employés.
Tableaux de bord de projet : Pour obtenir une vue d’ensemble en temps réel de l’avancement d’un projet, les managers peuvent utiliser des tableaux de bord de projet qui affichent les données pertinentes sur un seul écran. Ces tableaux de bord peuvent afficher un large éventail de mesures, telles que le nombre d’heures travaillées par les employés sur le projet, le montant du budget du projet utilisé et s’il est sur la bonne voie pour être terminé dans les délais fixés.
Tableaux de bord d’équipe : Les tableaux de bord d’équipe permettent de voir combien de temps chaque membre de l’équipe a travaillé et comment il a utilisé son temps. Cela permet de déterminer quels employés ont la capacité de prendre en charge des tâches supplémentaires et qui est peut-être surchargé.
Facturation : L’une des principales raisons pour lesquelles les entreprises utilisent des logiciels de gestion du temps est la facilité d’utilisation des données temporelles pour la facturation des clients. Avec une fonctionnalité de facturation, les données détaillées de gestion du temps sont automatiquement converties en facture, que l’entreprise peut exporter et envoyer. Dans les produits qui n’ont pas d’outil de facturation intégré dans la plateforme, il est souvent possible de transférer les entrées de temps vers un outil de facturation.
Application mobile de gestion du temps : Alors que de nombreuses entreprises peuvent se contenter d’une application de gestion du temps sur ordinateur, une application mobile peut être importante pour les entreprises ayant des employés sur le terrain. Ces applications synchronisent généralement les entrées de temps entre les appareils, permettant aux employés de passer d’un appareil à l’autre. Les fonctionnalités de suivi basées sur la localisation dans les applications mobiles, y compris les fonctionnalités de géorepérage, permettent aux managers de voir non seulement quand les employés travaillent, mais aussi où ils se trouvent. Cela peut être très utile pour les entreprises pour optimiser les employés sur le terrain.
Quels types de logiciels de gestion du temps existe-t-il ?
Ces dernières années, la tendance du cloud computing a pris de l’ampleur. Les logiciels de gestion du temps sont désormais également proposés dans le cloud. Ils ne sont plus hébergés sur des serveurs locaux de l’entreprise, mais chez un partenaire externe. Les heures sont enregistrées en ligne. De nombreux développeurs proposent leurs solutions directement sur leur site web dans ces conditions. L’utilisation de logiciels de gestion du temps basés sur le web ne nécessite aucune action supplémentaire que de se connecter via un navigateur, et toutes les options du package choisi sont disponibles. Dans ce contexte, on parle également de software-as-a-service (SaaS). En réalité, cette approche est très judicieuse pour la gestion du temps. Elle permet aux employés d’utiliser la solution depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. De plus, les entreprises n’ont pas à se soucier des étapes d’installation complexes et d’une maintenance à long terme. Le fournisseur se charge de tous les travaux et offre également un support complet pour une utilisation maximale du système. Il est souvent possible d’utiliser gratuitement des logiciels de gestion du temps pendant une certaine période d’essai, mais généralement, les logiciels SaaS sont payants. Alternativement, les entreprises ont toujours la possibilité d’utiliser des outils de gestion du temps en tant que solution sur site. Il s’agit en résumé de la forme classique de déploiement de logiciels. L’outil de gestion du temps est généralement acheté pour un prix unique et installé en interne. Le grand avantage réside dans la protection des données, car toutes les informations restent exclusivement sur les serveurs de l’entreprise respective. Cependant, la responsabilité totale de l’hébergement, de la mise en œuvre et de la maintenance incombe à l’entreprise elle-même. Elle doit donc veiller à fournir les compétences nécessaires et une infrastructure technique adéquate. En fin de compte, il est possible d’utiliser certains logiciels de gestion du temps en tant que logiciel libre avec une solution sur site. Il est possible d’obtenir un outil de gestion du temps entièrement gratuit dans ce cas. Cependant, la configuration et la maintenance nécessitent toujours des investissements spécifiques.
Que faut-il prendre en compte lors du choix d’un outil de gestion du temps ?
Comme pour tout type de logiciel, les outils de gestion du temps ont des priorités différentes. Les plus grandes différences se trouvent principalement dans les fonctionnalités, en dehors de leur orientation de base en tant que solution SaaS ou sur site. Par conséquent, avant d’acheter un logiciel de gestion du temps, il est particulièrement important de vérifier si toutes les fonctionnalités nécessaires sont disponibles, ou si l’outil choisi répond vraiment aux besoins spécifiques. La réponse aux questions suivantes est essentielle :
L’outil doit-il être intégré dans une architecture système existante – des interfaces appropriées sont-elles disponibles ?
L’outil doit-il être capable de travailler en équipe ?
Les temps de projet, les temps d’application ou les temps de présence doivent-ils être enregistrés – ou peut-être tout cela ?
La planification des congés est-elle souhaitée ?
Une planification des ressources humaines est-elle nécessaire ?
Sur quels appareils les temps doivent-ils être enregistrés – peut-être aussi sur des terminaux classiques ?
Des applications spéciales sont-elles nécessaires pour les employés sur le terrain ?
Les temps doivent-ils être enregistrés hors ligne et synchronisés automatiquement ?
Est-il nécessaire de facturer directement à partir du système ?
