Comment choisir votre logiciel GED ?
Une fois que vous avez pris conscience des avantages offerts par l’acquisition d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED), il est temps de choisir le vôtre.
Ce choix nécessite une évaluation préalable de vos besoins et des différents processus nécessitant une solution GED au sein de votre entreprise. Une fois cette analyse effectuée, vous serez en mesure de définir les critères relatifs au choix de votre solution.
Un système de GED gère la création, le stockage et le contrôle des documents de manière électronique. Sa fonction principale est de gérer les informations électroniques au sein d’un flux de travail organisationnel. Une GED de base devrait inclure la gestion des documents, le flux de travail, la récupération de texte et l’imagerie. Elle doit également offrir un accès sécurisé, maintenir le contexte et exécuter des instructions de disposition pour tous les enregistrements du système.
Lors du choix d’un système GED, certaines fonctionnalités doivent être prises en compte :
Contrôle de sécurité
Cette fonction permet de contrôler quels utilisateurs ont accès à quelles informations. Tout système que vous utilisez doit pouvoir protéger les enregistrements non publics.
Contrôle de version
Le système GED doit permettre aux utilisateurs d’ajouter des documents et de désigner un document comme enregistrement officiel. Il doit également attribuer automatiquement la désignation de version correcte.
Capture des métadonnées
Le système GED doit permettre de capturer et d’utiliser les métadonnées appropriées pour votre organisation.
Votre système informatique
Il est important d’évaluer votre système d’information existant pour déterminer s’il est compatible avec votre nouvelle solution GED. Cela est particulièrement crucial si vous optez pour une licence on-premise qui nécessite une installation sur site. Assurez-vous également que votre système GED peut interagir harmonieusement avec les solutions logicielles que vous utilisez déjà. Certains éditeurs permettent d’intégrer directement leur solution GED à l’ERP de l’entreprise, comme SAGE, EBP, Salesforce, etc.
La compatibilité avec le format de documentation existant
Lorsque vous remplacez une solution GED existante, vous disposez déjà de fichiers stockés sous un format spécifique. Il est essentiel que votre nouveau logiciel prenne en compte ce format afin de pouvoir procéder à une importation sans problème.
Le passage au multimédia
Les systèmes de GED présentent de nombreuses similitudes avec les systèmes de gestion de contenu (CMS). La principale différence réside dans le fait que la plupart des systèmes CMS sont utilisés pour la gestion de divers contenus Web à partir d’un site central, tandis qu’un système de gestion de documents est principalement utilisé pour l’archivage. Cependant, ils opèrent sur des médias similaires tels que les textes, les images, l’audio et la vidéo. Certains documents techniques peuvent également inclure des plans et des animations 3D.
Afin de bien classer les documents numériques, de nombreux systèmes de GED utilisent un processus détaillé de stockage des documents, y compris des métadonnées. Ces métadonnées facilitent la recherche des archives en fournissant un accès facile aux détails clés, que ce soit par chronologie, sujet, mots-clés ou autres stratégies associatives. La documentation spécifique aux protocoles de stockage originaux joue un rôle important dans la valeur d’un système de gestion électronique de documents pour une entreprise ou une organisation.
Métadonnées
Les métadonnées sont des données qui décrivent le contenu d’un élément. En GED, elles sont utilisées pour faciliter les recherches. Les moteurs de recherche GED utilisent généralement des métadonnées, ainsi que d’autres facteurs, pour déterminer le contenu d’un document. Les métadonnées optimisent la recherche en fournissant des informations précises sur le contenu d’une image, par exemple, ce qui permet une recherche rapide par mots-clés.
Les métadonnées couramment utilisées par la plupart des systèmes de recherche GED comprennent :
- Une description : elle décrit le type de contenu associé à un document.
- Un titre : il sert d’identifiant unique dans les résultats de recherche.
- Des mots-clés : ils sont liés au contenu du document.
- Une arborescence : certains logiciels GED décomposent les documents selon les types de contenus qui les constituent.
- Des métadonnées sur-mesure : elles sont spécifiques aux processus métiers de l’entreprise qui déploie le logiciel GED.
Image Source: frtips.com
