Les documents sont désormais traités numériquement dans les entreprises. Cependant, le volume de données numériques pose un défi majeur aux entreprises : elles doivent garder une vue d’ensemble de toutes les informations et documents. C’est là que les systèmes de gestion de documents interviennent. Les DMS offrent aux entreprises la possibilité d’accéder, de gérer et de stocker les données de manière simple et rapide. Dans notre comparatif actuel, nous avons comparé 19 solutions de DMS. Vous trouverez dans 17 catégories et 192 critères toutes les informations que vous devez connaître sur les solutions de DMS. Vous pouvez télécharger le résumé chez nous, comme d’habitude.
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Les systèmes de gestion de documents – ce qu’ils peuvent faire
Les entreprises rendent leur quotidien de plus en plus numérique. Cela concerne maintenant également la gestion des documents. Les classeurs et les télécopieurs ne sont plus du tout à jour et, surtout, ils sont peu pratiques. Mais la numérisation pose également des problèmes aux entreprises. Car la gestion des quantités de données et de documents devient de plus en plus difficile. Ce qui était autrefois des piles de dossiers sont aujourd’hui d’innombrables dossiers sur le bureau des entreprises. Il est de plus en plus difficile de garder une vue d’ensemble. C’est précisément pour ces défis que les systèmes de gestion de documents ont été développés.
Les DMS sont des solutions logicielles qui aident les entreprises à gérer leurs documents. Ils servent à l’archivage numérique des documents et améliorent ainsi le flux de travail dans les entreprises. Avec les DMS, les documents peuvent non seulement être enregistrés et gérés, mais aussi stockés. Un autre avantage est que les employés sont énormément soulagés par le DMS. Les démarches bureaucratiques liées à l’archivage de tous les documents disparaissent complètement avec les systèmes de DMS. Les systèmes offrent différentes fonctionnalités pour la gestion des documents.
Quelles sont les fonctionnalités incluses dans chaque système de gestion de documents, quels sont les coûts associés à leur utilisation et de nombreuses autres informations sont disponibles dans notre comparatif actuel. Notre comparaison prend en compte un total de 19 fournisseurs de solutions de DMS et vous offre un aperçu complet de leur fonctionnement.
Catégories du comparatif des systèmes de gestion de documents :
- Informations générales
- Langues de l’interface utilisateur des solutions
- Axes de concentration des fournisseurs par secteur d’activité
- Fonctions de base des solutions
- Domaines d’application des DMS
- Collecte de données
- Stockage de données
- Formats
- Métadonnées
- Interfaces avec les logiciels CMS
- Interface avec les systèmes CRM et de vente
- Autres interfaces
- Fonctions de collaboration des solutions
- Intégrations newsletter
- Critères juridiques
- Services supplémentaires des fournisseurs
- Approche de tarification des solutions
Les systèmes de gestion de documents que nous avons comparés :
Les approches de tarification des fournisseurs – ces possibilités existent
Lorsque l’on examine les approches de tarification des fournisseurs, on constate des différences marquées en ce qui concerne la structure des prix. Dans notre comparatif, nous avons par exemple interrogé les fournisseurs sur le prix de départ par an. Le résultat : les fournisseurs les moins chers commencent à un euro par an. Le fournisseur le plus cher demande quant à lui un prix de 250 euros par an pour son DMS. Les coûts mensuels varient également selon les systèmes. Cependant, la plupart des systèmes sont facturés en fonction de l’étendue du produit. De même, les coûts des solutions de DMS diffèrent considérablement en fonction du nombre d’employés. Plus l’entreprise est grande, plus le prix de la solution logicielle est élevé. Les entreprises doivent donc prendre en compte les économies réalisées grâce au DMS par rapport au coût du produit. De plus, il est frappant de constater que tous les systèmes de gestion de documents ne sont pas disponibles en version gratuite.
Fonctionnalités de base : les fonctionnalités que les solutions de DMS doivent offrir
Avant de choisir des systèmes de gestion de documents, les entreprises doivent collecter suffisamment d’informations sur leurs fonctions de base. Car c’est là que le bon grain se sépare de l’ivraie. Dans notre comparatif, nous nous sommes notamment intéressés à la question de savoir si les systèmes peuvent être installés sur le serveur propre ou s’ils ont besoin d’une assistance externe. De plus, nous avons comparé si les solutions de DMS proposent des applications mobiles. De nos jours, l’accès mobile est particulièrement important et un critère essentiel pour les entreprises. Un autre facteur qui joue un rôle dans le choix est la possibilité de modifier les documents. Les données sont-elles simplement collectées et gérées, ou peuvent-elles également être modifiées ultérieurement ? Dans tous les cas, tous les fournisseurs offrent la possibilité de modifier les documents.
Utilisation sectorielle spécifique des DMS
Les systèmes de DMS ne sont pas également présents dans tous les secteurs. Dans notre comparatif, nous avons examiné où se concentrent les acteurs du marché. De nombreux fournisseurs de notre comparatif sont particulièrement présents dans le domaine des technologies de l’information. Le secteur des entreprises à entreprises (B2B) est également une priorité pour presque tous les DMS. On constate également des forces dans le secteur du commerce. À l’exception de quelques fournisseurs, une plus grande attention est portée à ce secteur dans les systèmes. L’industrie automobile est moins représentée dans les DMS comparés. Bien qu’il existe quelques fournisseurs qui ont une expertise dans ce domaine, ce n’est pas leur principal domaine d’activité.
Conclusion
Les systèmes de gestion de documents comparés offrent une solution adaptée à chaque besoin. Mais comment les entreprises choisissent-elles le bon système ? Le choix du système dépend en fin de compte de différents facteurs et préférences personnelles. Selon le secteur d’activité, des critères peuvent jouer un rôle plus important pour certaines entreprises que pour d’autres. Il est important de considérer le DMS dans le contexte global de l’entreprise. Car ce n’est que s’il s’adapte aux systèmes existants qu’il peut fonctionner sans problème. Notre comparatif vous offre un aperçu complet des fournisseurs et de leurs solutions.
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