Vous êtes un professionnel de la santé et vous souhaitez externaliser l’accueil téléphonique et la gestion de votre relation patient ? Que vous travailliez dans une clinique, un hôpital ou un cabinet médical, déléguer la gestion de vos appels et de vos rendez-vous répond aux besoins de toutes les activités médicales.
Cependant, de nombreux centres d’appels proposent des services de permanence téléphonique, et tous ne se valent pas ! Comment alors comparer les offres des différentes plateformes téléphoniques ? Quels sont les critères essentiels à vérifier et comment identifier vos besoins ?
Comparatif permanence médicale : identifier vos besoins
Un service de permanence téléphonique peut couvrir la simple gestion des appels entrants, jusqu’à l’accomplissement de tâches administratives. Selon la typologie de votre cabinet (un ou plusieurs médecins), votre spécialité (médecin généraliste ou spécialiste), le nombre d’appels que vous recevez et les tâches que vous réalisez, vous n’aurez pas besoin des mêmes services.
Il est donc important d’identifier vos besoins avant de comparer les différentes offres de télésecrétariat médical. Il est également essentiel de cibler vos exigences :
- Souhaitez-vous réduire le taux d’absentéisme de vos patients qui oublient trop souvent leur rendez-vous ? Certaines permanences téléphoniques, comme Belenos, proposent un service de rappel des rendez-vous par SMS ou email.
- Souhaitez-vous améliorer l’expérience de vos patients en proposant la prise de rendez-vous en ligne ? Belenos dispose d’un outil de prise de rendez-vous (Calendovia) et est partenaire de Doctolib.
- Quelles sont les urgences médicales qui doivent vous être transférées impérativement ? Les télésecrétaires à distance doivent s’adapter au mieux à vos conditions.
- Souhaitez-vous étendre les horaires de votre cabinet ? Toutes les permanences téléphoniques ne proposent pas les mêmes plages horaires. Par exemple, les secrétaires Belenos sont disponibles du lundi au vendredi de 8h à 20h et le samedi de 8h à 12h.
- Avez-vous besoin d’une télésecrétaire en soutien lors de débordements, de congés ou à temps plein ?
- Avez-vous besoin d’une secrétaire médicale qui gère un ou plusieurs agendas ? En effet, pour réduire les coûts sans perdre en efficacité, votre télésecrétaire peut assister plusieurs médecins au sein d’un même cabinet.
Le conseil Belenos : répertoriez les appels que vous recevez dans un tableur sur une période d’un mois par exemple. Vous serez en mesure d’identifier leur volume et de qualifier leur nature : s’agit-il de suivi, de demandes de rendez-vous, d’informations, etc. Ces informations précises aideront le centre d’appel à vous proposer un devis personnalisé.
Permanence médicale : les critères essentiels
L’un des premiers critères à vérifier auprès des services de permanence téléphonique est leur spécialité. Il y a une réelle différence entre un centre d’appel généraliste et un télésecrétariat téléphonique spécialisé dans les métiers de la santé. Si vous souhaitez fidéliser votre patientèle, il est essentiel de faire appel à une entreprise spécialisée dans le médical, comme Belenos, dont les secrétaires sont formées aux métiers de la santé. La maîtrise du vocabulaire, la capacité à détecter les urgences médicales et à conseiller les patients sont des compétences indispensables, en plus de l’empathie et du sourire au téléphone.
Dans vos métiers, le secret professionnel est également primordial. Il est donc essentiel de travailler avec un partenaire de confiance. Votre télésecrétaire est constamment en contact avec des patients présentant différentes maladies et symptômes, il est impératif qu’elle fasse preuve de professionnalisme et de discrétion.
Par ailleurs, les outils informatiques auxquels aura accès votre secrétaire médicale sont un point à vérifier. Ils sont essentiels pour assurer une bonne communication entre le praticien et l’assistante, ainsi qu’entre le patient et votre cabinet. La prise de rendez-vous en ligne, l’agenda collaboratif, l’historique des appels, la télétransmission des documents, le transfert des appels, l’outil de confirmation et de rappel des rendez-vous… Plus ces outils intégrés seront complets, plus vous gagnerez du temps dans votre activité.
Conseils Belenos : choisir votre permanence médicale
La permanence téléphonique médicale représente un réel gain de temps pour les praticiens, mais aussi une réduction des coûts (embauche d’une secrétaire ou d’une assistante, équipement informatique). Les centres d’appels l’ont bien compris et proposent des prix attractifs. Cependant, le prix le plus bas ne garantit pas un service de qualité.
Certaines plateformes proposent un abonnement avec une facturation mensuelle, d’autres facturent à l’appel. Certaines n’hésiteront pas à sous-traiter des télésecrétaires à l’étranger pour proposer des prix attractifs. Rappelons que l’accueil téléphonique est le premier contact entre votre patient et votre cabinet. Il est donc essentiel que votre partenaire puisse garantir la protection des données personnelles de vos patients, conformément à la réglementation RGPD.
Le saviez-vous ? Les centres d’appels Belenos sont basés en France. Vous vous adressez à une équipe réelle qui assiste quotidiennement des médecins généralistes, des spécialistes (cardiologue, dentiste, pédiatre, etc.), des professionnels de soins (kinésithérapeute, ostéopathe, infirmier libéral) et des cliniques. De plus, toutes les secrétaires Belenos sont en CDI et spécialisées dans l’accueil téléphonique du secteur médical.
Les solutions Belenos sont sans engagement, vous pouvez choisir l’abonnement qui vous convient parmi les 4 formules proposées. Vous disposez d’outils pour faciliter le suivi et le flux d’informations entre votre secrétaire et vous. Si vous souhaitez tester l’une de nos formules, vous pouvez demander un essai gratuit pendant 7 jours.
