L’ancien département du personnel qui se limitait à la gestion des salaires et au calcul du temps travaillé par chacun des salariés n’existe plus. Aujourd’hui et depuis quelque temps déjà, les entreprises ont pris conscience que les talents humains constituent l’un de leurs atouts les plus importants.
Le service RH a ainsi abandonné ses anciennes formules et adopté de nouvelle manière de travailler : il est ainsi devenu un service RH stratégique. En effet, les processus de ressources humaines sont dorénavant axés sur la réalisation des objectifs déterminés par l’entreprise.
Cependant, découvrir quelles compétences et quelles aptitudes les collaborateurs d’une entreprise doivent maîtriser pour que celle-ci atteigne les objectifs qu’elle s’est fixée n’est pas une mince affaire et représente beaucoup de travail.
Les ressources humaines peuvent également, désormais, cartographier les lacunes en matière de compétences et de connaissances des équipes existantes et élaborer un programme de formation permettant aux collaborateurs de d’acquérir le savoir faire essentiel pour poursuivre les objectifs déterminés par l’entreprise.
Comment cartographier les processus RH ?
Avant de commencer la conception de processus RH pouvant être par la suite automatisé, il est essentiel de solliciter l’appui du niveau stratégique de l’entreprise, c’est-à-dire l’appui de ses dirigeants.
Soutien et autorité sont indispensables à la réalisation de ce type de projet. Sans le soutien et une démonstration claire de l’intérêt de la direction pour ce projet, il est très difficile à mettre en œuvre l’automatisation des processus, et cela, quel que soit le service de l’entreprise concerné.
Après la présentation de votre projet et l’obtention du soutien des dirigeants, il vous faudra suivre, étape par étape, cette procédure d’intégration des processus RH.
1 – Objectifs stratégiques
Nous en avons parlé au début de cet article : il s’agit de comprendre les objectifs fixés dans la planification stratégique de l’entreprise et de déterminer quels sont les processus RH les plus pertinents pour la réaliser.
2 – Collecte d’informations
Pour déterminer les processus RH à cartographier, vous devez recueillir des informations à leur sujet.
Il y a plusieurs façons de le faire:
- Interroger les personnes incluses dans ce processus, ceux qui l’utilisent quotidiennement.
- Observer les processus en fonctionnement.
- Collecter des documents, utiliser des checklists, des formulaires, des templates, des tableaux peut grandement aider à comprendre comment le processus se déroule dans l’entreprise.
- Prêter également attention aux règlements établis par chacun des services et aux différentes législations applicables.
3 – Cartographie du processus RH actuel
Une fois toutes ces informations collectées, il est temps de modéliser le processus de gestion des ressources humaines tel qu’il se déroule actuellement dans l’entreprise.
Une erreur très courante commise par les professionnels est de modéliser directement le nouveau processus optimisé sans se familiariser au préalable avec le processus en cours.
Commencer par modéliser le nouveau processus les mène à l’échec car cela ne leur permet pas de déterminer les possibilités d’amélioration.
La cartographie des processus RH, comme tout autre type de cartographie de processus, vise à définir quelques points fondamentaux :
- Le flux de travail
- Les principales tâches à réaliser
- Les acteurs du processus
- Les événements
- Le résultat attendu
- La documentation requise par la législation applicable et les règlements mis en place en interne.
Sur cette base, il sera possible de créer une représentation suffisamment détaillée du processus permettant son analyse et la recherche d’opportunités d’amélioration.
Les plateformes BPM aident à cartographier les processus RH et tous les autres processus. Ces logiciels présentent une interface intuitive et facile à utiliser qui permet même aux personnes non-initiées à la programmation de créer des flux de processus en utilisant des symboles et des notations standardisées, appelées BPMN.
4 – Identifier les opportunités d’amélioration
Une fois le processus RH cartographié sous la forme d’un diagramme de processus, il sera beaucoup plus facile d’identifier les opportunités d’amélioration.
Les opportunités prennent la forme de points dans la chaîne de tâches où l’on peut observer des retards, du gaspillage, un grand nombre de corrections ou encore bien d’autres problèmes.
En voici quelques exemples courants :
- Le goulot d’étranglement. C’est un point de processus vers lequel les activités se dirigent et s’accumulent.
- Le volume excessif d’activités pour la taille de l’équipe.
- L’échange de papier ou de courrier électronique trop important.
- Le contrôle de processus effectué en parallèle par l’intermédiaire de feuilles de calcul par exemple.
- Les activités effectuées en doublon.
- L’existence d’activités qui n’apportent aucune valeur ajoutée au processus.
- Les retards
- Les Handoffs. Il s’agit du moment du processus lors duquel la réalisation d’une tâche est transmise à une autre équipe. Un fort risque d’échec existe au regard de l’échange d’informations. Ce problème est très fréquent dans les flux de processus d’embauche et de sortie du personnel.
5 – La modélisation des processus futur
Cette modélisation doit se baser sur la cartographie des processus RH tels qu’ils sont aujourd’hui et sur les opportunités d’amélioration détectées.
À ce stade, il est important d’utiliser une notation standard pour cette modélisation telle que le BPMN – Modèle de processus métier et notation.
6 – Automatisation et KPI
Cartographier les processus RH peut vous aider à mieux les comprendre. Et si vous alliez encore plus loin ?
La cartographie des processus sans leur automatisation ne vous fournira pas d’avantage particulier.
L’automatisation permet d’évaluer l’efficacité des processus en temps réel, en analysant les KPI (indicateurs clés de performance du processus) présentés sur des panneaux de contrôle.
Cela vous permettra de détecter immédiatement les problèmes et d’essayer d’apporter les corrections nécessaires pour améliorer vos processus de manière continue.
Intéressé(e)? Voyez par vous-même.
