C’est décidé : vous en avez assez de naviguer à vue pour gérer les salaires ! Vous souhaitez mettre en place un processus de paie digne de ce nom. C’est effectivement la meilleure façon de réduire les risques lors du traitement. Mais comment s’y prendre pour ne rien oublier dans les différentes étapes du processus de paie ? Ce résumé va vous aider à avancer à grands pas !
Pourquoi mettre en place un processus de paie ?
Le processus de paie définit la manière dont vous organisez le traitement des salaires, en respectant un ordre chronologique. Chaque étape est détaillée, depuis la collecte des informations de paie jusqu’à la clôture de la Déclaration Sociale Nominative (DSN).
Généralement, ce processus est enregistré et codifié dans votre système de gestion documentaire, au même titre que n’importe quelle autre procédure de l’entreprise. En effet, la réalisation de ce document présente un double objectif :
- Structurer la gestion de la paie en interne
- Clarifier le rôle de chaque acteur à chaque étape du processus de paie
La gestion de la paie concerne toutes les parties prenantes de l’entreprise :
- Le technicien de paie, le service des ressources humaines ou administratif
- Les salariés, qui doivent transmettre rapidement toute absence ou modification
- Les managers, responsables du reporting des variables de paie
- Le service comptable (s’il est distinct du service des ressources humaines)
- Les dirigeants, pour la validation et le paiement des salaires
- Les organismes externes à l’entreprise, chargés de la collecte des cotisations sociales
Le processus de paie offre de nombreux avantages à l’entreprise. La formalisation des étapes de la paie est un excellent moyen d’éviter les erreurs ou les oublis. Il permet de partager des règles claires en amont du traitement des salaires.
Enfin, cette pratique permet de comprendre le cheminement du salaire en cas d’absence du personnel dédié à son traitement. Le processus est établi de manière à ce qu’un professionnel de la paie puisse le remplacer immédiatement.
Comment mettre en place un processus complet de paie ?
Pour mettre en place un processus de paie vraiment utile, celui-ci doit être exhaustif dans la présentation de ses phases. En fait, il doit être façonné comme un cycle.
Étant donné la fréquence de la paie, la meilleure façon de procéder consiste à prendre comme référence un mois type. À partir de cette période, vous pouvez détailler chaque grande étape du traitement des salaires.
Il est tout à fait possible de trouver des modèles de plan de paie. Cela peut être un point de départ pour votre réflexion, à condition de garder à l’esprit les spécificités internes. Le processus de paie doit répondre aux exigences réglementaires tout en s’adaptant aux pratiques internes.
Quelles sont les étapes du processus de paie ?
Quelle que soit la taille de l’entreprise et du service administratif, la gestion de la paie s’organise autour de six grandes étapes, constituant la base de votre procédure interne.
Étape 1 – Collecte des éléments variables de paie
Il s’agit de rassembler toutes les données nécessaires pour établir les bulletins de salaire, en particulier les variables mensuelles. Dans votre processus, n’oubliez pas de préciser les moyens et les dates limites de reporting. Cela vous évitera les changements de dernière minute.
Étape 2 – Remplissage des rubriques de la paie
Une fois que vous disposez de toutes les informations nécessaires, il est temps de remplir les rubriques. La durée de cette étape dépend des moyens techniques dont vous disposez.
Tout d’abord, il est essentiel de définir chaque rubrique du bulletin de salaire. En établissant un plan de paie clair, vous n’aurez plus de questions à vous poser concernant les mentions à indiquer sur les fiches de paie.
Bon à savoir : comment simplifier un bulletin de paie ?
Étape 3 – Calcul des salaires et des charges
C’est le moment de déterminer les salaires nets des collaborateurs. Avant d’arriver au résultat final, vous devez indiquer le salaire brut et calculer les charges patronales et salariales.
Si vous avez la chance de disposer d’outils automatisés, basés sur des taux et des assiettes de cotisations à jour, cette phase peut être simplifiée. Il vous suffit ensuite de vérifier les résultats.
Étape 4 – Préparation des écritures comptables de paie et validation des paiements
Qui a dit que la paie était uniquement une affaire de ressources humaines ? L’objectif maintenant est de traduire toutes les lignes de virement en écritures comptables. Pour cela, vous devez préparer une série d’opérations diverses sur le journal de salaires.
Le processus de paie doit indiquer comment les paiements des salaires et des charges sont validés en interne. Qui est responsable de la validation des virements bancaires ?
Étape 5 – Remise des bulletins de paie aux salariés
Le versement des salaires s’accompagne de la remise des bulletins de paie aux salariés. Cela fait partie des obligations de l’employeur. Différents moyens sont à votre disposition pour cette étape, du remis en mains propres à l’envoi électronique dans un coffre-fort numérique.
Étape 6 – Transmission de la DSN pour la paie du mois
Une fois les différentes opérations internes effectuées, il vous reste à déclarer et à transférer les fonds collectés au titre des charges sociales. Cette transmission est basée sur les informations RH internes. Il est donc important de réaliser cette étape à la fin du processus de paie.
Comment optimiser un processus de paie ?
Chaque étape du processus de paie peut être optimisée en fonction des solutions techniques disponibles en interne. Prenons l’exemple du calcul de la paie. Les simples fichiers Excel ont leurs limites. Ils ne permettent pas de prendre en compte les spécificités RH telles que les frais professionnels ou les primes.
Pourquoi ? Tout simplement parce que les outils bureautiques de base ne sont pas suffisamment performants pour garantir le calcul précis des salaires. Vous envisagez d’investir dans une solution fiable et durable ? Vous souhaitez réduire les risques d’erreur et vous sentir épaulé dans votre processus de paie ? Découvrez sans plus tarder Eurécia Paie. Ce logiciel tout-en-un permet d’automatiser chaque étape du processus de paie.
