Le recouvrement de créances clients peut parfois être un processus complexe et délicat à gérer. Il implique plusieurs acteurs et différentes procédures. Dans cet article, nous allons explorer en détail ces différentes étapes et les raisons pour lesquelles il est judicieux de faire appel à des spécialistes du recouvrement.
Quels sont les différents acteurs d’une procédure de recouvrement de créance ?
Le service de recouvrement de factures impayées
Si le recouvrement de créances clients est géré en interne, c’est le service de recouvrement ou contentieux qui prendra en charge le dossier jusqu’à sa résolution. Ce service s’appuie généralement sur un logiciel de gestion du poste clients pour faciliter la gestion des litiges. Ce logiciel permet de suivre et d’automatiser une grande partie du processus de recouvrement : alertes, relances, envoi de lettres de mise en demeure de payer, etc.
Le rôle du service de recouvrement est donc de relancer les clients afin de solder leurs créances. Dans la plupart des cas, des accords amiables sont trouvés pour résoudre les litiges et éviter une procédure judiciaire.
Le cabinet de recouvrement des dettes clients
Le cabinet de recouvrement peut prendre en charge tout ou partie du processus de recouvrement. Il peut également accompagner les services internes de contentieux en offrant des services d’audit, de coaching ou de mise à disposition de modèles de documents.
Dans certains cas, le cabinet de recouvrement peut être désigné comme « mandataire ». Il poursuit alors le processus de recouvrement initié par le « mandant » (société faisant appel au cabinet) et résout le litige par voie judiciaire si nécessaire.
La banque
Les institutions bancaires pratiquent également l’affacturage, qui consiste à racheter les créances clients. Il est important de noter que cette opération ne peut être effectuée qu’avant l’échéance de la créance.
Pourquoi faire appel à des spécialistes du recouvrement de créances client ?
L’objectif de chacun des acteurs du recouvrement est de réduire le délai de paiement, résoudre les litiges et recouvrer les créances clients. En maîtrisant ses encours et en ayant une visibilité sur ses créances, il est possible d’accélérer les encaissements et de réduire le besoin en fonds de roulement (BFR) de l’entreprise. La mise en place d’un logiciel de gestion de relance clients est souvent la première étape d’une politique interne de gestion des risques et du crédit.
Quelles sont les différentes procédures de recouvrement ?
Il existe plusieurs voies pour le recouvrement de créances, avec différentes issues possibles. Cependant, la procédure amiable reste généralement la solution privilégiée.
Recouvrement amiable des créances
L’objectif de cette procédure est d’éviter la procédure contentieuse devant un tribunal en utilisant des outils efficaces pour recouvrer les paiements dans les délais les plus courts possibles.
Dans un premier temps, il est possible d’envoyer une lettre de relance dès qu’un retard de paiement est constaté. Cette étape n’est pas obligatoire, mais elle permet de récupérer quelques liquidités tout en préservant la relation client. Il est également possible de convenir d’un échéancier de paiement pour satisfaire les deux parties.
En l’absence de réponse de la part du client ou pour accentuer la pression, une mise en demeure peut être envoyée. Cela permet généralement d’obtenir le règlement. La mise en demeure de payer est souvent obligatoire avant d’entamer une procédure contentieuse de recouvrement.
Le droit de rétention est également un moyen de pression efficace. Il permet au créancier de retenir la livraison ou la restitution d’un bien tant que les sommes dues n’ont pas été payées.
Il est possible de faire appel à un cabinet de recouvrement qui se chargera des relances et des mises en demeure à votre place. Cependant, cette solution peut engendrer des coûts élevés. Il est souvent plus pratique d’utiliser un logiciel de recouvrement qui permet d’automatiser un grand nombre de tâches.
Une dernière solution amiable consiste en la procédure simplifiée mise en place par la loi du 6 août 2015. Cette procédure facilite le recouvrement des créances civiles ou commerciales (inférieures à 4 000 euros) pour les petits entrepreneurs. Elle doit obligatoirement passer par un huissier de justice. En cas d’échec de ces différentes options, il faudra envisager une procédure contentieuse.
Les différentes procédures contentieuses de recouvrement
- L’injonction de payer
Cette procédure est non contradictoire, peu coûteuse (environ 40 €) et rapide. Elle permet d’obtenir un titre exécutoire sans nécessiter l’intervention d’un avocat. Cependant, certaines conditions doivent être remplies : la créance doit être certaine, avec un montant déterminé et une date de paiement échue.
- L’assignation en référé-provision devant le tribunal
Cette procédure peu coûteuse permet d’obtenir dans un court délai une provision sur les sommes dues. Les conditions d’utilisation sont une créance certaine dont la date de paiement est échue.
- L’assignation en paiement au fond
Il s’agit d’une procédure de droit commun qui permet d’obtenir un titre exécutoire. Elle est plus longue et plus coûteuse que les deux précédentes et peut nécessiter l’intervention d’un avocat, notamment lorsqu’il s’agit d’une procédure collective.
La plupart des entreprises cherchent des solutions pour éviter d’en arriver à des procédures de recouvrement de créances contentieuses. Voici donc cinq idées pour un processus de recouvrement efficace :
- En amont, évaluer la santé financière d’une entreprise pour anticiper ses comportements et éviter les litiges.
- Contracter une assurance-crédit pour se prémunir contre le risque de perte de créances.
- Mettre en place une culture cash dans votre entreprise pour impliquer tous les acteurs dans l’optimisation de la trésorerie et la récupération du cash.
- Faire appel à un cabinet d’affacturage pour déléguer les procédures à un professionnel du recouvrement.
- Utiliser un logiciel de recouvrement de créances élaboré pour calculer et maîtriser son encours clients et être performant dans la relance.
En associant la maîtrise des postes clients et fournisseurs avec une bonne gestion des stocks, vous garderez le contrôle sur votre BFR et la bonne santé de votre entreprise !
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