Lorsqu’il s’agit de gérer les notes de frais professionnels, il existe deux méthodes applicables. Dans cet article, nous allons explorer ces méthodes ainsi que la manière appropriée de les comptabiliser.
Les règles applicables aux notes de frais
La méthode des frais réels
La première méthode consiste à enregistrer les frais réels engagés, qui doivent être justifiés par des factures pour prouver leur réalité. En utilisant cette méthode, les montants versés par l’employeur au salarié sont exonérés de cotisations sociales et ne sont pas imposables à l’impôt sur le revenu du salarié. Il n’y a pas de limite imposée par la législation en vigueur, car cette méthode prend en compte les frais réels.
La méthode de l’allocation forfaitaire
La deuxième méthode consiste à appliquer un montant forfaitaire pour les remboursements demandés par le salarié. Cependant, il existe ici une limite d’exonération car il y a un plafond pour les frais de repas et le barème kilométrique. Avec cette méthode, le salarié n’a pas besoin de justifier les frais selon le principe du réel. En cas de contrôle, l’employeur devra simplement démontrer que l’application des allocations forfaitaires correspond aux situations réelles.
Comptabilisation : note de frais et compte 625
Les écritures comptables diffèrent en fonction de la charge concernée. Pour un salarié, il faut créditer le compte 421. Voici comment se comptabilisent certains frais spécifiques :
Les frais kilométriques et frais de transport
Numéro de compte
Remboursement de frais : indemnités kilométriques
Montant
Débit
Crédit
Débit
Crédit
6251
Indemnités kilométriques du salarié X :2440 x 0,456
1112€
421
Indemnités kilométriques du salarié X :2440 x 0,456
1112€Les dépenses engagées pour les déplacements des salariés sont comptabilisées de la même manière, sauf s’il s’agit de prendre en charge les frais domicile-lieu de travail des salariés. Dans ce cas, elles sont comptabilisées via l’OD de salaires, dans un autre compte de charges (6414 indemnités et avantages divers) par le crédit du compte 421 Personnel, rémunérations dues.
Les frais de restaurant
Numéro de compte
Frais de restaurant
Montant
Débit
Crédit
Débit
Crédit
6256
Missions
110€
44566
TVA déductible
11€
421
Salariés
121€Pour les frais de restauration, ils se comptabilisent de la même manière. Utilisez le compte 6256 Missions ou le compte 6257 Réceptions selon qu’il s’agit d’une mission à l’extérieur ou d’une réception au sein de l’entreprise.
Les frais de logement
Numéro de compte
Frais de logement
Montant
Débit
Crédit
Débit
Crédit
6251
Voyages et déplacements
100€
421
Salariés
100€Les frais de logement engagés par le salarié lors d’un déplacement professionnel demandé par l’employeur se constatent TTC. Le logement en tant que tel n’entre pas dans le champ d’application de la TVA, quelle que soit l’activité de l’entreprise concernée. L’écriture comptable est donc la suivante :
Quelques conseils pour bien gérer vos notes de frais
Une quantité importante de notes de frais dans une entreprise nécessite une organisation particulière. Il convient d’être vigilant et d’organiser le suivi sur un tableur ou dans un logiciel. Il est également recommandé d’utiliser des sous-comptes pour optimiser le suivi des charges par type, comme les indemnités kilométriques et les frais de logement, par exemple.
Les points de vigilance de la note de frais
Les contrôleurs de l’Administration fiscale ou de l’URSSAF accordent une grande importance aux notes de frais dans les entreprises. Voici les quatre points qui nécessitent une attention particulière :
L’allocation forfaitaire appliquée à tort
L’allocation forfaitaire est autorisée par l’URSSAF, mais elle ne s’applique qu’aux salariés et non aux dirigeants relevant du régime des travailleurs non salariés. Par conséquent, les dirigeants de SARL et SELARL, ainsi que les présidents directeurs généraux de SA et les présidents et dirigeants de SAS sont exclus de ces remboursements. Dans tous ces cas, l’employeur doit rembourser les frais à l’euro près.
Les frais réels remboursés sans justificatif
Les frais engagés pour lesquels une demande de remboursement est faite par une note de frais doivent respecter plusieurs principes : ils doivent être engagés dans l’intérêt de l’entreprise, justifiés et qualifiés de raisonnables.
Les notes de frais excessives
L’URSSAF est attentive aux repas d’affaires. Elle considère qu’il n’y a pas d’abus manifeste lorsque le salarié bénéficie d’un repas d’affaires par semaine ou cinq repas par mois. Au-delà, les repas sont considérés comme des avantages en nature nourriture soumis à cotisations sociales. Pour éviter cette requalification, les repas d’affaires doivent être justifiés en précisant, par exemple, le motif du repas, le nom, le poste et le contact des personnes invitées.
Voilà, vous avez maintenant les informations nécessaires pour comprendre la comptabilisation des notes de frais et éviter les écueils. Veillez à respecter ces règles pour une gestion saine et efficace de vos notes de frais dans votre entreprise.
