Choisir un logiciel de comptabilité
Qu’est-ce qu’un logiciel de comptabilité ?
Les progiciels de comptabilité sont des outils qui traitent toutes les tâches comptables d’une entreprise et gèrent sa globalité : plan comptable, comptabilité générale, saisie des écritures, déclaration de TVA, déclarations fiscales, gestion de trésorerie, devis et factures, impayés, paie, rapprochement bancaire, saisie des notes de frais…
Certains logiciels permettent d’automatiser les processus pour gagner du temps et accroître la productivité, tout en assurant un contrôle budgétaire. Ces logiciels de gestion génèrent également des rapports détaillés (compte de résultat, balances, grand-livre et autres éditions légales, cubes décisionnels d’analyse du chiffre d’affaires et des marges, tableaux de bord de suivi des charges, éditions des postes clients et fournisseurs, suivi de trésorerie…).
Comptabilité : quelles contraintes pour les entreprises ?
La tenue de la comptabilité est obligatoire pour les entreprises et doit être réalisée de “bonne foi” en respectant certaines règles. Pour les sociétés commerciales, ces règles incluent :
- Établir des factures, avec ou sans devis préalable.
- Tenir des livres comptables, composés du journal comptable et du grand livre comptable, qui enregistrent les flux financiers quotidiens de l’entreprise.
- Préparer des comptes annuels, qui sont remis à l’administration fiscale à la fin de chaque exercice. Ils comprennent le bilan comptable, le compte de résultat et l’annexe explicative.
- Rassembler les pièces justificatives qui prouvent les informations présentes dans les comptes (factures de vente ou d’achat par exemple).
- Réaliser un inventaire une fois par an pour répertorier les éléments actifs et passifs de l’entreprise, ainsi que leur valeur.
- Archiver les documents comptables et leurs justificatifs pendant une période de 10 ans.
Pour certaines entreprises, la comptabilité est simplifiée. Par exemple, les micro-entreprises peuvent se contenter d’un enregistrement chronologique des recettes et des achats. D’autres types d’entreprises bénéficient également d’un régime simplifié, comme celles relevant des bénéfices industriels et commerciaux ou celles imposées à l’impôt sur les sociétés. Les entrepreneurs peuvent choisir de tenir leur comptabilité seuls, avec ou sans logiciel spécialisé, ou faire appel à un expert comptable.
Quel logiciel pour quel type d’entreprise ?
Les entreprises ont la possibilité d’acheter une solution comptable auprès d’un éditeur de logiciels. Les TPE (très petites entreprises) et PME (petites et moyennes entreprises) ainsi que les auto-entrepreneurs, optent souvent pour des logiciels SAAS tels que Indy, Je pilote mon entreprise, ou Zefyr, qui peuvent être intégrés à un logiciel de gestion commerciale ou CRM.
Les grandes entreprises privilégient plutôt les progiciels de gestion intégrée (PGI ou ERP) qui comprennent un module dédié à la comptabilité. Cela leur permet de gérer plus facilement tous leurs comptes clients et de gagner du temps. Il est aussi possible pour une entreprise de développer en interne son propre logiciel de comptabilité. Dans ce cas, la société devra faire appel à un ou plusieurs experts-comptables pour attester de la cohérence et de la vraisemblance des comptes annuels et des données comptables dans leur ensemble.
Dans la plupart des cas, les outils comptables sont payants, mais une version gratuite est souvent proposée. Pour obtenir un logiciel 100% gratuit, il faudra se tourner vers une solution open source.
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité ?
Les logiciels de comptabilité en mode SAAS, tels que Indy, Je pilote mon entreprise, MaCompta.fr, EBP, Cegid, proposent diverses fonctionnalités, notamment :
- Gestion comptable : un paramétrage permet d’automatiser la tenue comptable, en rapprochant et traduisant les opérations de vente et d’achat en écritures comptables. Il est parfois possible d’envoyer automatiquement les factures par e-mail et d’exporter les documents comptables.
- Gestion de la trésorerie : suivi en temps réel des flux d’argent, prévision de trésorerie, tableaux de bord pour le suivi commercial, comptable, analytique et financier.
- Création de rapports : certains rapports sont personnalisables à partir d’un tableau de bord dédié, offrant une vue globale de la comptabilité.
- Facturation : création et personnalisation de factures, devis, avoirs, reçus ou bons de commande avec logo, mise en page, mentions légales et attributs spécifiques. Possibilité de paramétrer des relances pour les clients.
- Calcul de la TVA : application automatique du taux de TVA à chaque transaction, automatisation de la déclaration de TVA.
- Réalisation de déclarations fiscales : les plateformes comptables peuvent accompagner dans les déclarations fiscales en auto-remplissant les formulaires.
- Numérisation des justificatifs : la plupart des logiciels de comptabilité permettent de numériser rapidement les factures ou les tickets de caisse en les prenant en photo avec un smartphone. Les justificatifs sont ensuite sauvegardés dans l’espace de stockage de la plateforme.
