La conception d’un plan de charge est essentielle pour le bon déroulement d’un projet. En plus d’estimer le budget nécessaire, il permet de démontrer la faisabilité du projet et de le piloter en temps réel. Cependant, il est important de connaître ses limites et de l’adapter régulièrement pour qu’il reste cohérent.
Pourquoi faire un plan de charge ?
Faire une première estimation budgétaire : La construction du plan de charge permet d’estimer les ressources nécessaires en fonction des pourcentages de charge, des salaires et de la durée d’affectation. Cela aide à avoir une première idée du budget du projet.
Montrer que le projet a les moyens de ses ambitions : La communication du plan de charge à la hiérarchie permet de prouver la maîtrise du projet et ses chances de réussite.
Piloter le projet en temps réel : Un bon plan de charge doit permettre de détecter les surcharges ou les surcapacités et d’anticiper les besoins futurs en fonction des aléas du projet.
Le plan de charge est donc un outil précieux pour surmonter les contraintes de la structure permanente et assurer la réussite du projet.
Les limites du plan de charge
Bien qu’il soit utile pour le pilotage du projet, le plan de charge ne doit pas devenir une fin en soi. S’il n’est pas respecté, cela peut signifier qu’il était mal dimensionné ou que des paramètres du projet ont changé. Il est donc essentiel de régulièrement vérifier sa cohérence avec les objectifs du projet et de ne pas le modifier fréquemment sans concertation.
De plus, la crédibilité d’un plan de charge dépend de l’importance accordée au projet en interne. Si le projet manque de visibilité ou de crédibilité, les ressources affichées dans le plan de charge risquent d’être purement théoriques et de compromettre la réussite du projet. Il est donc primordial de dialoguer avec les collaborateurs et leur hiérarchie pour assurer l’allocation adéquate des ressources.
Les étapes de réalisation d’un plan de charge
Etape 1 – Les prérequis
Avant de concevoir un plan de charge, il est important d’identifier la nature et la durée des tâches ainsi que la disponibilité des collaborateurs. Ces données peuvent être collectées auprès des managers, des personnes concernées directement ou grâce à un logiciel dédié à la gestion de la charge des collaborateurs. En confrontant ces informations, le chef de projet pourra réassigner certaines tâches ou les répartir sur la durée afin de s’assurer de la cohérence du plan de charge.
Etape 2 – La structuration
Le plan de charge peut être constitué de deux onglets : un onglet “planning” qui présente le détail des tâches et un autre onglet qui permet de visualiser chronologiquement la charge de chaque collaborateur et de la comparer avec leur disponibilité initiale. Selon les besoins et les exigences du projet, il est possible de moduler l’échelle de temps ou d’ajouter des colonnes pour une vision budgétaire.
Etape 3 – En phase d’exécution
Pendant l’exécution du projet, il est recommandé de suivre régulièrement l’avancement des tâches sur le plan de charge. Cela permet de noter la réalisation des tâches en utilisant des indicateurs tels que des pourcentages ou des codes couleurs. Ce suivi rigoureux évite de gaspiller inutilement la disponibilité des collaborateurs ou des ressources externes.
Le plan de charge est un outil essentiel pour garantir le respect du coût, de la qualité et des délais du projet. Il contribue également à la crédibilité du projet tout au long de sa réalisation.
