Le secrétariat est souvent considéré comme la vitrine d’une entreprise. Il est donc primordial de trouver une personne capable de transmettre le dynamisme et le professionnalisme de l’organisation. Recruter “la” secrétaire devient alors un enjeu stratégique pour les entreprises conscientes que “leur principal atout est leur équipe”. L’entretien d’embauche pour le poste de secrétaire joue un rôle crucial dans cette démarche. Il est essentiel de ne pas se tromper dans le choix de cette nouvelle collaboratrice. Voici quelques outils de recrutement qui vous aideront à dénicher la perle rare.
Tout commence par l’annonce
Ne vous méprenez pas ! La rédaction d’une annonce soignée est un critère essentiel pour recruter une secrétaire. Elle doit décrire précisément le poste à pourvoir et cibler les attentes réelles du recruteur. Cette démarche vous permettra d’éviter les candidatures inadaptées à vos besoins et les pertes de temps avec des assistants administratifs mal qualifiés.
L’annonce doit indiquer la catégorie à laquelle appartient l’entreprise : grande structure, PME/TPE ? La rédaction doit refléter le professionnalisme de votre entreprise. Le candidat doit ressentir l’envie de travailler chez vous, ce qui l’incitera à prendre le temps nécessaire pour rédiger sa candidature.
Il est indispensable de mentionner les informations dont vous avez besoin : nombre d’années d’expérience requis, âge, compétences recherchées. Le candidat doit-il être multilingue ? Le poste exige-t-il des déplacements fréquents ? N’hésitez pas non plus à demander des références pour dissuader certains candidats de frauder.
L’entretien d’embauche, l’étape décisive
Soyez attentifs aux détails qui comptent : la ponctualité, la tenue, l’aisance en présence des recruteurs, la facilité à communiquer et à échanger avec les gens pendant l’entretien. La personne idéale pour le poste de secrétaire de direction ou d’assistante ne se contente pas de suivre les instructions de son supérieur. Elle doit être organisée, rigoureuse et force de proposition pour anticiper toutes les situations.
Les qualités personnelles liées au tempérament du candidat sont plus difficiles à évaluer. Posez des questions ouvertes pour pousser le candidat à se livrer et révéler son potentiel. Les assistants sont souvent qualifiés de bras droits de leurs supérieurs, et cela n’est pas anodin. Ils doivent avoir des compétences en soutien et une capacité d’adaptation à différents domaines.
Si vous hésitez entre deux ou trois candidats, soumettez-les à un test de recrutement pour vérifier leurs compétences techniques, telles que la maîtrise d’une langue ou d’un logiciel. Et pourquoi ne pas envisager des tests plus formels selon vos besoins.
Le savoir-faire et le savoir-être, deux atouts cruciaux
Voici quelques atouts que votre future secrétaire doit posséder :
- Elle doit justifier de plusieurs années d’expérience à un poste similaire. Cela vous évitera de devoir former une personne, ce qui représente du temps et de l’argent.
- Elle doit avoir des compétences organisationnelles pour gérer le temps et le travail, ainsi que des compétences relationnelles.
- Elle doit maîtriser les outils et techniques de communication tels que les tableurs et les logiciels de présentation. Elle doit être capable de mettre en place des conférences téléphoniques ou des web-conférences.
L’époque où la secrétaire était considérée comme un simple exécutant est révolue. Aujourd’hui, les assistantes autonomes, réactives, efficaces et polyvalentes sont valorisées.
En suivant ces conseils, vous augmentez vos chances de trouver la secrétaire parfaite pour votre entreprise. Prenez le temps de choisir la personne qui incarnera votre dynamisme et votre professionnalisme.
