La conservation des dossiers médicaux revêt une importance capitale et répond à trois objectifs :
- Assurer la continuité des soins aux patients,
- Répondre aux demandes de communication des dossiers formulées par les patients ou leurs proches,
- Fournir une preuve en cas de recherche en responsabilité civile.
Continuité des soins
Lorsqu’un médecin cesse son activité, il est généralement prévu et organisé. Il a le devoir d’informer ses patients de sa situation (par affichage dans la salle d’attente, communication orale ou même annonce dans la presse locale).
- Si le médecin a un successeur, il est de sa responsabilité de transférer les dossiers médicaux des patients à leurs nouveaux médecins pour assurer la continuité des soins.
- Si le médecin n’a pas de successeur, il doit archiver les dossiers médicaux restants. Il est impératif qu’il informe le Conseil Départemental du lieu où sont conservés ces dossiers afin de pouvoir orienter les demandes d’accès des patients.
En cas d’arrêt brutal d’exercice, le Conseil Départemental fournira une assistance à la famille du médecin qui ne serait pas en mesure d’organiser elle-même la transmission des dossiers.
Répondre aux demandes d’accès aux dossiers
Depuis la loi du 4 mars 2002, les patients ont le droit d’accéder directement à leur dossier médical, et sous certaines conditions, leurs ayants-droits peuvent également y avoir accès. Ce droit d’accès n’est pas limité dans le temps.
Preuve en cas de recherche en responsabilité
Le dossier médical, qui contient toutes les informations relatives au patient et à son état de santé, est essentiel en tant qu’élément de preuve en cas de recherche en responsabilité. Il constitue une défense essentielle pour le médecin (et ses héritiers).
Durée de conservation des dossiers médicaux
Bien qu’il n’y ait pas de prescription juridique spécifique concernant la durée de conservation des dossiers médicaux des médecins libéraux, il est conseillé de les conserver pendant 30 ans. Cependant, la loi du 4 mars 2002 a ramené cette durée à 10 ans à partir de la consolidation du dommage.
Il est important de noter que la réduction de la prescription de 30 ans à 10 ans ne s’applique qu’aux actes ou préjudices causés à partir du 2 mars 2002. Par conséquent, il est encore utile de conserver les dossiers médicaux pendant 30 ans, voire 48 ans.
De plus, le délai de 10 ans pour rechercher la responsabilité civile d’un praticien commence à partir de la consolidation de la victime et non pas à partir de la première constatation médicale du dommage. Cela signifie que les actions en responsabilité peuvent être engagées bien au-delà de ce délai si la consolidation du dommage n’est pas acquise.
La durée de conservation des dossiers médicaux des établissements de santé est de 20 ans à compter de la date du dernier séjour du patient ou de la dernière consultation externe en son sein.
Dans tous les cas, les médecins libéraux peuvent s’aligner sur cette durée minimale de 20 ans afin de préserver les preuves nécessaires à leur défense et de garantir le droit d’accès des patients à leurs informations de santé, tel que prévu par la loi du 4 mars 2002.
Modalités d’archivage
Les dossiers médicaux doivent être conservés dans des conditions garantissant leur confidentialité et leur pérennité.
- Pour les dossiers papier, il est possible de faire appel à une société privée d’archivage. Un contrat précisant les conditions de conservation, la durée et les modalités d’accès des dossiers archivés doit être établi.
- Pour les dossiers informatiques, il est essentiel de garantir l’intégrité et la durabilité des documents numériques. Un contrat décrivant la politique d’archivage et les moyens mis en œuvre pour préserver l’intégrité des documents devrait être établi.
Il est important de noter que les méthodes d’archivage des documents informatiques doivent respecter les critères de fidélité, d’horodatage et de durabilité afin de garantir leur valeur probante.
En conclusion, la conservation et l’archivage des dossiers médicaux sont essentiels pour assurer la continuité des soins, répondre aux demandes d’accès des patients et fournir une preuve en cas de recherche en responsabilité. Les médecins libéraux doivent veiller à conserver les dossiers pendant une durée appropriée et à mettre en place des méthodes d’archivage adéquates pour assurer la confidentialité et la pérennité des dossiers.
