Chaque entreprise qui gère des stocks doit obligatoirement effectuer un contrôle périodique de ces derniers. C’est une étape essentielle pour évaluer la valeur des stocks et les intégrer correctement dans la comptabilité lors de la clôture de l’exercice. Mais en quoi consiste exactement ce contrôle des stocks et comment le réaliser efficacement ?
Qu’est-ce que le contrôle des stocks ?
Le contrôle des stocks au sein d’une entreprise vise principalement à faire un état des lieux du volume des stocks à un moment précis. Il s’agit de recenser et évaluer les stocks disponibles ainsi que les produits en cours de transformation à la clôture de l’exercice.
On distingue plusieurs types de stocks, tels que les marchandises destinées à la revente, les produits finis ou en cours de transformation, les matières premières utilisées dans le processus de production, ainsi que les prestations en cours qui n’ont pas encore été facturées.
Le contrôle des stocks permet également de détecter d’éventuels écarts entre les quantités théoriques (basées sur les entrées et sorties) et les quantités réelles, relevées lors du comptage physique. En effet, ces écarts peuvent résulter de pertes, de vols, de détérioration des produits ou encore d’erreurs lors de la livraison ou de l’expédition.
Les différents types de contrôle des stocks
Il existe principalement deux types de contrôle des stocks, chacun correspondant à une certaine activité.
L’inventaire annuel est réalisé une fois par an et marque la fin et le début d’un nouvel exercice. Cette méthode est généralement utilisée lorsque l’entreprise est fermée, afin d’éviter tout mouvement de stocks pendant l’inventaire et d’éviter ainsi les erreurs de calcul.
Quant à l’inventaire tournant, il est généralement utilisé par les entreprises qui gèrent différents types de produits, qui ont plusieurs lieux de stockage ou qui ont des stocks variés. L’inventaire annuel peut s’avérer difficile à réaliser dans ces cas-là. L’inventaire tournant consiste donc à effectuer plusieurs contrôles tout au long de l’année, évitant ainsi de bloquer l’activité de l’entreprise.
Comment réaliser le contrôle des stocks ?
En théorie, le contrôle des stocks n’est pas une tâche compliquée. Cependant, il est important de suivre certaines étapes pour le réaliser correctement et éviter les erreurs.
Afin de faciliter le comptage des stocks, il est recommandé de distribuer des feuilles de comptage aux personnes chargées de l’inventaire. Ces feuilles peuvent être facilement imprimées à l’aide de logiciels de gestion commerciale. Elles comportent généralement deux colonnes principales : une pour indiquer la quantité en stocks par article, basée sur les entrées, les sorties et le stock précédent, et une colonne vide pour noter la quantité réelle physique relevée par la personne responsable. Idéalement, plusieurs comptages peuvent être effectués tout au long de l’année.
Une fois le comptage terminé, les feuilles de comptage sont récupérées par le responsable de la logistique, qui saisit les ajustements entre les quantités réelles et les quantités enregistrées dans un outil informatique.
Enfin, il est nécessaire de valoriser les stocks en fonction de leur coût d’acquisition pour les matières premières et les marchandises, de leur coût de production pour les produits finis, et des coûts directs engagés pour les prestations non achevées. Cette étape est généralement automatisée par le logiciel de gestion des stocks utilisé. Un état comptable détaillé peut ensuite être établi, comprenant une liste complète des stocks par référence, ainsi que leur évaluation.
Quel volume de stocks faut-il conserver ?
La décision quant au volume de stocks à conserver dépend de la nature de l’activité de l’entreprise, de sa taille et du type de stocks concernés. Si l’entreprise manque d’espace, il est possible d’acheter les stocks en vrac et de les demander au fournisseur au fur et à mesure des besoins. Cette solution est efficace, flexible, réduit les coûts d’entreposage et évite le gaspillage. Cependant, satisfaire les besoins peut devenir coûteux et complexe si la gestion des stocks n’est pas efficace.
D’un autre côté, si l’entreprise décide de conserver un grand volume de stocks, cela sera plus facile à gérer et elle ne risquera jamais de manquer. Les coûts de gestion liés à cette solution seront également réduits. Toutefois, cela implique des coûts d’entreposage et d’assurance plus élevés, ainsi que des risques de pertes ou de périls liés aux stocks.
En conclusion, le contrôle des stocks est une étape fondamentale de la gestion d’entreprise. Il permet de mieux évaluer la valeur des stocks et de prendre des décisions éclairées quant à leur gestion. En suivant les bonnes pratiques et en utilisant des outils adaptés, vous serez en mesure d’optimiser vos stocks et de garantir la pérennité de votre activité.
