Grâce à l’intégration de DocuSign, vous avez la possibilité d’associer un modèle DocuSign à une feuille, puis d’utiliser cette correspondance pour créer et envoyer des documents personnalisés à des destinataires spécifiques afin qu’ils les signent. Vous pouvez également synchroniser les données entre DocuSign et Smartsheet, vous permettant de suivre la progression de vos documents.
Créer une correspondance DocuSign
Pour créer une correspondance DocuSign, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Posséder un compte DocuSign.
- Avoir un modèle PDF à remplir.
- Créer un modèle DocuSign en utilisant le modèle PDF à remplir et attribuer les rôles aux utilisateurs.
Faire correspondre votre feuille à un modèle DocuSign
Pour lier votre feuille à un modèle DocuSign, suivez ces étapes :
- Cliquez avec le bouton droit sur la ou les lignes que vous souhaitez utiliser, puis sélectionnez Générer des documents > Créer une correspondance de documents.
- Choisissez Signature électronique. Il se peut que vous soyez invité à vous connecter à DocuSign.
- Sélectionnez un modèle DocuSign à utiliser pour la correspondance. Découvrez-en plus sur les modèles DocuSign.
- Sélectionnez les colonnes à associer aux rôles DocuSign. Assurez-vous de disposer d’un nom et d’une adresse e-mail pour chaque personne appelée à signer le document. Vous pouvez utiliser soit deux champs Texte/nombre, soit une colonne de Contacts contenant un nom et une adresse e-mail.
- Facultatif : Vous pouvez activer le suivi du statut dans votre feuille et définir un nom pour la colonne de suivi. Smartsheet ajoutera automatiquement cette colonne à votre feuille. Pour en savoir plus, consultez la documentation sur le suivi du statut des demandes de signature DocuSign.
- Facultatif : Vous pouvez également activer la synchronisation des données et sélectionner les colonnes que vous souhaitez synchroniser. Ainsi, lorsque vos destinataires de signature électronique mettront à jour les champs correspondants dans DocuSign, vos colonnes Smartsheet se mettront à jour automatiquement.
- Vérifiez votre configuration. Survolez une étape avec la souris pour accéder au bouton Modifier et apporter les modifications nécessaires. Vous pouvez revenir à l’assistant à tout moment pour modifier l’attribution des rôles et activer le suivi, mais vous ne pourrez pas modifier le modèle ni désactiver le suivi.
- Sélectionnez Terminé. L’écran des correspondances apparaîtra.
- Faites glisser et déposez les noms des colonnes de votre feuille depuis le panneau de gauche vers les champs correspondants de DocuSign. Vous pouvez ignorer les champs de signature, car vous les avez configurés dans la section “Attribuer des rôles”. Pour afficher plus de pages, faites défiler vers le bas et utilisez les boutons Suivant et Précédent.
- En haut de l’écran, cliquez sur Enregistrer. Vous pourrez ensuite accéder à cette correspondance à tout moment lorsque vous souhaiterez générer ce document spécifique.
Générer le document pour la distribution via DocuSign
Pour générer le document et le distribuer via DocuSign, suivez ces étapes :
- Accédez à la correspondance que vous souhaitez utiliser.
- À droite du nom de la correspondance, cliquez sur Générer.
- Suivez les étapes suivantes :
- Sélectionnez Envoyer avec DocuSign pour envoyer les lignes sélectionnées dans la feuille avant de lancer le processus de mise en correspondance.
- Sélectionnez Enregistrer comme brouillon dans DocuSign pour stocker les brouillons de documents dans votre compte DocuSign.
Voir le statut d’un document DocuSign
Si vous avez activé le suivi du statut lors de la création de votre correspondance, une nouvelle colonne apparaîtra dans votre feuille. Le statut de chaque document sera mis à jour avec un lien vers la page du statut dans DocuSign.
Une fois le document terminé, Smartsheet attachera celui-ci à l’emplacement approprié dans votre feuille.
Modifier une correspondance
Pour modifier une correspondance, suivez ces étapes :
- Survolez la correspondance avec la souris, puis sélectionnez Modifier.
- Dans l’écran de correspondances glisser-déposer, ajoutez, supprimez ou modifiez les colonnes correspondantes dans le modèle DocuSign.
Modifier l’attribution des rôles DocuSign
Pour modifier l’attribution des rôles dans DocuSign, procédez comme suit :
- Cliquez sur le bouton Paramètres dans l’écran de correspondances.
- Apportez les modifications souhaitées, puis cliquez sur Terminé pour revenir à l’écran de correspondances.
- Sélectionnez Enregistrer pour sauvegarder vos modifications.
Suivi de la progression par e-mail
Vous pouvez mettre en copie les membres de votre équipe ainsi que d’autres utilisateurs non signataires dans les e-mails DocuSign afin qu’ils puissent suivre la progression d’un document.
Le corps et l’objet des e-mails peuvent être personnalisés en utilisant les données de Smartsheet lors de l’envoi d’un document pour signature électronique via l’intégration de DocuSign. Utilisez des espaces réservés (doubles accolades) pour faire référence aux noms des colonnes Smartsheet dans votre e-mail, par exemple : {{prénom}} {{nom de famille}}.
N’hésitez pas à me poser des questions si vous en avez !
