Le terme “processus” peut avoir différentes significations pour différentes personnes. Certains le voient comme une structure ou une procédure, tandis que d’autres le considèrent comme une manière d’organiser les informations. Cette ambigüité peut avoir de réelles conséquences. Le manque de clarté dans la définition d’un processus vous empêche d’identifier les tâches à accomplir, ce qui nuit à votre productivité. Il est prouvé qu’un travailleur de la connaissance consacre en moyenne 60% de son temps au “travail sur le travail”, c’est-à-dire aux tâches d’organisation liées au travail, comme la recherche d’informations ou le suivi de l’avancement d’un projet. De plus, plus d’un quart des échéances sont manquées chaque semaine. Nous travaillons dur, mais notre productivité reste basse et les retards s’accumulent.
Il est temps de changer cette tendance.
C’est là que les processus entrent en jeu. Être capable de définir et de mettre en œuvre un processus correctement vous aide à organiser efficacement le travail de votre équipe, à atteindre vos objectifs de projet et à créer des processus durables et efficaces. Cet article vous donnera toutes les informations nécessaires pour y parvenir.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est une série d’étapes conçues pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs en reliant les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Une fois mis en place, un processus vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Un processus efficace se compose de sept étapes réparties en trois phases : planification, exécution et révision.
Planification :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
Exécution :
- Développement et révision
- Suivi de la progression
Révision :
- Approbation
- Rapports
Quand est-il nécessaire de créer un processus ?
Les processus sont particulièrement efficaces au niveau d’une équipe ou d’un service. Bien conçus, ils apportent à votre équipe la clarté nécessaire pour atteindre plus rapidement ses objectifs.
Vous pouvez mettre en place un processus efficace pour une initiative ponctuelle ayant un objectif final, comme des campagnes marketing, des programmes d’intégration de nouveaux employés ou des achats. Vous pouvez également utiliser des processus pour gérer des tâches récurrentes ou continues, comme des calendriers de contenu, des demandes informatiques ou le suivi des bugs.
Dans quelle mesure les processus sont-ils importants ?
Chaque processus est unique, mais ils reposent tous sur les mêmes éléments de base, comme des briques LEGO. Ces attributs standard sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins de n’importe quelle équipe ou organisation. L’essentiel est de définir les processus essentiels à votre entreprise pour structurer celle-ci. Cela permet à tout le monde de connaître les prochaines étapes et les responsabilités de chacun dans le projet. Cette clarté révolutionnera votre manière de travailler.
Ce niveau de structure apporte de nombreux avantages à votre équipe, notamment :
- Facilite la coordination entre les membres de l’équipe projet
- Augmente la productivité sans compromettre la qualité ni augmenter les coûts
- Simplifie l’allocation des ressources
- Renforce la visibilité au sein du projet
- Aide les leaders à prendre de meilleures décisions grâce à la centralisation des activités
- Réduit la collecte manuelle des informations et les tâches redondantes
- Facilite l’accès à toutes les données au sein d’une source unique
- Permet aux membres de l’équipe de comprendre clairement comment leur travail contribue aux objectifs communs
- Élimine les incertitudes et libère le potentiel des membres de l’équipe
- Supprime les processus et systèmes ponctuels grâce à une plateforme centrale regroupant toutes les ressources nécessaires
Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque nouveau projet. Les processus permettent aux équipes de s’adapter, de faire la différence et de réussir.
Définir ses processus : 3 avantages
La mise en place d’un processus peut sembler fastidieuse, mais elle favorise la croissance lorsque le processus est bien défini et reproductible. Un processus efficace vous permet de vous débarrasser du “travail sur le travail”, d’atténuer les frustrations, d’augmenter la transparence et de renforcer l’implication. Les efforts investis au départ vous feront gagner du temps et vous épargneront du stress à l’avenir.
Bénéficier d’une visibilité en temps réel :
Avoir des informations exploitables en temps réel renforce l’efficacité des équipes. Un processus efficace permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Cette visibilité accrue permet de :
- Renforcer l’efficacité de l’équipe en fournissant des informations exploitables en temps réel
- Planifier précisément et allouer les ressources en fonction des besoins
- Informer les parties prenantes de la progression du projet
- Limiter les retards et produire des livrables de meilleure qualité
- Avoir une vue d’ensemble du processus pour identifier et comprendre les problèmes
Coordonner les activités au sein et entre les équipes interfonctionnelles :
Des processus clairs offrent plus de transparence et de contexte aux équipes interfonctionnelles. La gestion du travail efficace vous permet de définir et de communiquer les processus, quel que soit le service auquel vous appartenez. Vous créez ainsi une source de référence centralisée qui facilite la collaboration entre les équipes. De plus, en reliant les initiatives individuelles aux processus d’entreprise, vous permettez aux membres de l’équipe de comprendre clairement quelles tâches sont prioritaires pour atteindre les objectifs fixés.
Améliorer l’efficacité opérationnelle :
Les processus structurent vos activités grâce à plusieurs éléments : formulaires de demande de travail, automatisation des processus métier, modèles de projets, etc. Communiquer rapidement les données pertinentes aux bonnes personnes améliore l’efficacité et la productivité de l’équipe. Un bon processus élimine le “travail sur le travail” et permet aux équipes de travailler plus rapidement. Lorsque vos collègues savent ce qu’ils doivent faire individuellement, ils peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment pour faire la différence. En intégrant vos différents outils de travail, vous réduisez le changement d’environnement et bénéficiez d’une meilleure transparence.
Comparatif des différents processus d’entreprise
Pour créer un processus, vous pouvez vous inspirer des processus existants. Voici un comparatif des outils couramment utilisés :
Processus et gestion des processus métier (BPM) :
La gestion des processus métier (BPM) consiste à organiser des séquences de tâches de manière efficace et efficiente. Les processus font partie du BPM en organisant les données de manière compréhensible et reproductible, avec une attention particulière portée à la planification, à l’exécution et à la révision. Un processus efficace est un processus métier reproductible et durable.
Processus et listes de contrôle :
Une liste de contrôle est un ensemble d’actions à effectuer. Elle est plus simple qu’un processus d’entreprise car les tâches incluent souvent différentes activités, sans qu’un ordre particulier ne soit établi. Les listes de contrôle peuvent être utilisées dans le cadre d’un processus pour s’assurer que rien n’est oublié.
Processus et diagrammes de Gantt :
Un diagramme de Gantt est un outil visuel de gestion de projet qui représente la chronologie d’un projet. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale dont la longueur correspond au temps nécessaire pour accomplir la tâche. Les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés pour suivre des initiatives ponctuelles.
Processus et organigrammes :
Les organigrammes sont idéaux pour visualiser les différentes étapes d’un processus de manière séquentielle ou pour mettre en évidence les relations de cause à effet qui affectent un projet.
Processus et gestion du travail :
Les processus sont un élément clé de la gestion du travail. Les bons outils de gestion du travail facilitent la mise en œuvre des processus et coordonnent le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation.
Exemples de processus
Avant de discuter des avantages de la définition des processus et de la manière de créer un processus personnalisé, examinons quelques exemples de processus.
Processus de gestion des retours client :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de gestion de campagne :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de planification des objectifs :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Créer un processus efficace en 7 étapes
Les sept étapes pour créer un processus efficace sont réparties en trois phases : planification, exécution et révision. Un processus efficace vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Pour être efficace, un processus doit être créé sur un outil partagé qui permet de suivre les données liées à vos projets en temps réel.
Étape 1 : Idéation et collecte des informations
Rassemblez des informations et organisez des séances de brainstorming pour définir le projet. Prenez en compte les limitations et les exigences avant de passer à l’étape suivante.
Étape 2 : Réception des demandes
Rassemblez toutes les données et informations pertinentes pour planifier le projet. Définissez les objectifs et communiquez le plan de projet.
Étape 3 : Hiérarchisation et attribution des ressources
Allouez efficacement les ressources et automatisez les tâches pour les attribuer aux personnes les plus qualifiées. Définissez les priorités des projets pour vous assurer d’accomplir les tâches les plus importantes.
Étape 4 : Développement et révision
Élaborez les livrables du projet, révisez-les et recevez les commentaires des parties prenantes. Centralisez les communications et les fichiers pour éviter les pertes de temps.
Étape 5 : Suivi de la progression
Communiquez les mises à jour de statut en temps réel pour que tous les membres de l’équipe soient informés. Utilisez un outil qui centralise les informations pour éviter les allers-retours et les réunions inutiles.
Étape 6 : Approbation
Automatisez le processus d’approbation pour obtenir rapidement les validations finales. Simplifiez les procédures pour gagner du temps et faciliter le travail des parties prenantes.
Étape 7 : Rapports
Analysez les données recueillies pour améliorer les futurs projets. Rendre compte de la progression permet d’assurer le succès des projets à venir.
Concevoir des processus numériques et collaboratifs
N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour permettre à votre équipe d’accomplir de grandes choses. Concentrez-vous sur la définition et l’amélioration de vos processus pour fournir aux membres de votre équipe les outils et les données dont ils ont besoin pour réussir.
Asana est un excellent outil de gestion des processus qui vous permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel : se démarquer et atteindre leurs objectifs.
Pour créer des processus efficaces, il est essentiel d’utiliser des outils de gestion du travail qui permettent de suivre les données liées aux projets en temps réel.
Conclusion
La création de processus clairs et reproductibles est essentielle pour améliorer l’efficacité et la productivité de votre équipe. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pourrez créer des processus efficaces qui vous permettront d’organiser clairement les informations et de reproduire les résultats. Utilisez des outils de gestion du travail adaptés pour faciliter la coordination et la collaboration au sein de votre équipe. N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour s’adapter aux besoins de votre entreprise et permettre à votre équipe de briller.
Le terme “processus” peut avoir différentes significations pour différentes personnes. Certains le voient comme une structure ou une procédure, tandis que d’autres le considèrent comme une manière d’organiser les informations. Cette ambigüité peut avoir de réelles conséquences. Le manque de clarté dans la définition d’un processus vous empêche d’identifier les tâches à accomplir, ce qui nuit à votre productivité. Il est prouvé qu’un travailleur de la connaissance consacre en moyenne 60% de son temps au “travail sur le travail”, c’est-à-dire aux tâches d’organisation liées au travail, comme la recherche d’informations ou le suivi de l’avancement d’un projet. De plus, plus d’un quart des échéances sont manquées chaque semaine. Nous travaillons dur, mais notre productivité reste basse et les retards s’accumulent.
Il est temps de changer cette tendance.
C’est là que les processus entrent en jeu. Être capable de définir et de mettre en œuvre un processus correctement vous aide à organiser efficacement le travail de votre équipe, à atteindre vos objectifs de projet et à créer des processus durables et efficaces. Cet article vous donnera toutes les informations nécessaires pour y parvenir.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est une série d’étapes conçues pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs en reliant les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Une fois mis en place, un processus vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Un processus efficace se compose de sept étapes réparties en trois phases : planification, exécution et révision.
Planification :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
Exécution :
- Développement et révision
- Suivi de la progression
Révision :
- Approbation
- Rapports
Quand est-il nécessaire de créer un processus ?
Les processus sont particulièrement efficaces au niveau d’une équipe ou d’un service. Bien conçus, ils apportent à votre équipe la clarté nécessaire pour atteindre plus rapidement ses objectifs.
Vous pouvez mettre en place un processus efficace pour une initiative ponctuelle ayant un objectif final, comme des campagnes marketing, des programmes d’intégration de nouveaux employés ou des achats. Vous pouvez également utiliser des processus pour gérer des tâches récurrentes ou continues, comme des calendriers de contenu, des demandes informatiques ou le suivi des bugs.
Dans quelle mesure les processus sont-ils importants ?
Chaque processus est unique, mais ils reposent tous sur les mêmes éléments de base, comme des briques LEGO. Ces attributs standard sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins de n’importe quelle équipe ou organisation. L’essentiel est de définir les processus essentiels à votre entreprise pour structurer celle-ci. Cela permet à tout le monde de connaître les prochaines étapes et les responsabilités de chacun dans le projet. Cette clarté révolutionnera votre manière de travailler.
Ce niveau de structure apporte de nombreux avantages à votre équipe, notamment :
- Facilite la coordination entre les membres de l’équipe projet
- Augmente la productivité sans compromettre la qualité ni augmenter les coûts
- Simplifie l’allocation des ressources
- Renforce la visibilité au sein du projet
- Aide les leaders à prendre de meilleures décisions grâce à la centralisation des activités
- Réduit la collecte manuelle des informations et les tâches redondantes
- Facilite l’accès à toutes les données au sein d’une source unique
- Permet aux membres de l’équipe de comprendre clairement comment leur travail contribue aux objectifs communs
- Élimine les incertitudes et libère le potentiel des membres de l’équipe
- Supprime les processus et systèmes ponctuels grâce à une plateforme centrale regroupant toutes les ressources nécessaires
Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque nouveau projet. Les processus permettent aux équipes de s’adapter, de faire la différence et de réussir.
Définir ses processus : 3 avantages
La mise en place d’un processus peut sembler fastidieuse, mais elle favorise la croissance lorsque le processus est bien défini et reproductible. Un processus efficace vous permet de vous débarrasser du “travail sur le travail”, d’atténuer les frustrations, d’augmenter la transparence et de renforcer l’implication. Les efforts investis au départ vous feront gagner du temps et vous épargneront du stress à l’avenir.
Bénéficier d’une visibilité en temps réel :
Avoir des informations exploitables en temps réel renforce l’efficacité des équipes. Un processus efficace permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Cette visibilité accrue permet de :
- Renforcer l’efficacité de l’équipe en fournissant des informations exploitables en temps réel
- Planifier précisément et allouer les ressources en fonction des besoins
- Informer les parties prenantes de la progression du projet
- Limiter les retards et produire des livrables de meilleure qualité
- Avoir une vue d’ensemble du processus pour identifier et comprendre les problèmes
Coordonner les activités au sein et entre les équipes interfonctionnelles :
Des processus clairs offrent plus de transparence et de contexte aux équipes interfonctionnelles. La gestion du travail efficace vous permet de définir et de communiquer les processus, quel que soit le service auquel vous appartenez. Vous créez ainsi une source de référence centralisée qui facilite la collaboration entre les équipes. De plus, en reliant les initiatives individuelles aux processus d’entreprise, vous permettez aux membres de l’équipe de comprendre clairement quelles tâches sont prioritaires pour atteindre les objectifs fixés.
Améliorer l’efficacité opérationnelle :
Les processus structurent vos activités grâce à plusieurs éléments : formulaires de demande de travail, automatisation des processus métier, modèles de projets, etc. Communiquer rapidement les données pertinentes aux bonnes personnes améliore l’efficacité et la productivité de l’équipe. Un bon processus élimine le “travail sur le travail” et permet aux équipes de travailler plus rapidement. Lorsque vos collègues savent ce qu’ils doivent faire individuellement, ils peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment pour faire la différence. En intégrant vos différents outils de travail, vous réduisez le changement d’environnement et bénéficiez d’une meilleure transparence.
Comparatif des différents processus d’entreprise
Pour créer un processus, vous pouvez vous inspirer des processus existants. Voici un comparatif des outils couramment utilisés :
Processus et gestion des processus métier (BPM) :
La gestion des processus métier (BPM) consiste à organiser des séquences de tâches de manière efficace et efficiente. Les processus font partie du BPM en organisant les données de manière compréhensible et reproductible, avec une attention particulière portée à la planification, à l’exécution et à la révision. Un processus efficace est un processus métier reproductible et durable.
Processus et listes de contrôle :
Une liste de contrôle est un ensemble d’actions à effectuer. Elle est plus simple qu’un processus d’entreprise car les tâches incluent souvent différentes activités, sans qu’un ordre particulier ne soit établi. Les listes de contrôle peuvent être utilisées dans le cadre d’un processus pour s’assurer que rien n’est oublié.
Processus et diagrammes de Gantt :
Un diagramme de Gantt est un outil visuel de gestion de projet qui représente la chronologie d’un projet. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale dont la longueur correspond au temps nécessaire pour accomplir la tâche. Les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés pour suivre des initiatives ponctuelles.
Processus et organigrammes :
Les organigrammes sont idéaux pour visualiser les différentes étapes d’un processus de manière séquentielle ou pour mettre en évidence les relations de cause à effet qui affectent un projet.
Processus et gestion du travail :
Les processus sont un élément clé de la gestion du travail. Les bons outils de gestion du travail facilitent la mise en œuvre des processus et coordonnent le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation.
Exemples de processus
Avant de discuter des avantages de la définition des processus et de la manière de créer un processus personnalisé, examinons quelques exemples de processus.
Processus de gestion des retours client :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de gestion de campagne :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de planification des objectifs :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Créer un processus efficace en 7 étapes
Les sept étapes pour créer un processus efficace sont réparties en trois phases : planification, exécution et révision. Un processus efficace vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Pour être efficace, un processus doit être créé sur un outil partagé qui permet de suivre les données liées à vos projets en temps réel.
Étape 1 : Idéation et collecte des informations
Rassemblez des informations et organisez des séances de brainstorming pour définir le projet. Prenez en compte les limitations et les exigences avant de passer à l’étape suivante.
Étape 2 : Réception des demandes
Rassemblez toutes les données et informations pertinentes pour planifier le projet. Définissez les objectifs et communiquez le plan de projet.
Étape 3 : Hiérarchisation et attribution des ressources
Allouez efficacement les ressources et automatisez les tâches pour les attribuer aux personnes les plus qualifiées. Définissez les priorités des projets pour vous assurer d’accomplir les tâches les plus importantes.
Étape 4 : Développement et révision
Élaborez les livrables du projet, révisez-les et recevez les commentaires des parties prenantes. Centralisez les communications et les fichiers pour éviter les pertes de temps.
Étape 5 : Suivi de la progression
Communiquez les mises à jour de statut en temps réel pour que tous les membres de l’équipe soient informés. Utilisez un outil qui centralise les informations pour éviter les allers-retours et les réunions inutiles.
Étape 6 : Approbation
Automatisez le processus d’approbation pour obtenir rapidement les validations finales. Simplifiez les procédures pour gagner du temps et faciliter le travail des parties prenantes.
Étape 7 : Rapports
Analysez les données recueillies pour améliorer les futurs projets. Rendre compte de la progression permet d’assurer le succès des projets à venir.
Concevoir des processus numériques et collaboratifs
N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour permettre à votre équipe d’accomplir de grandes choses. Concentrez-vous sur la définition et l’amélioration de vos processus pour fournir aux membres de votre équipe les outils et les données dont ils ont besoin pour réussir.
Asana est un excellent outil de gestion des processus qui vous permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel : se démarquer et atteindre leurs objectifs.
Pour créer des processus efficaces, il est essentiel d’utiliser des outils de gestion du travail qui permettent de suivre les données liées aux projets en temps réel.
Conclusion
La création de processus clairs et reproductibles est essentielle pour améliorer l’efficacité et la productivité de votre équipe. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pourrez créer des processus efficaces qui vous permettront d’organiser clairement les informations et de reproduire les résultats. Utilisez des outils de gestion du travail adaptés pour faciliter la coordination et la collaboration au sein de votre équipe. N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour s’adapter aux besoins de votre entreprise et permettre à votre équipe de briller.
Le terme “processus” peut avoir différentes significations pour différentes personnes. Certains le voient comme une structure ou une procédure, tandis que d’autres le considèrent comme une manière d’organiser les informations. Cette ambigüité peut avoir de réelles conséquences. Le manque de clarté dans la définition d’un processus vous empêche d’identifier les tâches à accomplir, ce qui nuit à votre productivité. Il est prouvé qu’un travailleur de la connaissance consacre en moyenne 60% de son temps au “travail sur le travail”, c’est-à-dire aux tâches d’organisation liées au travail, comme la recherche d’informations ou le suivi de l’avancement d’un projet. De plus, plus d’un quart des échéances sont manquées chaque semaine. Nous travaillons dur, mais notre productivité reste basse et les retards s’accumulent.
Il est temps de changer cette tendance.
C’est là que les processus entrent en jeu. Être capable de définir et de mettre en œuvre un processus correctement vous aide à organiser efficacement le travail de votre équipe, à atteindre vos objectifs de projet et à créer des processus durables et efficaces. Cet article vous donnera toutes les informations nécessaires pour y parvenir.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est une série d’étapes conçues pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs en reliant les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Une fois mis en place, un processus vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Un processus efficace se compose de sept étapes réparties en trois phases : planification, exécution et révision.
Planification :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
Exécution :
- Développement et révision
- Suivi de la progression
Révision :
- Approbation
- Rapports
Quand est-il nécessaire de créer un processus ?
Les processus sont particulièrement efficaces au niveau d’une équipe ou d’un service. Bien conçus, ils apportent à votre équipe la clarté nécessaire pour atteindre plus rapidement ses objectifs.
Vous pouvez mettre en place un processus efficace pour une initiative ponctuelle ayant un objectif final, comme des campagnes marketing, des programmes d’intégration de nouveaux employés ou des achats. Vous pouvez également utiliser des processus pour gérer des tâches récurrentes ou continues, comme des calendriers de contenu, des demandes informatiques ou le suivi des bugs.
Dans quelle mesure les processus sont-ils importants ?
Chaque processus est unique, mais ils reposent tous sur les mêmes éléments de base, comme des briques LEGO. Ces attributs standard sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins de n’importe quelle équipe ou organisation. L’essentiel est de définir les processus essentiels à votre entreprise pour structurer celle-ci. Cela permet à tout le monde de connaître les prochaines étapes et les responsabilités de chacun dans le projet. Cette clarté révolutionnera votre manière de travailler.
Ce niveau de structure apporte de nombreux avantages à votre équipe, notamment :
- Facilite la coordination entre les membres de l’équipe projet
- Augmente la productivité sans compromettre la qualité ni augmenter les coûts
- Simplifie l’allocation des ressources
- Renforce la visibilité au sein du projet
- Aide les leaders à prendre de meilleures décisions grâce à la centralisation des activités
- Réduit la collecte manuelle des informations et les tâches redondantes
- Facilite l’accès à toutes les données au sein d’une source unique
- Permet aux membres de l’équipe de comprendre clairement comment leur travail contribue aux objectifs communs
- Élimine les incertitudes et libère le potentiel des membres de l’équipe
- Supprime les processus et systèmes ponctuels grâce à une plateforme centrale regroupant toutes les ressources nécessaires
Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque nouveau projet. Les processus permettent aux équipes de s’adapter, de faire la différence et de réussir.
Définir ses processus : 3 avantages
La mise en place d’un processus peut sembler fastidieuse, mais elle favorise la croissance lorsque le processus est bien défini et reproductible. Un processus efficace vous permet de vous débarrasser du “travail sur le travail”, d’atténuer les frustrations, d’augmenter la transparence et de renforcer l’implication. Les efforts investis au départ vous feront gagner du temps et vous épargneront du stress à l’avenir.
Bénéficier d’une visibilité en temps réel :
Avoir des informations exploitables en temps réel renforce l’efficacité des équipes. Un processus efficace permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Cette visibilité accrue permet de :
- Renforcer l’efficacité de l’équipe en fournissant des informations exploitables en temps réel
- Planifier précisément et allouer les ressources en fonction des besoins
- Informer les parties prenantes de la progression du projet
- Limiter les retards et produire des livrables de meilleure qualité
- Avoir une vue d’ensemble du processus pour identifier et comprendre les problèmes
Coordonner les activités au sein et entre les équipes interfonctionnelles :
Des processus clairs offrent plus de transparence et de contexte aux équipes interfonctionnelles. La gestion du travail efficace vous permet de définir et de communiquer les processus, quel que soit le service auquel vous appartenez. Vous créez ainsi une source de référence centralisée qui facilite la collaboration entre les équipes. De plus, en reliant les initiatives individuelles aux processus d’entreprise, vous permettez aux membres de l’équipe de comprendre clairement quelles tâches sont prioritaires pour atteindre les objectifs fixés.
Améliorer l’efficacité opérationnelle :
Les processus structurent vos activités grâce à plusieurs éléments : formulaires de demande de travail, automatisation des processus métier, modèles de projets, etc. Communiquer rapidement les données pertinentes aux bonnes personnes améliore l’efficacité et la productivité de l’équipe. Un bon processus élimine le “travail sur le travail” et permet aux équipes de travailler plus rapidement. Lorsque vos collègues savent ce qu’ils doivent faire individuellement, ils peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment pour faire la différence. En intégrant vos différents outils de travail, vous réduisez le changement d’environnement et bénéficiez d’une meilleure transparence.
Comparatif des différents processus d’entreprise
Pour créer un processus, vous pouvez vous inspirer des processus existants. Voici un comparatif des outils couramment utilisés :
Processus et gestion des processus métier (BPM) :
La gestion des processus métier (BPM) consiste à organiser des séquences de tâches de manière efficace et efficiente. Les processus font partie du BPM en organisant les données de manière compréhensible et reproductible, avec une attention particulière portée à la planification, à l’exécution et à la révision. Un processus efficace est un processus métier reproductible et durable.
Processus et listes de contrôle :
Une liste de contrôle est un ensemble d’actions à effectuer. Elle est plus simple qu’un processus d’entreprise car les tâches incluent souvent différentes activités, sans qu’un ordre particulier ne soit établi. Les listes de contrôle peuvent être utilisées dans le cadre d’un processus pour s’assurer que rien n’est oublié.
Processus et diagrammes de Gantt :
Un diagramme de Gantt est un outil visuel de gestion de projet qui représente la chronologie d’un projet. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale dont la longueur correspond au temps nécessaire pour accomplir la tâche. Les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés pour suivre des initiatives ponctuelles.
Processus et organigrammes :
Les organigrammes sont idéaux pour visualiser les différentes étapes d’un processus de manière séquentielle ou pour mettre en évidence les relations de cause à effet qui affectent un projet.
Processus et gestion du travail :
Les processus sont un élément clé de la gestion du travail. Les bons outils de gestion du travail facilitent la mise en œuvre des processus et coordonnent le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation.
Exemples de processus
Avant de discuter des avantages de la définition des processus et de la manière de créer un processus personnalisé, examinons quelques exemples de processus.
Processus de gestion des retours client :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de gestion de campagne :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de planification des objectifs :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Créer un processus efficace en 7 étapes
Les sept étapes pour créer un processus efficace sont réparties en trois phases : planification, exécution et révision. Un processus efficace vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Pour être efficace, un processus doit être créé sur un outil partagé qui permet de suivre les données liées à vos projets en temps réel.
Étape 1 : Idéation et collecte des informations
Rassemblez des informations et organisez des séances de brainstorming pour définir le projet. Prenez en compte les limitations et les exigences avant de passer à l’étape suivante.
Étape 2 : Réception des demandes
Rassemblez toutes les données et informations pertinentes pour planifier le projet. Définissez les objectifs et communiquez le plan de projet.
Étape 3 : Hiérarchisation et attribution des ressources
Allouez efficacement les ressources et automatisez les tâches pour les attribuer aux personnes les plus qualifiées. Définissez les priorités des projets pour vous assurer d’accomplir les tâches les plus importantes.
Étape 4 : Développement et révision
Élaborez les livrables du projet, révisez-les et recevez les commentaires des parties prenantes. Centralisez les communications et les fichiers pour éviter les pertes de temps.
Étape 5 : Suivi de la progression
Communiquez les mises à jour de statut en temps réel pour que tous les membres de l’équipe soient informés. Utilisez un outil qui centralise les informations pour éviter les allers-retours et les réunions inutiles.
Étape 6 : Approbation
Automatisez le processus d’approbation pour obtenir rapidement les validations finales. Simplifiez les procédures pour gagner du temps et faciliter le travail des parties prenantes.
Étape 7 : Rapports
Analysez les données recueillies pour améliorer les futurs projets. Rendre compte de la progression permet d’assurer le succès des projets à venir.
Concevoir des processus numériques et collaboratifs
N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour permettre à votre équipe d’accomplir de grandes choses. Concentrez-vous sur la définition et l’amélioration de vos processus pour fournir aux membres de votre équipe les outils et les données dont ils ont besoin pour réussir.
Asana est un excellent outil de gestion des processus qui vous permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel : se démarquer et atteindre leurs objectifs.
Pour créer des processus efficaces, il est essentiel d’utiliser des outils de gestion du travail qui permettent de suivre les données liées aux projets en temps réel.
Conclusion
La création de processus clairs et reproductibles est essentielle pour améliorer l’efficacité et la productivité de votre équipe. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pourrez créer des processus efficaces qui vous permettront d’organiser clairement les informations et de reproduire les résultats. Utilisez des outils de gestion du travail adaptés pour faciliter la coordination et la collaboration au sein de votre équipe. N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour s’adapter aux besoins de votre entreprise et permettre à votre équipe de briller.
Le terme “processus” peut avoir différentes significations pour différentes personnes. Certains le voient comme une structure ou une procédure, tandis que d’autres le considèrent comme une manière d’organiser les informations. Cette ambigüité peut avoir de réelles conséquences. Le manque de clarté dans la définition d’un processus vous empêche d’identifier les tâches à accomplir, ce qui nuit à votre productivité. Il est prouvé qu’un travailleur de la connaissance consacre en moyenne 60% de son temps au “travail sur le travail”, c’est-à-dire aux tâches d’organisation liées au travail, comme la recherche d’informations ou le suivi de l’avancement d’un projet. De plus, plus d’un quart des échéances sont manquées chaque semaine. Nous travaillons dur, mais notre productivité reste basse et les retards s’accumulent.
Il est temps de changer cette tendance.
C’est là que les processus entrent en jeu. Être capable de définir et de mettre en œuvre un processus correctement vous aide à organiser efficacement le travail de votre équipe, à atteindre vos objectifs de projet et à créer des processus durables et efficaces. Cet article vous donnera toutes les informations nécessaires pour y parvenir.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Un processus est une série d’étapes conçues pour aider les équipes à atteindre leurs objectifs en reliant les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Une fois mis en place, un processus vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Un processus efficace se compose de sept étapes réparties en trois phases : planification, exécution et révision.
Planification :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
Exécution :
- Développement et révision
- Suivi de la progression
Révision :
- Approbation
- Rapports
Quand est-il nécessaire de créer un processus ?
Les processus sont particulièrement efficaces au niveau d’une équipe ou d’un service. Bien conçus, ils apportent à votre équipe la clarté nécessaire pour atteindre plus rapidement ses objectifs.
Vous pouvez mettre en place un processus efficace pour une initiative ponctuelle ayant un objectif final, comme des campagnes marketing, des programmes d’intégration de nouveaux employés ou des achats. Vous pouvez également utiliser des processus pour gérer des tâches récurrentes ou continues, comme des calendriers de contenu, des demandes informatiques ou le suivi des bugs.
Dans quelle mesure les processus sont-ils importants ?
Chaque processus est unique, mais ils reposent tous sur les mêmes éléments de base, comme des briques LEGO. Ces attributs standard sont suffisamment flexibles pour s’adapter aux besoins de n’importe quelle équipe ou organisation. L’essentiel est de définir les processus essentiels à votre entreprise pour structurer celle-ci. Cela permet à tout le monde de connaître les prochaines étapes et les responsabilités de chacun dans le projet. Cette clarté révolutionnera votre manière de travailler.
Ce niveau de structure apporte de nombreux avantages à votre équipe, notamment :
- Facilite la coordination entre les membres de l’équipe projet
- Augmente la productivité sans compromettre la qualité ni augmenter les coûts
- Simplifie l’allocation des ressources
- Renforce la visibilité au sein du projet
- Aide les leaders à prendre de meilleures décisions grâce à la centralisation des activités
- Réduit la collecte manuelle des informations et les tâches redondantes
- Facilite l’accès à toutes les données au sein d’une source unique
- Permet aux membres de l’équipe de comprendre clairement comment leur travail contribue aux objectifs communs
- Élimine les incertitudes et libère le potentiel des membres de l’équipe
- Supprime les processus et systèmes ponctuels grâce à une plateforme centrale regroupant toutes les ressources nécessaires
Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue à chaque nouveau projet. Les processus permettent aux équipes de s’adapter, de faire la différence et de réussir.
Définir ses processus : 3 avantages
La mise en place d’un processus peut sembler fastidieuse, mais elle favorise la croissance lorsque le processus est bien défini et reproductible. Un processus efficace vous permet de vous débarrasser du “travail sur le travail”, d’atténuer les frustrations, d’augmenter la transparence et de renforcer l’implication. Les efforts investis au départ vous feront gagner du temps et vous épargneront du stress à l’avenir.
Bénéficier d’une visibilité en temps réel :
Avoir des informations exploitables en temps réel renforce l’efficacité des équipes. Un processus efficace permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Cette visibilité accrue permet de :
- Renforcer l’efficacité de l’équipe en fournissant des informations exploitables en temps réel
- Planifier précisément et allouer les ressources en fonction des besoins
- Informer les parties prenantes de la progression du projet
- Limiter les retards et produire des livrables de meilleure qualité
- Avoir une vue d’ensemble du processus pour identifier et comprendre les problèmes
Coordonner les activités au sein et entre les équipes interfonctionnelles :
Des processus clairs offrent plus de transparence et de contexte aux équipes interfonctionnelles. La gestion du travail efficace vous permet de définir et de communiquer les processus, quel que soit le service auquel vous appartenez. Vous créez ainsi une source de référence centralisée qui facilite la collaboration entre les équipes. De plus, en reliant les initiatives individuelles aux processus d’entreprise, vous permettez aux membres de l’équipe de comprendre clairement quelles tâches sont prioritaires pour atteindre les objectifs fixés.
Améliorer l’efficacité opérationnelle :
Les processus structurent vos activités grâce à plusieurs éléments : formulaires de demande de travail, automatisation des processus métier, modèles de projets, etc. Communiquer rapidement les données pertinentes aux bonnes personnes améliore l’efficacité et la productivité de l’équipe. Un bon processus élimine le “travail sur le travail” et permet aux équipes de travailler plus rapidement. Lorsque vos collègues savent ce qu’ils doivent faire individuellement, ils peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment pour faire la différence. En intégrant vos différents outils de travail, vous réduisez le changement d’environnement et bénéficiez d’une meilleure transparence.
Comparatif des différents processus d’entreprise
Pour créer un processus, vous pouvez vous inspirer des processus existants. Voici un comparatif des outils couramment utilisés :
Processus et gestion des processus métier (BPM) :
La gestion des processus métier (BPM) consiste à organiser des séquences de tâches de manière efficace et efficiente. Les processus font partie du BPM en organisant les données de manière compréhensible et reproductible, avec une attention particulière portée à la planification, à l’exécution et à la révision. Un processus efficace est un processus métier reproductible et durable.
Processus et listes de contrôle :
Une liste de contrôle est un ensemble d’actions à effectuer. Elle est plus simple qu’un processus d’entreprise car les tâches incluent souvent différentes activités, sans qu’un ordre particulier ne soit établi. Les listes de contrôle peuvent être utilisées dans le cadre d’un processus pour s’assurer que rien n’est oublié.
Processus et diagrammes de Gantt :
Un diagramme de Gantt est un outil visuel de gestion de projet qui représente la chronologie d’un projet. Chaque tâche est représentée par une barre horizontale dont la longueur correspond au temps nécessaire pour accomplir la tâche. Les diagrammes de Gantt sont couramment utilisés pour suivre des initiatives ponctuelles.
Processus et organigrammes :
Les organigrammes sont idéaux pour visualiser les différentes étapes d’un processus de manière séquentielle ou pour mettre en évidence les relations de cause à effet qui affectent un projet.
Processus et gestion du travail :
Les processus sont un élément clé de la gestion du travail. Les bons outils de gestion du travail facilitent la mise en œuvre des processus et coordonnent le travail des employés à tous les niveaux de l’organisation.
Exemples de processus
Avant de discuter des avantages de la définition des processus et de la manière de créer un processus personnalisé, examinons quelques exemples de processus.
Processus de gestion des retours client :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de gestion de campagne :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Processus de planification des objectifs :
- Idéation et collecte des informations
- Réception des demandes
- Hiérarchisation et attribution des ressources
- Développement et révision
- Suivi de la progression
- Approbation
- Rapports
Créer un processus efficace en 7 étapes
Les sept étapes pour créer un processus efficace sont réparties en trois phases : planification, exécution et révision. Un processus efficace vous permet d’organiser clairement les informations et peut être reproduit.
Pour être efficace, un processus doit être créé sur un outil partagé qui permet de suivre les données liées à vos projets en temps réel.
Étape 1 : Idéation et collecte des informations
Rassemblez des informations et organisez des séances de brainstorming pour définir le projet. Prenez en compte les limitations et les exigences avant de passer à l’étape suivante.
Étape 2 : Réception des demandes
Rassemblez toutes les données et informations pertinentes pour planifier le projet. Définissez les objectifs et communiquez le plan de projet.
Étape 3 : Hiérarchisation et attribution des ressources
Allouez efficacement les ressources et automatisez les tâches pour les attribuer aux personnes les plus qualifiées. Définissez les priorités des projets pour vous assurer d’accomplir les tâches les plus importantes.
Étape 4 : Développement et révision
Élaborez les livrables du projet, révisez-les et recevez les commentaires des parties prenantes. Centralisez les communications et les fichiers pour éviter les pertes de temps.
Étape 5 : Suivi de la progression
Communiquez les mises à jour de statut en temps réel pour que tous les membres de l’équipe soient informés. Utilisez un outil qui centralise les informations pour éviter les allers-retours et les réunions inutiles.
Étape 6 : Approbation
Automatisez le processus d’approbation pour obtenir rapidement les validations finales. Simplifiez les procédures pour gagner du temps et faciliter le travail des parties prenantes.
Étape 7 : Rapports
Analysez les données recueillies pour améliorer les futurs projets. Rendre compte de la progression permet d’assurer le succès des projets à venir.
Concevoir des processus numériques et collaboratifs
N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour permettre à votre équipe d’accomplir de grandes choses. Concentrez-vous sur la définition et l’amélioration de vos processus pour fournir aux membres de votre équipe les outils et les données dont ils ont besoin pour réussir.
Asana est un excellent outil de gestion des processus qui vous permet de communiquer les données pertinentes aux bonnes personnes au bon moment. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur l’essentiel : se démarquer et atteindre leurs objectifs.
Pour créer des processus efficaces, il est essentiel d’utiliser des outils de gestion du travail qui permettent de suivre les données liées aux projets en temps réel.
Conclusion
La création de processus clairs et reproductibles est essentielle pour améliorer l’efficacité et la productivité de votre équipe. En suivant les étapes décrites ci-dessus, vous pourrez créer des processus efficaces qui vous permettront d’organiser clairement les informations et de reproduire les résultats. Utilisez des outils de gestion du travail adaptés pour faciliter la coordination et la collaboration au sein de votre équipe. N’oubliez pas que les processus doivent être constamment améliorés pour s’adapter aux besoins de votre entreprise et permettre à votre équipe de briller.
