Peu importe la qualité de notre travail au quotidien, si nous ne sommes pas cohérents dans notre façon de faire avancer les choses, nous gaspillons tous nos efforts. Être constamment productif est plus difficile que d’avoir un flux naturel. C’est là que les processus entrent en jeu.
Qu’est-ce que la création de processus ?
Une entreprise peut avoir trois process opérationnels tandis qu’une autre en aura 20. Tout dépend de l’activité de l’entreprise et de la diversité de ses offres. Dans les premiers stades de la croissance, les fondateurs se concentrent davantage sur la réalisation des tâches que sur la mise en place de processus.
Cependant, à mesure que l’entreprise se développe, les fondateurs ressentent le besoin d’élargir leur équipe et de former d’autres personnes pour effectuer les tâches qu’ils faisaient autrefois. C’est là que la création de processus et de systèmes formels devient essentielle pour assurer la cohérence et la reproduction des tâches.
Faites l’inventaire de vos actions maintenant
Pour commencer, il est important de prendre conscience de chacune de nos actions. Chaque petite tâche, aussi minutieuse ou simple soit-elle, doit être considérée comme une pratique exemplaire. Prenez le temps d’écrire vos processus sur des post-it et de les mettre sur le mur. Vous pouvez les ajuster selon vos besoins, mais avoir une approche disciplinée vous donnera une vision claire de toutes les tâches impliquées.
L’inventaire mettra également en lumière les domaines qui pourraient être améliorés ou automatisés. Cherchez des outils qui pourraient rendre le processus encore plus facile. N’oubliez pas de tester votre propre système et d’apporter des ajustements pour plus de clarté.
Impliquez l’équipe
Il est essentiel d’impliquer votre équipe tout au long du processus. Créez des boucles de rétroaction pour recueillir des idées sur l’amélioration continue des processus. Demandez à l’équipe de travailler sur vos actions et de les tenir responsables, tout en restant ouvert aux améliorations possibles. Considérez cela comme un test bêta.
Il est important de ne pas submerger vos collaborateurs. Avancez lentement et établissez une liste de priorités. En abordant une ou deux tâches chaque trimestre, vous vous assurez que les systèmes mis en place sont solides et durables lorsque vous n’êtes plus à la barre.
Donnez aux autres les moyens de contribuer
En plus d’aligner votre équipe sur vos méthodes, il est bénéfique d’ouvrir la parole aux autres pour qu’ils construisent leurs propres processus. C’est un excellent moyen de partager la propriété des idées et de récompenser ceux qui identifient des problèmes ou proposent de nouvelles solutions. N’ayez pas peur de déléguer et de permettre à chacun de contribuer à la manière dont les choses sont faites.
Veillez à ne pas trop complexifier
Il est essentiel de maintenir une mentalité de croissance et d’agilité. Méfiez-vous de l’analyse excessive qui pourrait ralentir votre organisation et ajouter des frictions. Les processus doivent être réservés aux fonctions critiques. Simplifiez les procédures, comprenez les besoins, collectez les données et agissez. Lorsque votre entreprise se développe, les processus garantissent l’efficacité.
Pourquoi mettre en place des processus ?
Mettre en place et adopter un nouveau process suscite toujours des craintes au sein des équipes. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place une stratégie de gestion du changement envers les collaborateurs. Expliquez les bénéfices d’une nouvelle création et travaillez ensemble pour les atteindre.
La gestion du changement se réfère à la manière dont les responsables préparent, équipent et soutiennent les employés pour qu’ils s’adaptent afin d’atteindre leurs objectifs de projet. La gestion du changement de process est plus simple en théorie qu’en pratique, mais un bon guide peut être utile pour une meilleure compréhension.
Notions sur la modélisation des processus métier
La modélisation des processus métier nous aide à comprendre comment les activités se déroulent et interagissent entre elles. Cela permet de détecter les dysfonctionnements et d’optimiser les performances. La valeur ajoutée pour le client et pour l’entreprise est essentielle pour une bonne modélisation.
Comment identifier des processus ?
Toutes les entreprises ont des processus, mais elles ne les identifient pas toujours clairement. Pour les identifier, il faut se poser les bonnes questions, déterminer les problèmes ou enjeux que l’on souhaite aborder, trouver les connexions entre les processus et identifier les parties prenantes. Une fois identifiés, les processus peuvent être cartographiés et analysés.
Comment mettre en place des processus ?
La mise en place des processus doit permettre un gain de temps et d’efficacité. Différents outils de représentation et d’analyse des processus existent, tels que le diagramme des flux, le diagramme imagé, le schéma poste document et les logigrammes. Les processus doivent être définis en fonction des objectifs et de l’application des règles de l’entreprise.
Comment faire respecter un processus ?
Pour garantir le respect des processus, il est important de suivre quelques règles de modélisation et de cartographie. Il faut distinguer les processus des procédures, se contenter de trois niveaux de description, définir les tâches par la transformation d’un objet métier, faire porter toutes les règles de gestion par des tâches, appliquer une démarche “bottom-up”, utiliser les événements avec parcimonie, faire porter les activités sur un objet métier unique, déterminer les rôles à partir des activités et distinguer les pouvoirs des compétences.
En respectant ces règles, nous garantissons un référentiel de processus homogène, évitons les doublons et les descriptions inutiles. Ces règles nous aident à poser les bonnes questions et à créer des modèles de processus efficaces.
En conclusion, la mise en place de processus est essentielle pour assurer la cohérence et la reproduction des tâches au sein d’une entreprise. En suivant ces règles de modélisation et de cartographie, nous pouvons créer un référentiel de processus solide et durable.
