Grâce à l’intégration de DocuSign, vous pouvez associer un modèle DocuSign à une feuille, puis utiliser cette correspondance pour créer et envoyer des documents personnalisés à des destinataires spécifiques afin qu’ils les signent. Vous pouvez également synchroniser les données entre DocuSign et Smartsheet, puis suivre la progression de vos documents.
Pour créer une correspondance DocuSign :
- Vous devez disposer d’un compte DocuSign.
- Vous avez besoin d’un modèle PDF à remplir.
- Vous devez avoir créé un modèle DocuSign en utilisant le modèle à remplir et avoir attribué des rôles à vos utilisateurs.
Faire correspondre votre feuille à un modèle DocuSign
- Cliquez avec le bouton droit sur la ou les lignes que vous souhaitez utiliser, puis sélectionnez Générer des documents > Créer une correspondance de documents.
- Sélectionnez Signature électronique. Vous pouvez être invité à vous connecter à DocuSign.
- Choisissez un modèle DocuSign à utiliser pour la correspondance. Découvrez-en plus sur les modèles DocuSign.
- Sélectionnez les colonnes à mettre en correspondance avec les rôles DocuSign. Vous aurez besoin d’un nom et d’une adresse e-mail pour chaque personne qui signera le document. Vous pouvez utiliser deux champs Texte/Nombre ou une colonne Contacts contenant un nom et une adresse e-mail.
- Facultatif : vous pouvez activer le suivi du statut dans votre feuille et saisir un nom pour la colonne de suivi. Smartsheet ajoutera la colonne de suivi à votre feuille. Pour plus d’informations, consultez Suivre le statut des demandes de signature DocuSign.
- Facultatif : vous pouvez activer la synchronisation des données, puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez synchroniser. Lorsque vos destinataires de signature électronique mettent à jour les champs correspondants dans DocuSign, vos colonnes Smartsheet seront mises à jour en conséquence.
- Vérifiez votre configuration. Passez la souris sur une étape pour accéder au bouton Modifier et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez revenir à l’assistant pour modifier l’attribution des rôles et activer le suivi, mais vous ne pourrez pas modifier votre modèle ou désactiver le suivi.
- Sélectionnez Terminé. L’écran des correspondances s’affichera.
- Faites glisser et déposez les noms de colonnes de feuilles du panneau de gauche vers les champs DocuSign à droite. Ne vous préoccupez pas des champs de signature, vous les avez configurés dans la section Attribuer des rôles. Pour afficher plus de pages, faites défiler vers le bas et naviguez avec les boutons Suivant et Précédent.
- En haut de l’écran, sélectionnez Enregistrer. Vous pourrez maintenant accéder à cette correspondance à chaque fois que vous souhaitez générer ce document en particulier.
Générer le document pour la distribution via DocuSign
- Accédez à la correspondance que vous souhaitez utiliser.
- À droite du nom de la correspondance, sélectionnez Générer.
- Procédez comme suit :
- Sélectionnez Envoyer avec DocuSign. Cela enverra les lignes que vous avez sélectionnées dans la feuille avant de lancer le processus de mise en correspondance.
- Sélectionnez Enregistrer comme brouillon dans DocuSign. Cela permettra de stocker les brouillons de documents dans votre compte DocuSign.
Voir le statut d’un document DocuSign
Si vous avez sélectionné Activer le suivi du statut lorsque vous avez créé votre correspondance, votre feuille aura maintenant une nouvelle colonne. Le statut de chaque document sera mis à jour avec un lien vers la page du statut DocuSign de cet élément.
Lorsque le document est terminé, Smartsheet joindra le document à la ligne correspondante dans votre feuille.
Modifier une correspondance
- Survolez la correspondance avec la souris et sélectionnez Modifier.
- Dans l’écran des correspondances par glisser-déposer, ajoutez, supprimez ou modifiez les colonnes mises en correspondance dans le modèle DocuSign.
Modifier l’attribution des rôles DocuSign
- Cliquez sur le bouton Paramètres sur l’écran de correspondance.
- Effectuez les modifications nécessaires et cliquez sur Terminé pour revenir à l’écran des correspondances.
- Sélectionnez Enregistrer.
Suivi de la progression par e-mail
Vous pouvez mettre en copie les membres de l’équipe et les autres utilisateurs non signataires sur les e-mails DocuSign afin qu’ils puissent suivre la progression d’un document.
Le corps et les lignes d’objet des e-mails peuvent être personnalisés en utilisant les données mises en correspondance de Smartsheet lors de l’envoi d’un document pour signature électronique via l’intégration DocuSign. Utilisez des espaces réservés (doubles accolades) pour faire référence aux noms de colonne Smartsheet dans votre e-mail comme suit :
{{prénom}} {{nom de famille}}
