Pour ne manquer aucun rendez-vous, inviter des amis, de la famille ou des collègues à des événements ou réunions, faites confiance à Google Agenda, un service simple, pratique et gratuit.
Si vous avez une adresse Gmail, vous disposez automatiquement de Google Agenda. Ce service, ajouté à la gamme d’outils du géant américain il y a plus de douze ans, n’a cessé d’évoluer pour proposer aujourd’hui une gestion simple et puissante des calendriers. En seulement quelques clics, vous pouvez créer des agendas personnalisés avec des rendez-vous professionnels d’un côté et des événements familiaux de l’autre, ainsi que des dates d’anniversaire à ne pas manquer, etc. Et bien sûr, vous pouvez facilement partager ces calendriers avec vos collègues ou vos proches. L’avantage ? Chacun peut voir les rendez-vous indiqués et même ajouter les siens. C’est pratique pour planifier des réunions ponctuelles ou récurrentes, ainsi que pour connaître les périodes d’indisponibilité de vos collaborateurs. Par ailleurs, certains services en ligne, tels que Doctolib par exemple, permettent d’ajouter directement vos rendez-vous médicaux à votre agenda Google. Même les personnes qui préfèrent utiliser Outlook de Microsoft ou les calendriers d’iCloud sur macOS ou iOS peuvent accéder aux agendas partagés de Google (suivez les conseils de notre fiche pratique pour synchroniser les calendriers Google et Outlook).
Comment créer un agenda avec Google Agenda ?
Il vous suffit d’avoir un compte Gmail pour accéder à un calendrier en ligne lié à ce compte. Vous pouvez ensuite utiliser votre ordinateur pour créer un nouvel agenda personnalisé. Cette opération n’est pas possible avec l’application Agenda sur smartphone ou tablette.
- Rendez-vous sur la page de Google Agenda avec votre navigateur habituel. Si vous n’êtes pas encore connecté avec votre compte Google, saisissez vos identifiants.
- Dans la colonne de gauche, vous trouverez le nom de votre agenda personnel. Cliquez sur le signe “+” du menu “Autres agendas” et choisissez “Créer un agenda”.
- Indiquez le nom de votre nouvel agenda et éventuellement une description. Validez en cliquant sur “Créer l’agenda”. Revenez ensuite à la page précédente en cliquant sur la flèche pointant vers la gauche en haut à gauche à côté du menu “Paramètres”.
- Votre nouvel agenda est maintenant créé. Passez le pointeur de la souris sur son nom, puis cliquez sur les trois points verticaux.
- Vous pouvez choisir une couleur pour votre agenda afin de différencier facilement les événements qui y sont liés des autres agendas que vous possédez.
Comment ajouter des rendez-vous à un agenda Google ?
Votre nouvel agenda (qui complète votre agenda par défaut fourni par Google) est prêt à accueillir vos rendez-vous. Vous pouvez effectuer cette opération depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette.
Sur un ordinateur
- Cliquez sur la case représentant le jour où vous souhaitez ajouter un rendez-vous. Une fenêtre de saisie s’ouvrira.
- Indiquez le nom de l’événement, puis cliquez sur le bouton “Préciser l’heure”.
- Précisez l’heure de début et de fin de l’événement à l’aide des menus déroulants.
- Vous pouvez également indiquer une récurrence à l’aide du menu déroulant “Une seule fois” pour planifier l’événement toutes les semaines, tous les mois, etc.
- Au bas de la fenêtre, cliquez sur le nom de votre compte. Par défaut, c’est toujours l’agenda personnel (celui fourni par votre compte Google) qui est sélectionné. Choisissez le nom de votre nouvel agenda.
- Dans le menu déroulant “Visibilité par défaut”, sélectionnez “Privé”.
- Déroulez le menu “Notifications”. Vous pouvez choisir de recevoir une notification sur votre ordinateur et votre smartphone pour vous rappeler l’événement. Définissez le délai qui vous convient.
- Enfin, cliquez sur “Enregistrer”.
Sur un smartphone
- Ouvrez l’application Google Agenda sur votre smartphone Android ou iOS. Votre agenda s’affichera. Appuyez sur le bouton “+” en bas à droite de l’écran.
- Dans le menu qui apparaît, choisissez “Événement”.
- Indiquez le nom de l’événement, puis appuyez sur l’heure indiquée pour préciser l’horaire de début et de fin de l’événement.
- Vous pouvez également indiquer une récurrence à l’aide du menu déroulant “Une seule fois” pour planifier l’événement toutes les semaines, tous les mois, etc.
- En haut de l’écran, appuyez sur le nom de votre compte. Par défaut, c’est toujours l’agenda personnel (celui fourni par votre compte Google) qui est sélectionné. Choisissez le nom de votre nouvel agenda.
- Appuyez sur le menu “Notifications”. Vous pouvez choisir de recevoir une notification sur votre ordinateur et votre smartphone pour vous rappeler l’événement. Définissez le délai qui vous convient. Lorsque tout est prêt, appuyez sur le bouton “Enregistrer” en haut à droite de l’écran.
Comment partager un calendrier avec Google Agenda ?
Si vous souhaitez partager un agenda avec des membres de votre famille, des amis ou des collègues, vous pouvez le faire depuis un ordinateur ou un smartphone. Notez que vous pouvez également partager votre agenda lors de sa création.
Depuis un ordinateur
- Affichez votre agenda, puis passez le pointeur de la souris sur son nom dans la colonne de gauche. Cliquez sur les trois points verticaux et choisissez “Paramètres de partage”.
- La fenêtre des paramètres de l’agenda s’affichera. Faites défiler le contenu jusqu’à la section “Partager avec des personnes en particulier”. Cliquez sur le bouton “+ Ajouter des contacts”.
- Indiquez les adresses e-mail des contacts avec lesquels vous souhaitez partager votre calendrier.
- Ensuite, cliquez sur le menu déroulant “Autorisations” et définissez les droits pour les contacts. Vous pouvez leur autoriser à modifier l’agenda (les événements que vous avez ajoutés) et leur permettre d’ajouter des événements et de gérer complètement l’agenda, tout comme vous. Lorsque tout est prêt, cliquez sur “Envoyer”.
- Vos correspondants recevront un e-mail les invitant à ajouter votre calendrier à leur agenda.
Depuis un smartphone
- Ouvrez l’application Google Agenda sur votre téléphone. Appuyez sur l’un des événements de votre agenda pour lequel vous souhaitez inviter des contacts.
- Dans la fenêtre qui apparaît, appuyez sur l’icône en forme de crayon en haut de l’écran pour procéder à la modification.
- Appuyez sur la section “Ajouter des contacts”.
- Saisissez les adresses e-mail des contacts avec lesquels vous souhaitez partager votre agenda. Lorsque votre liste est prête, appuyez sur “OK” en haut à droite de l’écran.
- Appuyez sur “Enregistrer”. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez si vous souhaitez les inviter pour cet événement uniquement ou pour tous les événements. Validez en cliquant sur “Enregistrer”.
- Enfin, appuyez sur “Envoyer” pour leur envoyer une invitation à rejoindre votre calendrier.
- Vous pouvez ensuite modifier leurs droits. Appuyez sur la section “Les invités peuvent” et sélectionnez les droits à accorder (modifier l’événement, inviter d’autres personnes et voir la liste des invités).
- Vos correspondants recevront un e-mail les invitant à ajouter votre calendrier à leur agenda.
Avec Google Agenda, vous pouvez facilement créer, gérer et partager des calendriers pour ne manquer aucun événement et rester organisé au quotidien. Profitez de ce service gratuit et pratique pour simplifier votre emploi du temps et coordonner vos activités avec vos proches et vos collègues.
