Le bulletin de paie est un document essentiel remis par l’employeur lors du paiement du salaire. Il doit respecter certaines règles et contenir des informations obligatoires. Découvrez dans cet article comment établir correctement un bulletin de paie.
L’obligation d’établir un bulletin de paie
L’employeur est tenu de fournir une pièce justificative appelée bulletin de paie à chaque salarié lors du paiement de la rémunération. Ce document doit être établi mensuellement ou selon la périodicité de la paie. Il doit être remis à tous les salariés affiliés aux assurances sociales du régime général de sécurité sociale.
Les mentions obligatoires sur le bulletin de paie
Renseignements sur l’employeur
Le bulletin de paie doit obligatoirement comporter les informations suivantes concernant l’employeur :
- Nom et adresse de l’employeur, ainsi que la désignation de l’établissement dont dépend le salarié
- Référence de l’organisme auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale
- Numéro d’immatriculation sous lequel l’employeur verse les cotisations sociales
- Code APE pour les entreprises inscrites au répertoire de l’INSEE
Renseignements sur le salarié
Concernant le salarié, les éléments suivants doivent obligatoirement être indiqués :
- Nom et intitulé de l’emploi du salarié
- Position du salarié dans la classification conventionnelle applicable
Renseignements sur la législation applicable
Le bulletin de paie doit mentionner l’intitulé de la convention collective applicable. À défaut, il convient de préciser les références du code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation de la relation de travail.
Renseignements liés à la paie du mois
- Période et nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire
- Nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire pour les salariés sous convention de forfait
- Indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque celle-ci diffère de la durée du travail
- Nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations, tels que les primes et les avantages en nature
- Montant de la rémunération brute du salarié
- Nature et montant des prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute
- Montant du net à payer au salarié et date de paiement
- Le cas échéant, les dates de congés payés et le montant de l’indemnité correspondante si des congés sont inclus dans la période de paie
- Montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de déplacement
Il convient de noter que les heures payées au taux normal et les heures au taux majoré (heures supplémentaires ou autres) doivent être distinguées et mentionner le taux horaire appliqué. Les prélèvements sociaux et fiscaux peuvent être regroupés en 6 catégories : sécurité sociale et CNSA, assurance chômage, retraite complémentaire obligatoire, prévoyance, CSG et CRDS, autres charges patronales.
Autres mentions du bulletin de paie
Le salarié doit être informé qu’il doit conserver son bulletin de paie sans limitation de durée.
Les mentions facultatives sur le bulletin de paie
En plus des mentions obligatoires, l’employeur peut ajouter des informations facultatives sur le bulletin de paie :
- Date d’entrée du salarié dans l’entreprise
- Nature du contrat de travail (CDI, CDD…)
- Numéro de sécurité sociale et adresse du salarié
- Salaire net imposable
- Cumul des salaires nets et bruts sur l’année
- Nombre de congés restants à prendre
- Coordonnées bancaires du salarié
- Modalités de règlement du net à payer
- Montant des cotisations patronales de sécurité sociale
- Récapitulatif annuel du montant des cotisations sociales patronales acquittées si non fourni mensuellement
Il est important de faire attention aux mentions liées aux congés restants, car la cour de cassation a jugé que la mention des congés payés sur le bulletin de paie vaut reconnaissance de leur dû et que la mention du solde des congés payés acquis vaut accord de l’employeur pour le report des congés payés.
À ne pas indiquer sur le bulletin de paie
Il est strictement interdit d’indiquer les informations suivantes sur le bulletin de paie :
- L’exercice des fonctions de représentant du personnel
- L’exercice du droit de grève
La remise du bulletin de paie au salarié
L’employeur peut remettre le bulletin de paie au salarié :
- Par courrier
- En main propre
- Par courrier électronique avec l’accord du salarié
La remise du bulletin de paie est obligatoire. Tout manquement expose l’employeur à une amende pénale et à des dommages et intérêts.
Utiliser un logiciel fiable pour établir votre paie
Pour une gestion sécurisée et facilitée de la paie, il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé. Ces applications vous permettent de créer des bulletins de paie conformes à la législation, avec des mises à jour régulières en fonction des nouvelles lois.
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